Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.kprummer
	1	+XWiki.MarcoBauer

Inhalt

...	...	@@ -5,15 +5,9 @@
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-(% class="box warningmessage" %)
9		-(((
10		-Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11		-)))
12		-
13	13	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
14	14
15		-Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
16		-Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
	10	+Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
17	17
18	18	[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
19	19
...	...	@@ -29,11 +29,13 @@
29	29
30	30
31	31
	26	+
	27	+
	28	+
32	32	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
33	33
34		-Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
35		-Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
36		-Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
	31	+Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
	32	+Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
37	37
38	38	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
39	39
...	...	@@ -58,9 +58,12 @@
58	58
59	59
60	60
	57	+
	58	+
	59	+
61	61	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
62	62
63		-Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
	62	+Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählen das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus.
64	64	Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
65	65
66	66	[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
...	...	@@ -74,9 +74,13 @@
74	74	|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
75	75	|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
76	76
	76	+
	77	+
	78	+
	79	+
77	77	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
78	78
79		-Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
	82	+Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
80	80
81	81
82	82
...	...	@@ -92,46 +92,46 @@
92	92	|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
93	93	|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
94	94	|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
95		-|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
96	96	|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
97		-|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
98		-**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
99		-
100		-Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
101		-)))
	99	+|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
102	102	|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
103	103	|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
104	104
105		-{{info}}
106		-Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
107		-Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
108		-**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
109		-Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
110		-{{/info}}
111	111
	104	+
	105	+
	106	+
	107	+
	108	+
	109	+
	110	+
	111	+
	112	+
	113	+
	114	+
	115	+
	116	+
	117	+
	118	+
112	112	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
113	113
114		-Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
	121	+Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
115	115
116		-* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
117		-* Der Zuwender hat eine **Adresse**
118		-* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
	123	+* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
	124	+* Zuwender hat eine **Adresse**
	125	+* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
119	119	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
120	120
121		-Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
122		-Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
123		-Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
124		-Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
125		-
126	126	(% class="box infomessage" %)
127	127	(((
128	128	Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
129		-\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
130		-**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
131	131	)))
132	132
133		-== Erstellung einer ZWB per E-Mail im Detail ==
	133	+== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
134	134
	135	+Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
	136	+Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
	137	+
135	135	(% class="box infomessage" %)
136	136	(((
137	137	**Tipp für Versand per Brief**:
...	...	@@ -145,10 +145,10 @@
145	145	|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
146	146	|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
147	147	|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
148		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	151	+|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
149	149	|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
150	150	|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
151		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	154	+|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
152	152	|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
153	153	|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
154	154	|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
...	...	@@ -197,46 +197,10 @@
197	197	(% style="list-style-type:circle" %)
198	198	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
199	199
200		-
201		-== Versand per E-Mail ==
202		-
203		-[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
204		-
205		-(% style="width:824px" %)
206		-|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
207		-|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
208		-|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
209		-|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
210		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
211		-|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
212		-|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
213		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
214		-|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
215		-|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
216		-|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
217		-
218		-== Versand per Brief ==
219		-
220		-SCREENSHOT EINFÜGEN
221		-
222		-(% style="width:824px" %)
223		-|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
224		-|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
225		-|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
226		-|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
227		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
228		-|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
229		-|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
230		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
231		-|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
232		-|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
233		-|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
234		-
235		-
236	236	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
237	237
238		-Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
239		-Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
	205	+Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
	206	+Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
240	240
241	241	(% class="box infomessage" %)
242	242	(((
...	...	@@ -275,7 +275,6 @@
275	275
276	276
277	277
278		-
279	279	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
280	280	|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
281	281	|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
...	...	@@ -283,65 +283,8 @@
283	283	**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
284	284	**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
285	285	|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
286		-|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
287		-Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
	252	+|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
288	288
289	289
290		-
291		-)))
292	292
293	293
294		-
295		-
296		-
297		-
298		-
299		-
300		-
301		-Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
302		-
303		-* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
304		-* keine ZWB erstellbar ist
305		-
306		-**Vorgehen **in diesem Fall:
307		-**1**) Auf den **!**-Button klicken
308		- Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
309		-**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
310		- Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
311		-
312		-
313		-== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
314		-
315		-
316		-== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
317		-
318		-Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
319		-
320		-
321		-
322		-
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341		-
342		-
343		-
344		-
345		-xx
346		-
347		-