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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2024/02/26 16:21
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am 2024/01/24 18:41
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,5 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 4  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
5 5  
6 6  {{toc/}}
... ... @@ -20,22 +20,16 @@
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 -|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
22 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
25 25  
26 26  
27 27  
28 28  
29 -
30 -
31 -
32 -
33 -
34 -
35 -
36 36  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
37 37  
38 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
30 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
31 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
39 39  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
40 40  
41 41  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -56,13 +56,6 @@
56 56  
57 57  
58 58  
59 -
60 -
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 66  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
67 67  
68 68  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -97,16 +97,41 @@
97 97  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
98 98  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
99 99  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
100 -|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
101 101  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
102 102  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
103 -**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
88 +**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
104 104  
105 -Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
90 +Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
91 +Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
92 +Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
106 106  )))
107 107  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
108 108  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
109 109  
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +(% class="wikigeneratedid" %)
119 +xx
120 +
110 110  {{info}}
111 111  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
112 112  Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
... ... @@ -123,19 +123,39 @@
123 123  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
124 124  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
125 125  
126 -Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
127 -Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
128 -Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
129 -Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
130 -
131 131  (% class="box infomessage" %)
132 132  (((
133 133  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
134 134  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
135 -**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
141 +**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
136 136  )))
137 137  
144 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
138 138  
146 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
147 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
148 +
149 +(% class="box infomessage" %)
150 +(((
151 +**Tipp für Versand per Brief**:
152 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
153 +)))
154 +
155 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
156 +
157 +(% style="width:824px" %)
158 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
159 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
160 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
161 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
162 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
163 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
164 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
165 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
166 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
167 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
168 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
169 +
139 139  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
140 140  
141 141  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -180,46 +180,6 @@
180 180  (% style="list-style-type:circle" %)
181 181  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
182 182  
183 -=== Versand per E-Mail ===
184 -
185 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
186 -
187 -(% style="width:824px" %)
188 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
189 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
190 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
191 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
192 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
193 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
194 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
195 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
196 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
197 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
198 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
199 -
200 -=== Versand per Brief ===
201 -
202 -(% class="box infomessage" %)
203 -(((
204 -**Tipp für Versand per Brief**:
205 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
206 -)))
207 -
208 -SCREENSHOT EINFÜGEN
209 -
210 -(% style="width:824px" %)
211 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
212 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
213 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
214 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
215 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
216 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
217 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
218 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
219 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
220 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
221 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
222 -
223 223  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
224 224  
225 225  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -262,7 +262,6 @@
262 262  
263 263  
264 264  
265 -
266 266  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
267 267  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
268 268  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
... ... @@ -277,18 +277,21 @@
277 277  
278 278  )))
279 279  
280 -Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
281 281  
282 -* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
283 -* keine ZWB erstellbar ist
284 284  
285 -**Vorgehen **in diesem Fall:
286 -**1**) Auf den **!**-Button klicken
287 - Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
288 -**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
289 - Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
290 -
291 291  
273 +
274 +(% class="box infomessage" %)
275 +(((
276 +Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
277 +- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
278 +- keine ZWB erstellbar ist
279 +\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
280 +"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
281 +\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
282 +Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
283 +)))
284 +
292 292  == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
293 293  
294 294