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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Tags
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|Twingle
1 +Zuwendungsbestätigung|Zuwendungsgruppen|ZWB|Zurücksetzten|Parken
Inhalt
... ... @@ -1,0 +1,227 @@
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +{{toc/}}
4 +)))
5 +
6 += Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7 +
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9 +
10 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11 +
12 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 +
17 +
18 +== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
19 +
20 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
21 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
22 +
23 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
24 +
25 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
26 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
27 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
28 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
29 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
30 +Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
31 +)))
32 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
33 +
34 +
35 +
36 +
37 +
38 +
39 +
40 +
41 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
42 +
43 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
44 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
45 +
46 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
47 +
48 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
49 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
50 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
51 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
52 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
53 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
54 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
55 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
56 +
57 +
58 +
59 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
60 +
61 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
62 +
63 +
64 +
65 +
66 +
67 +
68 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
69 +
70 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
71 +
72 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
73 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
74 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
75 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
76 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
77 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
78 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
79 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
80 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
88 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
89 +
90 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
91 +
92 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 +* Zuwender hat eine **Adresse**
94 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
96 +
97 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
98 +
99 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
100 +
101 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
103 +
104 +**Tipp für Versand per Brief**:
105 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
106 +
107 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
108 +
109 +(% style="width:824px" %)
110 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
111 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
112 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
113 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
114 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
115 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
116 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
117 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
118 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
119 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
120 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
121 +
122 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
123 +
124 +
125 +(% class="box infomessage" %)
126 +(((
127 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
128 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
129 +- Zuwender hat eine **Adresse**
130 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
131 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
132 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
133 +)))
134 +
135 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
136 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
137 +
138 +(% style="list-style-type:circle" %)
139 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
140 +
141 +(% start="2" %)
142 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
143 +
144 +(% style="list-style-type:circle" %)
145 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
146 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
147 +
148 +(% start="3" %)
149 +1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
150 +
151 +(% style="list-style-type:circle" %)
152 +* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
153 +
154 +(% start="4" %)
155 +1. Gewünschte **Aktion **auswählen
156 +
157 +(% style="list-style-type:circle" %)
158 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
159 +
160 +(% start="5" %)
161 +1. Eingaben machen
162 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
163 +
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
166 +
167 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
168 +
169 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
171 +
172 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
173 +
174 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
175 +
176 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
177 +
178 +(% start="2" %)
179 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
180 +
181 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
182 +
183 +(% start="3" %)
184 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
185 +
186 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
187 +
188 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
189 +
190 +
191 +
192 +
193 +
194 +
195 +
196 +
197 +
198 +
199 +
200 +
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
207 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
210 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
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ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
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ZWB_Vorlage_0.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_parken.png
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ZWB_uebersichtsmenue.png
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