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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/26 13:43
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/01/24 18:49
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -=== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ===
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
... ... @@ -24,9 +24,6 @@
24 24  
25 25  
26 26  
27 -
28 -
29 -
30 30  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
31 31  
32 32  Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
... ... @@ -50,10 +50,6 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -
54 -
55 -
56 -
57 57  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
58 58  
59 59  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -88,16 +88,40 @@
88 88  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
89 89  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
90 90  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
91 -|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
92 92  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
93 93  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
94 -**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
86 +**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
95 95  
96 -Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
88 +Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
89 +Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
90 +Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
97 97  )))
98 98  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
99 99  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
100 100  
95 +
96 +
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100 +
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113 +
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115 +(% class="wikigeneratedid" %)
116 +xx
117 +
101 101  {{info}}
102 102  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
103 103  Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
... ... @@ -114,19 +114,39 @@
114 114  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
115 115  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
116 116  
117 -Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
118 -Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
119 -Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
120 -Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
121 -
122 122  (% class="box infomessage" %)
123 123  (((
124 124  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
125 125  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
126 -**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
138 +**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
127 127  )))
128 128  
141 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
129 129  
143 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
144 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
145 +
146 +(% class="box infomessage" %)
147 +(((
148 +**Tipp für Versand per Brief**:
149 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
150 +)))
151 +
152 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
153 +
154 +(% style="width:824px" %)
155 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
156 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
157 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
158 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
159 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
160 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
161 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
162 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
163 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
164 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
165 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
166 +
130 130  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
131 131  
132 132  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -171,46 +171,6 @@
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 172  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
173 173  
174 -== Versand per E-Mail ==
175 -
176 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
177 -
178 -(% style="width:824px" %)
179 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
180 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
181 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
182 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
183 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
184 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
185 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
186 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
187 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
188 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
189 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
190 -
191 -=== Versand per Brief ===
192 -
193 -(% class="box infomessage" %)
194 -(((
195 -**Tipp für Versand per Brief**:
196 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
197 -)))
198 -
199 -SCREENSHOT EINFÜGEN
200 -
201 -(% style="width:824px" %)
202 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
203 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
204 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
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210 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
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212 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
213 -
214 214  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
215 215  
216 216  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -274,6 +274,14 @@
274 274  
275 275  
276 276  
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
277 277  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
278 278  
279 279  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind