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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2023/10/04 14:36
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am 2023/10/13 11:57
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,91 +1,206 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -
3 +== **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ==
4 +
5 +{{toc/}}
4 4  )))
5 5  
6 -
7 7  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
8 8  
9 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="169" style="float:left" width="413"]]
10 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
10 10  
11 -|=Nummer|=Beschreibung
12 -|**1**|Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
13 -|**2**|Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
12 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 14  
14 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18 +
19 +
20 +
21 +
22 +
23 +
15 15  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
16 16  
17 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="382" style="float:left" width="650"]]
26 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
27 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
18 18  
19 -|=Nummer|=Beschreibung
20 -|**1**|Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
21 -|**2**|In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
22 -|**3**|(((
29 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
30 +
31 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
32 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
33 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
34 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
35 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
23 23  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
24 24  )))
25 -|**4**|Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
38 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
26 26  
27 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
28 28  
29 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
30 30  
31 -|=Nummer|=Beschreibung
32 -|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
33 -|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
34 -|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
35 -|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
36 -|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
37 -|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
38 38  
39 39  
40 -== ZWB: Übersichtsmenü ==
41 41  
42 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
43 43  
44 -|=Nummer|=Beschreibung
45 -|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
46 -|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
47 -|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
48 -|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
49 -|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
50 -|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
51 -|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
52 52  
53 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
54 54  
55 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
56 56  
57 -|=Nummer|=Beschreibung
58 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
59 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
60 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
61 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
62 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
63 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
64 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
65 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
66 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
67 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
68 68  
69 -=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
70 70  
71 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
51 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
72 72  
73 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
53 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
54 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
74 74  
75 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
56 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
76 76  
77 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
78 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
58 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
59 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
60 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
61 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
62 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
63 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
64 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
65 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
79 79  
67 +
68 +
69 +
70 +
71 +
72 +
73 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
74 +
75 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
83 +
84 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
85 +
86 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
87 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
88 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
89 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
90 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
91 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
92 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
93 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
94 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
107 +
108 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
109 +
110 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
111 +* Zuwender hat eine **Adresse**
112 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
113 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
114 +
115 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
116 +
117 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
118 +
119 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
120 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
121 +
122 +**Tipp für Versand per Brief**:
123 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
124 +
125 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
126 +
127 +(% style="width:824px" %)
128 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
129 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
130 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
131 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
132 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
133 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
134 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
135 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
136 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
137 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
138 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
139 +
140 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
141 +
142 +
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
146 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
147 +- Zuwender hat eine **Adresse**
148 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
149 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
150 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
151 +)))
152 +
153 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
154 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
155 +
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
158 +
159 +(% start="2" %)
160 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
161 +
162 +(% style="list-style-type:circle" %)
163 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
164 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
165 +
166 +(% start="3" %)
80 80  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
81 81  
169 +(% style="list-style-type:circle" %)
82 82  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
83 83  
172 +(% start="4" %)
84 84  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
85 85  
86 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
175 +(% style="list-style-type:circle" %)
176 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
87 87  
178 +(% start="5" %)
88 88  1. Eingaben machen
89 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
180 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
90 90  
182 +(% style="list-style-type:circle" %)
91 91  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
184 +
185 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
186 +
187 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
188 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
189 +
190 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
191 +
192 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
193 +
194 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
195 +
196 +(% start="2" %)
197 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
198 +
199 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
200 +
201 +(% start="3" %)
202 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
203 +
204 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
205 +
206 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_0.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_Vorlagenmenue_2.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
ZWB_uebersichtsmenue.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt