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Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben

Zuletzt geändert von Marco Bauer am 2025/01/24 17:53
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am 2024/03/07 10:17
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/02/26 13:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,5 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
4 4  **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
5 5  
6 6  {{toc/}}
... ... @@ -20,12 +20,22 @@
20 20  
21 21  (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
22 22  |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.
24 -|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
22 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
25 25  
25 +
26 +
27 +
28 +
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +
26 26  == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
27 27  
28 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
36 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
37 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
29 29  Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
30 30  
31 31  [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
... ... @@ -42,6 +42,17 @@
42 42  
43 43  
44 44  
54 +
55 +
56 +
57 +
58 +
59 +
60 +
61 +
62 +
63 +
64 +
45 45  == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
46 46  
47 47  Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
... ... @@ -69,48 +69,30 @@
69 69  
70 70  = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
71 71  
72 -[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]
92 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
73 73  
74 -(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
75 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
76 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
77 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
78 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen.
79 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit diesen Arbeitet.
80 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
81 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
82 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
83 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)(((
84 -**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
94 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
95 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
96 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
97 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
98 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
99 +|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
100 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
101 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
102 +**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
85 85  
86 86  Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
87 87  )))
88 -|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
106 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
107 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
89 89  
90 -
91 -
92 -
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95 -
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100 -
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -(% class="box infomessage" %)
106 -(((
109 +{{info}}
107 107  Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
108 -Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
109 -**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
110 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig
111 -)))
111 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
112 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
113 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
114 +{{/info}}
112 112  
113 -
114 114  == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
115 115  
116 116  Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
... ... @@ -132,7 +132,32 @@
132 132  **Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
133 133  )))
134 134  
137 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
135 135  
139 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
140 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
141 +
142 +(% class="box infomessage" %)
143 +(((
144 +**Tipp für Versand per Brief**:
145 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
146 +)))
147 +
148 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
149 +
150 +(% style="width:824px" %)
151 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
152 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
153 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
154 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
155 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
156 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
157 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
158 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
159 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
160 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
161 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
162 +
136 136  == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
137 137  
138 138  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -143,11 +143,6 @@
143 143  - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
144 144  - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
145 145  \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
146 -Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
147 -Und zwar per:
148 -
149 -* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
150 -* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
151 151  )))
152 152  
153 153  1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
... ... @@ -182,46 +182,6 @@
182 182  (% style="list-style-type:circle" %)
183 183  * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
184 184  
185 -=== Versand per E-Mail ===
186 -
187 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
188 -
189 -(% style="width:824px" %)
190 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
191 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
192 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
193 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
194 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
195 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
196 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
197 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
198 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
199 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
200 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
201 -
202 -=== Versand per Brief ===
203 -
204 -(% class="box infomessage" %)
205 -(((
206 -**Tipp für Versand per Brief**:
207 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
208 -)))
209 -
210 -[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]
211 -
212 -(% style="width:824px" %)
213 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
214 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
215 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
216 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
217 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
218 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
219 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
220 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
221 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
222 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
223 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
224 -
225 225  == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
226 226  
227 227  Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
... ... @@ -246,12 +246,8 @@
246 246  
247 247  == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
248 248  
249 -[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
231 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
250 250  
251 -(% style="width:872px" %)
252 -|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
253 -|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
254 -|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.
255 255  
256 256  
257 257  
... ... @@ -259,9 +259,40 @@
259 259  
260 260  
261 261  
262 -== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
263 263  
264 264  
242 +
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
248 +
249 +
250 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
251 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
252 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
253 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
254 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
255 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
256 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
257 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
258 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
259 +
260 +
261 +
262 +)))
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +
265 265  Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
266 266  
267 267  * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
ZWB_Brief_Versand.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -211.8 KB
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ZWB_Dankschreiben_02_2024.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -334.5 KB
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ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png
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Inhalt