Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

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Im Layout

Zusammenfassung

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Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.kprummer
++XWiki.MarcoBauer

Inhalt

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  (% class="box" %)
  (((
--(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
  {{toc/}}
@@ -20,8 +20,8 @@
  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
--|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
--|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
++|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
++|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
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  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
--Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
++Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
++Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
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--
--
--
  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
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  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
--|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
--**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
++**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
--Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
++Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
++Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
++Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
  )))
  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
--{{info}}
--Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
--Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
--**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
--Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
--{{/info}}
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  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
@@ -123,19 +123,37 @@
  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
--Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
--Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
--Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
--Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
--\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
--**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
  )))
++== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
++Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
++Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Tipp für Versand per Brief**:
++Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
++)))
++
++[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
++
++(% style="width:824px" %)
++|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
++|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
++|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
++|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
++|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
++|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
++|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
++|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
++
  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
  (% class="box infomessage" %)
@@ -180,46 +180,6 @@
  (% style="list-style-type:circle" %)
  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
--=== Versand per E-Mail ===
--
--[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
--
--(% style="width:824px" %)
--|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
--|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
--|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
--|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
--|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
--|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
--|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
--|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
--|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
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--=== Versand per Brief ===
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--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Tipp für Versand per Brief**:
--Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
--)))
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--SCREENSHOT EINFÜGEN
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--(% style="width:824px" %)
--|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
--|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
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--|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
--|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
--|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
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--|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
--|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
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  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
@@ -262,7 +262,6 @@
--
  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
@@ -277,18 +277,23 @@
  )))
--Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
--* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
--* keine ZWB erstellbar ist
--**Vorgehen **in diesem Fall:
--**1**) Auf den **!**-Button klicken
--    Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
--**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
--    Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
--
++
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
++- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
++- keine ZWB erstellbar ist
++\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
++"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
++\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
++Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
++)))
++
  == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==