Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 1 gelöscht)
  • ZWB_Dankschreiben_02_2024.png

Details

Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.MarcoBauer
	1	+XWiki.kprummer

Inhalt

...	...	@@ -1,6 +1,5 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4	4	**Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
5	5
6	6	{{toc/}}
...	...	@@ -20,8 +20,8 @@
20	20
21	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22	22	|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23		-|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24		-|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
	22	+|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	23	+|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
25	25
26	26
27	27
...	...	@@ -30,9 +30,11 @@
30	30
31	31
32	32
	32	+
33	33	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
34	34
35		-Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
	35	+Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
	36	+Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
36	36	Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
37	37
38	38	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
...	...	@@ -57,6 +57,7 @@
57	57
58	58
59	59
	61	+
60	60	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
61	61
62	62	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
...	...	@@ -84,19 +84,17 @@
84	84
85	85	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
86	86
87		-[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
	89	+[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
88	88
89		-(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
90		-|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
91		-|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)
92		-|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)
93		-|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)
94		-|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)
95		-|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)
96		-|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)
97		-|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)
98		-|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)
99		-|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)
	91	+(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	92	+|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
	93	+|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
	94	+|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
	95	+|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
	96	+|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	97	+|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
	98	+|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
	99	+|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
100	100
101	101
102	102
...	...	@@ -109,82 +109,6 @@
109	109
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112		-
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156		-xx
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160		-
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163		-
164		-[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
165		-
166		-(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
167		-|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
168		-|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
169		-|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
170		-|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
171		-|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
172		-|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
173		-|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
174		-**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
175		-
176		-Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
177		-)))
178		-|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
179		-|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
180		-
181		-{{info}}
182		-Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
183		-Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
184		-**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
185		-Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
186		-{{/info}}
187		-
188	188	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
189	189
190	190	Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
...	...	@@ -194,19 +194,37 @@
194	194	* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
195	195	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
196	196
197		-Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
198		-Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
199		-Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
200		-Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
201		-
202	202	(% class="box infomessage" %)
203	203	(((
204	204	Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
205		-\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
206		-**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
207	207	)))
208	208
	126	+== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
209	209
	128	+Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
	129	+Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
	130	+
	131	+(% class="box infomessage" %)
	132	+(((
	133	+**Tipp für Versand per Brief**:
	134	+Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	135	+)))
	136	+
	137	+[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
	138	+
	139	+(% style="width:824px" %)
	140	+|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	141	+|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
	142	+|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	143	+|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	144	+|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
	145	+|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	146	+|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	147	+|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	148	+|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	149	+|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	150	+|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	151	+
210	210	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
211	211
212	212	(% class="box infomessage" %)
...	...	@@ -217,11 +217,6 @@
217	217	- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
218	218	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
219	219	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
220		-Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
221		-Und zwar per:
222		-
223		-* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
224		-* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
225	225	)))
226	226
227	227	1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
...	...	@@ -256,46 +256,6 @@
256	256	(% style="list-style-type:circle" %)
257	257	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
258	258
259		-=== Versand per E-Mail ===
260		-
261		-[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
262		-
263		-(% style="width:824px" %)
264		-|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
265		-|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
266		-|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
267		-|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
268		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
269		-|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
270		-|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
271		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
272		-|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
273		-|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
274		-|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
275		-
276		-=== Versand per Brief ===
277		-
278		-(% class="box infomessage" %)
279		-(((
280		-**Tipp für Versand per Brief**:
281		-Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
282		-)))
283		-
284		-SCREENSHOT EINFÜGEN
285		-
286		-(% style="width:824px" %)
287		-|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
288		-|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
289		-|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
290		-|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
291		-|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
292		-|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
293		-|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
294		-|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
295		-|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
296		-|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
297		-|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
298		-
299	299	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
300	300
301	301	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
...	...	@@ -338,7 +338,6 @@
338	338
339	339
340	340
341		-
342	342	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
343	343	|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
344	344	|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
...	...	@@ -353,24 +353,31 @@
353	353
354	354	)))
355	355
356		-Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
357	357
358		-* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
359		-* keine ZWB erstellbar ist
360	360
361		-**Vorgehen **in diesem Fall:
362		-**1**) Auf den **!**-Button klicken
363		- Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
364		-**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
365		- Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
366		-
367	367
	255	+
	256	+
	257	+
	258	+
	259	+
	260	+
	261	+(% class="box infomessage" %)
	262	+(((
	263	+Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
	264	+- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	265	+- keine ZWB erstellbar ist
	266	+\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
	267	+"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	268	+\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
	269	+Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
	270	+)))
	271	+
368	368	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
369	369
370	370
371	371	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
372	372
373		-Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
374	374
375	375
376	376

ZWB_Dankschreiben_02_2024.png

Author

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