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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,91 +1,191 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -
3 +{{toc/}}
4 4  )))
5 5  
6 -
7 7  = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
8 8  
9 -[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="169" style="float:left" width="413"]]
8 +Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
10 10  
11 -|=Nummer|=Beschreibung
12 -|**1**|Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen nach bestimmten [[Kriterien filtern>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:DCbersichtsmenFC]].
13 -|**2**|Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] und bereits vorhandene Vorlagen entdecken kann.
10 +[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
14 14  
12 +(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 +|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16 +
17 +
18 +
15 15  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
16 16  
17 -[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="382" style="float:left" width="650"]]
21 +Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
22 +Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
18 18  
19 -|=Nummer|=Beschreibung
20 -|**1**|Über das Fenster kann man die **Suchfilter festlegen**, nach welchen Vorlagen man genau sucht.
21 -|**2**|In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über diese Menüoption vor.
22 -|**3**|(((
24 +[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
25 +
26 +(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
27 +|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
28 +|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
29 +|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
30 +|**3**|(% style="width:711px" %)(((
23 23  Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
24 24  )))
25 -|**4**|Über das **+** Symbol kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf das** + **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
33 +|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
26 26  
27 -=== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ===
28 28  
29 -[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="296" style="float:left" width="705"]]
30 30  
31 -|=Nummer|=Beschreibung
32 -|**1**|Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
33 -|**2**|Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **ein.
34 -|**3**|Die **Kategorie **der ZWB legt man hier fest.
35 -|**4**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
36 -|**5**|Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben mit **der ZWB mitschickt.
37 -|**6**|Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
38 38  
39 39  
40 -== ZWB: Übersichtsmenü ==
41 41  
42 -[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="349" style="float:left" width="705"]]
43 43  
44 -|=Nummer|=Beschreibung
45 -|**1**|Mit dem **Play**-Icon kann man sich hier alle gefilterten [[ZWB und Dankschreiben anzeigen lassen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HBisherigeZWBsundDankschreibenanzeigenlassen]].
46 -|**2**|Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
47 -|**3**|Weitere __Filterkriterien __für die ZWBs.
48 -|**4**|Eine Auflistung der gefilterten Ergebnisse der ZWBs, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
49 -|**5**|**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
50 -|**6**|Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
51 -|**7**|Hierüber kann man __ausgewählte ZWBs zurückstellen__.
52 52  
53 -=== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ===
54 54  
55 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="388" style="float:left" width="645"]]
43 +== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
56 56  
57 -|=Nummer|=Beschreibung
58 -|**0**|Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
59 -|**1**|Ist das **Modul Stiftungen **gebucht, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
60 -|**2**|Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus.
61 -|**3**|Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus.
62 -|**4**|Hierüber wählt man einen Absender aus.
63 -|**5**|Einen Betreff (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
64 -|**6**|Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen.
65 -|**7**|Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll.
66 -|**8**|Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
67 -|**9**|Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
45 +Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
46 +Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
68 68  
69 -=== ZWB/Dankschreiben per E-Mail/Brief versenden ===
48 +[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
70 70  
71 -1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der ZWB einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht
50 +(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
51 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
53 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
54 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
55 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
56 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
57 +|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
72 72  
73 -* Die Ergebnisanzahl unter Anzeigen wird angezeigt.
74 74  
75 -1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken
76 76  
77 -* Die ZWBs und Dankvorlagen werden angezeigt.
78 -* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (Siehe Punkt 5 von ZWB: Übersichtsmenü).
79 79  
62 +== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
63 +
64 +Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
65 +
66 +
67 +
68 +
69 +
70 +
71 += Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
72 +
73 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
74 +
75 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
76 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
77 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
78 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
79 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
80 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
81 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
82 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
83 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
84 +
85 +
86 +
87 +
88 +
89 +
90 +
91 +
92 +== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
93 +
94 +Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
95 +
96 +* Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
97 +* Zuwender hat eine **Adresse**
98 +* Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
99 +* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
100 +
101 +Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
102 +
103 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
104 +
105 +Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
106 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
107 +
108 +**Tipp für Versand per Brief**:
109 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
110 +
111 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
112 +
113 +(% style="width:824px" %)
114 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
115 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
116 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
117 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
118 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
119 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
120 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
121 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
122 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
123 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
124 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
125 +
126 +== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
127 +
128 +
129 +(% class="box infomessage" %)
130 +(((
131 +**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
132 +- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
133 +- Zuwender hat eine **Adresse**
134 +- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
135 +- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
136 +\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
137 +)))
138 +
139 +1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
140 +1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
141 +
142 +(% style="list-style-type:circle" %)
143 +* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
144 +
145 +(% start="2" %)
146 +1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
147 +
148 +(% style="list-style-type:circle" %)
149 +* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
150 +* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
151 +
152 +(% start="3" %)
80 80  1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
81 81  
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
82 82  * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
83 83  
158 +(% start="4" %)
84 84  1. Gewünschte **Aktion **auswählen
85 85  
86 -* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail-Einzelbestätigungen** wird angezeigt.
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
87 87  
164 +(% start="5" %)
88 88  1. Eingaben machen
89 -1. Auf **Senden**-Pfeil klicken
166 +1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
90 90  
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
91 91  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
170 +
171 +== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
172 +
173 +Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
174 +Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
175 +
176 +Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
177 +
178 +1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
179 +
180 +* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
181 +
182 +(% start="2" %)
183 +1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
184 +
185 +* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
186 +
187 +(% start="3" %)
188 +1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
189 +
190 +== Zuwendungen für ZWB parken ==
191 +
ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_0.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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ZWB_Vorlage_2.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_1.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_2.png
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ZWB_Vorlage_Punkt_3.png
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ZWB_Vorlagenmenue_2.png
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ZWB_uebersichtsmenue.png
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