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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2024/02/26 13:41
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am 2024/03/07 10:20
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
3 3  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
... ... @@ -19,20 +19,12 @@
19 19  
20 20  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
21 21  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
22 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
23 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 +|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
24 24  
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 -
31 -
32 32  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
33 33  
34 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
35 -Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
28 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
36 36  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
37 37  
38 38  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -47,17 +47,6 @@
47 47  |**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
48 48  
49 49  
50 -
51 -
52 -
53 -
54 -
55 -
56 -
57 -
58 -
59 -
60 -
61 61  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
62 62  
63 63  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -85,30 +85,46 @@
85 85  
86 86  = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
87 87  
88 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
70 +[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
89 89  
90 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
91 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
92 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
93 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
94 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
95 -|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
96 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
97 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
98 -**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
72 +(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
73 +|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
74 +|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
75 +|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
76 +|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen.
77 +|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit diesen Arbeitet.
78 +|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
79 +|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
80 +|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
81 +|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)(((
82 +**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
99 99  
100 100  Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
101 101  )))
102 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
103 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
86 +|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
104 104  
105 -{{info}}
88 +
89 +
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +(% class="box infomessage" %)
102 +(((
106 106  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
107 -Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
108 -**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
109 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
110 -{{/info}}
104 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
105 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
106 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig
107 +)))
111 111  
109 +
112 112  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
113 113  
114 114  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -130,29 +130,7 @@
130 130  **Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
131 131  )))
132 132  
133 -== Erstellung einer ZWB per E-Mail im Detail ==
134 134  
135 -(% class="box infomessage" %)
136 -(((
137 -**Tipp für Versand per Brief**:
138 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
139 -)))
140 -
141 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
142 -
143 -(% style="width:824px" %)
144 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
145 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
146 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
147 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
148 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
149 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
150 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
151 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
152 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
153 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
154 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
155 -
156 156  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
157 157  
158 158  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -163,6 +163,11 @@
163 163  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
164 164  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
165 165  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
142 +Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
143 +Und zwar per:
144 +
145 +* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
146 +* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
166 166  )))
167 167  
168 168  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -197,9 +197,8 @@
197 197  (% style="list-style-type:circle" %)
198 198  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
199 199  
181 +=== Versand per E-Mail ===
200 200  
201 -== Versand per E-Mail ==
202 -
203 203  [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
204 204  
205 205  (% style="width:824px" %)
... ... @@ -215,24 +215,29 @@
215 215  |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
216 216  |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
217 217  
218 -== Versand per Brief ==
198 +=== Versand per Brief ===
219 219  
220 -SCREENSHOT EINFÜGEN
200 +(% class="box infomessage" %)
201 +(((
202 +**Tipp für Versand per Brief**:
203 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
204 +)))
221 221  
206 +[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]
207 +
222 222  (% style="width:824px" %)
223 223  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
224 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
225 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
226 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
227 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
228 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
229 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
230 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
231 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
232 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
233 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
210 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
211 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
212 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
213 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
214 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
215 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
216 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
217 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
218 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
219 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
234 234  
235 -
236 236  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
237 237  
238 238  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -257,47 +257,20 @@
257 257  
258 258  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
259 259  
260 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
245 +[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
261 261  
247 +(% style="width:872px" %)
248 +|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
249 +|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.
250 +|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.
262 262  
263 263  
264 264  
265 265  
266 266  
256 +== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
267 267  
268 268  
269 -
270 -
271 -
272 -
273 -
274 -
275 -
276 -
277 -
278 -
279 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
280 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
281 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
282 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
283 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
284 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
285 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
286 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
287 -Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
288 -
289 -
290 -
291 -)))
292 -
293 -
294 -
295 -
296 -
297 -
298 -
299 -
300 -
301 301  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
302 302  
303 303  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
... ... @@ -318,30 +318,4 @@
318 318  Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
319 319  
320 320  
321 -
322 -
323 -
324 -
325 -
326 -
327 -
328 -
329 -
330 -
331 -
332 -
333 -
334 -
335 -
336 -
337 -
338 -
339 -
340 -
341 -
342 -
343 -
344 -
345 -xx
346 -
347 347  
ZWB_Brief_Versand.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
ZWB_Dankschreiben_02_2024.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt