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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2024/02/26 14:19
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2025/01/15 12:57
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -072.4 - ZWB und Dankschreiben
1 +072.2 - ZWB und Dankschreiben
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -16,12 +16,12 @@
16 16  Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
17 17  Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
18 18  
19 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
19 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="269" style="float:left" width="656"]]
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
24 -|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
23 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 +|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
25 25  
26 26  
27 27  
... ... @@ -29,13 +29,12 @@
29 29  
30 30  
31 31  
32 +
32 32  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
33 33  
34 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
35 -Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
36 -Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
35 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
37 37  
38 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
37 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="426" style="float:left" width="724"]]
39 39  
40 40  (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
41 41  |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
... ... @@ -52,12 +52,18 @@
52 52  
53 53  
54 54  
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +
59 +
55 55  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
56 56  
57 57  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
58 58  Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
59 59  
60 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
65 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="300" style="float:left" width="716"]]
61 61  
62 62  (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
63 63  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
... ... @@ -64,10 +64,19 @@
64 64  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
65 65  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
66 66  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
67 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
72 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **im Einsatz, dann kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
68 68  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
69 69  |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
70 70  
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
71 71  == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
72 72  
73 73  Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
... ... @@ -77,32 +77,59 @@
77 77  
78 78  
79 79  
94 +
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
80 80  = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
81 81  
82 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
114 +[[image:ZWB_und_Dankschreiben.png||alt="ZWB_Dankschreiben_02_2024.png" height="603" style="float:left" width="1012"]]
83 83  
84 -(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
85 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
86 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
87 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
88 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
89 -|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
90 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
91 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
92 -**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
116 +(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
117 +|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
118 +|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zu dem eine ZWB oder ein Dankschreiben erstellt werden kann, angezeigt.
119 +|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
120 +|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen, wie beispielsweise die Zuwendungsart, der Sachbearbeiter oder ob es sich um (nicht) zurückgestellte Zuwendungen handelt, richtet man hier ein.
121 +|(% style="width:68px" %)4|(% style="width:427px" %)Hier wird die **Summeneinschränkung pro Zuwender** angegeben. Hiermit ist die Summe aller Zuwendungen eines jeweiligen Zuwenders gemeint (Ziffer **8**)
122 +|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die **Stiftung **aus, sofern man mit dieser arbeitet.
123 +|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. Über diese Suchleiste, filtert man die folgenden Ergebnisse noch gezielter nach der jeweiligen Spalte.
124 +|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll. Außerdem lässt sich hier auch die jeweilige Zuwendung verzweigen. Eben diese Zuwendungen klappt man wiederum mit dem **+**Icon vor dem zugeordneten Zuwender aus.
125 +|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. Diese Summe spielt hinsichtlich der Filteroption aus Ziffer 4 eine Rolle.
126 +|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)(((
127 +**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
93 93  
94 -Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
129 +Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung. Außerdem kann man hier auch die Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]] oder die ZWB oder den Dank ändern.
95 95  )))
96 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
97 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
98 98  
99 -{{info}}
132 +
133 +
134 +
135 +
136 +
137 +
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
100 100  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
101 -Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
102 -**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
103 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
104 -{{/info}}
141 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
142 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
143 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig
144 +)))
105 105  
146 +
106 106  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
107 107  
108 108  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -135,6 +135,11 @@
135 135  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
136 136  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
137 137  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
179 +Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
180 +Und zwar per:
181 +
182 +* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
183 +* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
138 138  )))
139 139  
140 140  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -194,20 +194,20 @@
194 194  Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
195 195  )))
196 196  
197 -SCREENSHOT EINFÜGEN
243 +[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]
198 198  
199 199  (% style="width:824px" %)
200 200  |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
201 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
202 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
203 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
204 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
205 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
206 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
207 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
208 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
209 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
210 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
247 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
248 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
249 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
250 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
251 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
252 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
253 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
254 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
255 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
256 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
211 211  
212 212  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
213 213  
... ... @@ -233,41 +233,18 @@
233 233  
234 234  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
235 235  
236 -[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
282 +Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.
237 237  
284 +[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
238 238  
286 +(% style="width:872px" %)
287 +|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
288 +|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.
289 +|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.
239 239  
291 +== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
240 240  
241 241  
242 -
243 -
244 -
245 -
246 -
247 -
248 -
249 -
250 -
251 -
252 -
253 -
254 -
255 -(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
256 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
257 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
258 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
259 -**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
260 -**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
261 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
262 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
263 -Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
264 -
265 -
266 -
267 -)))
268 -
269 -
270 -
271 271  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
272 272  
273 273  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
... ... @@ -286,32 +286,3 @@
286 286  == Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
287 287  
288 288  Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
289 -
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Author
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ZWB_und_Dankschreiben.png
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