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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle|Twingle-Import
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,297 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4 +
5 +{{toc/}}
6 +)))
7 +
8 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9 +
10 +Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
11 +Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
12 +
13 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 +
15 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
16 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
17 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
18 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
19 +
20 +
21 +
22 +
23 +
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26 +
27 +
28 +
29 +
30 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
31 +
32 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
33 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
34 +Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
35 +
36 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
37 +
38 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
39 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
40 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
41 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
42 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
43 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
44 +)))
45 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
46 +
47 +
48 +
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50 +
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52 +
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55 +
56 +
57 +
58 +
59 +
60 +
61 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
62 +
63 +Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
64 +Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
65 +
66 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
67 +
68 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
69 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
70 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
71 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
72 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
73 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
74 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
75 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
76 +
77 +
78 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
79 +
80 +Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
88 +
89 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
90 +
91 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
92 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
93 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
94 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
95 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
96 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
97 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
98 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
99 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
100 +
101 +
102 +
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106 +
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108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
115 +
116 +Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
117 +
118 +* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
119 +* Der Zuwender hat eine **Adresse**
120 +* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
121 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
122 +
123 +(% class="box infomessage" %)
124 +(((
125 +Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
126 +)))
127 +
128 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
129 +
130 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
131 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
132 +
133 +(% class="box infomessage" %)
134 +(((
135 +**Tipp für Versand per Brief**:
136 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
137 +)))
138 +
139 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
140 +
141 +(% style="width:824px" %)
142 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
143 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
144 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
145 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
146 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
147 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
148 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
149 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
150 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
151 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
152 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
153 +
154 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
155 +
156 +(% class="box infomessage" %)
157 +(((
158 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
159 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
160 +- Zuwender hat eine **Adresse**
161 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
162 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
163 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
164 +)))
165 +
166 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
167 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
168 +
169 +(% style="list-style-type:circle" %)
170 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
171 +
172 +(% start="2" %)
173 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
174 +
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
177 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
178 +
179 +(% start="3" %)
180 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
181 +
182 +(% style="list-style-type:circle" %)
183 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
184 +
185 +(% start="4" %)
186 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
187 +
188 +(% style="list-style-type:circle" %)
189 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
190 +
191 +(% start="5" %)
192 +1. Eingaben machen
193 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
194 +
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
197 +
198 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
199 +
200 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
201 +Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
202 +
203 +(% class="box infomessage" %)
204 +(((
205 +**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
206 +)))
207 +
208 +1. Gewünschte Zuwendung öffnen
209 +
210 +(% style="list-style-type:circle" %)
211 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
212 +
213 +(% start="2" %)
214 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
215 +
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
218 +* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
219 +
220 +== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
221 +
222 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
223 +
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235 +
236 +
237 +
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239 +
240 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
241 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
242 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
243 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
244 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
245 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
246 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
247 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
248 +
249 +
250 +
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252 +
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260 +(% class="box infomessage" %)
261 +(((
262 +Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
263 +- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
264 +- keine ZWB erstellbar ist
265 +\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
266 +"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
267 +\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
268 +Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
269 +)))
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295 +xx
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ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_0.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
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ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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ZWB_parken.png
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ZWB_uebersichtsmenue.png
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