Änderungen von Dokument 072.2 - ZWB und Dankschreiben
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Zusammenfassung
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Inhalt
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... ... @@ -1,6 +1,5 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %) 4 4 **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** 5 5 6 6 {{toc/}} ... ... @@ -20,12 +20,21 @@ 20 20 21 21 (% style="margin-left:auto; width:857px" %) 22 22 |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung 23 -|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen**und/oder**Dankschreiben**erstellen.24 -|**2**|(% style="width:758px" %) ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]]werdenhier erstellt.22 +|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen. 23 +|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann. 25 25 25 + 26 + 27 + 28 + 29 + 30 + 31 + 32 + 26 26 == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen == 27 27 28 -Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können. 35 +Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen. 36 +Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**. 29 29 Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**. 30 30 31 31 [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]] ... ... @@ -40,6 +40,18 @@ 40 40 |**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern. 41 41 42 42 51 + 52 + 53 + 54 + 55 + 56 + 57 + 58 + 59 + 60 + 61 + 62 + 43 43 == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage == 44 44 45 45 Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage. ... ... @@ -67,46 +67,30 @@ 67 67 68 68 = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben = 69 69 70 -[[image:ZWB_ Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]90 +[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]] 71 71 72 -(% style="margin-left:auto; width:505px" %) 73 -|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung 74 -|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt. 75 -|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]]. 76 -|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen. 77 -|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit diesen Arbeitet. 78 -|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. 79 -|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll. 80 -|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. 81 -|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)((( 82 -**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich. 92 +(% style="margin-left:auto; width:633px" %) 93 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung 94 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt. 95 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]]. 96 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen. 97 +|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll. 98 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. 99 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)((( 100 +**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich. 83 83 84 84 Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung. 85 85 ))) 86 -|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden. 104 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. 105 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden. 87 87 88 - 89 - 90 - 91 - 92 - 93 - 94 - 95 - 96 - 97 - 98 - 99 - 100 - 101 -(% class="box infomessage" %) 102 -((( 107 +{{info}} 103 103 Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind. 104 -Daher wird die 105 -**Klickt **man 106 -Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig 107 - )))109 +Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt. 110 +**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen. 111 +Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt. 112 +{{/info}} 108 108 109 - 110 110 == Wann kann eine ZWB erstellt werden? == 111 111 112 112 Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden: ... ... @@ -128,7 +128,32 @@ 128 128 **Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**. 129 129 ))) 130 130 135 +== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail == 131 131 137 +Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail. 138 +Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören. 139 + 140 +(% class="box infomessage" %) 141 +((( 142 +**Tipp für Versand per Brief**: 143 +Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort. 144 +))) 145 + 146 +[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]] 147 + 148 +(% style="width:824px" %) 149 +|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung 150 +|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln. 151 +|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt. 152 +|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet. 153 +|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet. 154 +|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus. 155 +|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein. 156 +|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt. 157 +|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll. 158 +|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. 159 +|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. 160 + 132 132 == ZWB/Dankschreiben erstellen == 133 133 134 134 (% class="box infomessage" %) ... ... @@ -139,11 +139,6 @@ 139 139 - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein 140 140 - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden 141 141 \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung. 142 -Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden. 143 -Und zwar per: 144 - 145 -* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]] 146 -* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]] 147 147 ))) 148 148 149 149 1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen. ... ... @@ -178,46 +178,6 @@ 178 178 (% style="list-style-type:circle" %) 179 179 * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt. 180 180 181 -=== Versand per E-Mail === 182 - 183 -[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]] 184 - 185 -(% style="width:824px" %) 186 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung 187 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln. 188 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt. 189 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet. 190 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet. 191 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus. 192 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein. 193 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt. 194 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll. 195 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. 196 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. 197 - 198 -=== Versand per Brief === 199 - 200 -(% class="box infomessage" %) 201 -((( 202 -**Tipp für Versand per Brief**: 203 -Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort. 204 -))) 205 - 206 -[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]] 207 - 208 -(% style="width:824px" %) 209 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung 210 -|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln. 211 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt. 212 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet. 213 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein. 214 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt. 215 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll. 216 -|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird. 217 -|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird. 218 -|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt. 219 -|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann. 220 - 221 221 == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen == 222 222 223 223 Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen: ... ... @@ -242,20 +242,48 @@ 242 242 243 243 == Parken von Zuwendungen für ZWB == 244 244 245 -[[image:ZWB_ Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png"height="520" width="870"]]229 +[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]] 246 246 247 -(% style="width:872px" %) 248 -|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung 249 -|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll. 250 -|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen. 251 251 252 252 253 253 254 254 255 255 256 -== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? == 257 257 258 258 238 + 239 + 240 + 241 + 242 + 243 + 244 + 245 + 246 + 247 + 248 +(% style="margin-right:auto; width:1142px" %) 249 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung 250 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen. 251 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**. 252 +**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**. 253 +**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**. 254 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl. 255 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)((( 256 +Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen. 257 + 258 + 259 + 260 +))) 261 + 262 + 263 + 264 + 265 + 266 + 267 + 268 + 269 + 270 + 259 259 Ein **!**-Button blinkt, **wenn**... 260 260 261 261 * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind ... ... @@ -276,4 +276,30 @@ 276 276 Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt. 277 277 278 278 291 + 292 + 293 + 294 + 295 + 296 + 297 + 298 + 299 + 300 + 301 + 302 + 303 + 304 + 305 + 306 + 307 + 308 + 309 + 310 + 311 + 312 + 313 + 314 + 315 +xx 316 + 279 279
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