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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/26 14:21
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/01/24 18:49
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,5 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 4  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
5 5  
6 6  {{toc/}}
... ... @@ -20,14 +20,11 @@
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 -|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
22 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
25 25  
26 26  
27 27  
28 -
29 -
30 -
31 31  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
32 32  
33 33  Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
... ... @@ -50,6 +50,7 @@
50 50  
51 51  
52 52  
49 +
53 53  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
54 54  
55 55  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -84,16 +84,40 @@
84 84  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
85 85  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
86 86  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
87 -|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
88 88  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
89 89  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
90 -**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
86 +**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
91 91  
92 -Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
88 +Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
89 +Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
90 +Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
93 93  )))
94 94  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
95 95  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
96 96  
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +(% class="wikigeneratedid" %)
116 +xx
117 +
97 97  {{info}}
98 98  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
99 99  Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
... ... @@ -110,19 +110,39 @@
110 110  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
111 111  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
112 112  
113 -Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
114 -Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
115 -Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
116 -Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
117 -
118 118  (% class="box infomessage" %)
119 119  (((
120 120  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
121 121  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
122 -**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
138 +**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
123 123  )))
124 124  
141 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
125 125  
143 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
144 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
145 +
146 +(% class="box infomessage" %)
147 +(((
148 +**Tipp für Versand per Brief**:
149 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
150 +)))
151 +
152 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
153 +
154 +(% style="width:824px" %)
155 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
156 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
157 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
158 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
159 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
160 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
161 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
162 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
163 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
164 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
165 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
166 +
126 126  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
127 127  
128 128  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -167,46 +167,6 @@
167 167  (% style="list-style-type:circle" %)
168 168  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
169 169  
170 -=== Versand per E-Mail ===
171 -
172 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
173 -
174 -(% style="width:824px" %)
175 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
176 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
177 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
178 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
179 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
180 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
181 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
182 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
183 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
184 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
185 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
186 -
187 -=== Versand per Brief ===
188 -
189 -(% class="box infomessage" %)
190 -(((
191 -**Tipp für Versand per Brief**:
192 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
193 -)))
194 -
195 -SCREENSHOT EINFÜGEN
196 -
197 -(% style="width:824px" %)
198 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
199 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
200 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
201 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
202 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
203 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
204 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
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206 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
207 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
208 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
209 -
210 210  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
211 211  
212 212  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -265,6 +265,19 @@
265 265  )))
266 266  
267 267  
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +
274 +
275 +
276 +
277 +
278 +
279 +
280 +
281 +
268 268  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
269 269  
270 270  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind