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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,224 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +{{toc/}}
4 +)))
5 +
6 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 +
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 +
10 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 +
12 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 +
17 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18 +
19 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
20 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
21 +
22 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
23 +
24 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
25 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
26 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
27 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
28 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
29 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
30 +)))
31 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
32 +
33 +
34 +
35 +
36 +
37 +
38 +
39 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
40 +
41 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
42 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
43 +
44 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
45 +
46 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
47 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
48 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
49 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
50 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
51 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
52 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
53 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
54 +
55 +
56 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
57 +
58 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
59 +
60 +
61 +
62 +
63 +
64 +
65 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
66 +
67 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
68 +
69 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
70 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
71 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
72 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
73 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
74 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
75 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
76 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
77 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
85 +
86 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
87 +
88 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
89 +* Zuwender hat eine **Adresse**
90 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
91 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
92 +
93 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
94 +
95 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
96 +
97 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
98 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
99 +
100 +**Tipp für Versand per Brief**:
101 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
102 +
103 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
104 +
105 +(% style="width:824px" %)
106 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
107 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
108 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
109 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
110 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
111 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
112 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
113 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
114 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
115 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
116 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
117 +
118 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
119 +
120 +
121 +(% class="box infomessage" %)
122 +(((
123 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
124 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
125 +- Zuwender hat eine **Adresse**
126 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
127 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
128 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
129 +)))
130 +
131 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
132 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
133 +
134 +(% style="list-style-type:circle" %)
135 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
136 +
137 +(% start="2" %)
138 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
139 +
140 +(% style="list-style-type:circle" %)
141 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
142 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
143 +
144 +(% start="3" %)
145 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
146 +
147 +(% style="list-style-type:circle" %)
148 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
149 +
150 +(% start="4" %)
151 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
152 +
153 +(% style="list-style-type:circle" %)
154 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
155 +
156 +(% start="5" %)
157 +1. Eingaben machen
158 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
159 +
160 +(% style="list-style-type:circle" %)
161 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
162 +
163 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
164 +
165 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
166 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
167 +
168 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
169 +
170 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
171 +
172 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
173 +
174 +(% start="2" %)
175 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
176 +
177 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
178 +
179 +(% start="3" %)
180 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
181 +
182 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
183 +
184 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
185 +
186 +
187 +
188 +
189 +
190 +
191 +
192 +
193 +
194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
199 +
200 +
201 +
202 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
203 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
204 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
205 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
206 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
207 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
208 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
209 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_parken.png
Author
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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