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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,5 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 4  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
5 5  
6 6  {{toc/}}
... ... @@ -20,19 +20,17 @@
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 -|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
22 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
25 25  
26 26  
27 27  
28 28  
29 29  
30 -
31 -
32 -
33 33  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
34 34  
35 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
31 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
32 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
36 36  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
37 37  
38 38  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -54,9 +54,6 @@
54 54  
55 55  
56 56  
57 -
58 -
59 -
60 60  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
61 61  
62 62  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -84,83 +84,6 @@
84 84  
85 85  = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
86 86  
87 -[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
88 -
89 -(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
90 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
91 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)
92 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)
93 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)
94 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)
95 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)
96 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)
97 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)
98 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)
99 -|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)
100 -
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156 -xx
157 -
158 -
159 -
160 -
161 -
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163 -
164 164  [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
165 165  
166 166  (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
... ... @@ -168,23 +168,24 @@
168 168  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
169 169  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
170 170  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
171 -|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
172 172  |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
173 173  |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
174 -**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
90 +**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
175 175  
176 -Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
92 +Hat man beim **Ausführen Serienbrief **ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
93 +Hat man beim **Ausführen E-Mail** ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
94 +Nur bei der Wahl von **Dankbrief **oder **Dankbrief_Individuell **wird auf **Dank Medium **ausgewertet. Die Spalten **ZWB Medium** und **Dank Medium** sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
177 177  )))
178 178  |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
179 179  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
180 180  
181 -{{info}}
182 -Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
183 -Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
184 -**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
185 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
186 -{{/info}}
187 187  
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
188 188  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
189 189  
190 190  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -194,19 +194,39 @@
194 194  * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
195 195  * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
196 196  
197 -Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
198 -Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
199 -Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
200 -Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
201 -
202 202  (% class="box infomessage" %)
203 203  (((
204 204  Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
205 205  \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
206 -**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
119 +**Selbiges **gilt für den **Anhang **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
207 207  )))
208 208  
122 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
209 209  
124 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
125 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
126 +
127 +(% class="box infomessage" %)
128 +(((
129 +**Tipp für Versand per Brief**:
130 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
131 +)))
132 +
133 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
134 +
135 +(% style="width:824px" %)
136 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
137 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
138 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
139 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
140 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
141 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
142 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
143 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
144 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
145 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
146 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
147 +
210 210  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
211 211  
212 212  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -217,11 +217,6 @@
217 217  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
218 218  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
219 219  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
220 -Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
221 -Und zwar per:
222 -
223 -* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
224 -* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
225 225  )))
226 226  
227 227  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -256,46 +256,6 @@
256 256  (% style="list-style-type:circle" %)
257 257  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
258 258  
259 -=== Versand per E-Mail ===
260 -
261 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
262 -
263 -(% style="width:824px" %)
264 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
265 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
266 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
267 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
268 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
269 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
270 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
271 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
272 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
273 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
274 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
275 -
276 -=== Versand per Brief ===
277 -
278 -(% class="box infomessage" %)
279 -(((
280 -**Tipp für Versand per Brief**:
281 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
282 -)))
283 -
284 -SCREENSHOT EINFÜGEN
285 -
286 -(% style="width:824px" %)
287 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
288 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
289 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
290 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
291 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
292 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
293 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
294 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
295 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
296 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
297 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
298 -
299 299  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
300 300  
301 301  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -338,7 +338,6 @@
338 338  
339 339  
340 340  
341 -
342 342  (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
343 343  |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
344 344  |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
... ... @@ -353,18 +353,22 @@
353 353  
354 354  )))
355 355  
356 -Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
357 357  
358 -* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
359 -* keine ZWB erstellbar ist
360 360  
361 -**Vorgehen **in diesem Fall:
362 -**1**) Auf den **!**-Button klicken
363 - Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
364 -**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
365 - Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
366 -
367 367  
251 +
252 +
253 +(% class="box infomessage" %)
254 +(((
255 +Ein **! **Button blinkt, **sobald...**
256 +- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
257 +- keine ZWB erstellbar ist
258 +\\In diesem Fall klickt man auf den  **! **Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
259 +"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
260 +\\Hierzu klickt man zunächst auf **Zuwendungen **und anschließend auf **Inaktive Kontakte integriert**.
261 +Mittels einem Klick auf das **! **werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
262 +)))
263 +
368 368  == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
369 369  
370 370  
ZWB_Dankschreiben_02_2024.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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