072.4 - ZWB und Dankschreiben

Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.

17

Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.

18

19

[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]

20

21

(% style="margin-left:auto; width:857px" %)

22

|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung

23

|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.

24

|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.

25

26

== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==

27

28

Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.

29

Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.

30

31

[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]

32

33

(% style="margin-left:auto; width:794px" %)

34

|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung

35

|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.

36

|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.

37

|**3**|(% style="width:711px" %)(((

38

Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.

39

)))

40

|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.

41

42

== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==

43

44

Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.

45

Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.

46

47

[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]

48

49

(% style="margin-left:auto; width:800px" %)

50

|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung

51

|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.

52

|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.

53

|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.

54

|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.

55

|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.

56

|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.

57

58

== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==

59

60

Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.

[[image:Screenshot (33).png]]

84

85

86

= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =

87

88

[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png||height="582" style="float:left" width="978"]]

89

90

(% style="margin-left:auto; width:505px" %)

91

|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung

92

|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.

93

|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].

94

|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen.

95

|(% style="width:68px" %)**4**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit diesen Arbeitet.

96

|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.

97

|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.

98

|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.

99

|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)(((

100

**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.

101

102

Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.

103

)))

104

|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.

(% class="box infomessage" %)

118

(((

119

Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.

120

Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.

121

**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.

122

Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig

)))

== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==

127

128

Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:

129

130

* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**

131

* Der Zuwender hat eine **Adresse**

132

* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein

133

* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden

134

135

Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.

136

Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.

137

Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.

138

Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.

139

140

(% class="box infomessage" %)

141

(((

142

Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.

143

\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.

144

**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.

)))

== ZWB/Dankschreiben erstellen ==

149

150

(% class="box infomessage" %)

151

(((

152

**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:

153

- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**

154

- Zuwender hat eine **Adresse**

155

- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein

156

- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden

157

\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.

158

Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.

159

Und zwar per:

160

161

* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]

162

* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]

163

)))

164

165

1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.

166

1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.

167

168

(% style="list-style-type:circle" %)

169

* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.

170

171

(% start="2" %)

172

1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.

173

174

(% style="list-style-type:circle" %)

175

* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.

176

* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)

177

178

(% start="3" %)

179

1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken

180

181

(% style="list-style-type:circle" %)

182

* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.

183

184

(% start="4" %)

185

1. Gewünschte **Aktion **auswählen

186

187

(% style="list-style-type:circle" %)

188

* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.

(% start="5" %)

1. Eingaben machen

1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken

193

194

(% style="list-style-type:circle" %)

195

* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.

196

197

=== Versand per E-Mail ===

198

199

[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]

200

201

(% style="width:824px" %)

202

|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung

203

|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.

204

|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.

205

|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.

206

|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.

207

|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.

208

|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.

209

|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.

210

|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.

211

|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.

212

|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.

213

214

=== Versand per Brief ===

215

216

(% class="box infomessage" %)

217

(((

218

**Tipp für Versand per Brief**:

219

Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.

220

)))

221

222

[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]

223

224

(% style="width:824px" %)

225

|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung

226

|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.

227

|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.

228

|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.

229

|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.

230

|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.

231

|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.

232

|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.

233

|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.

234

|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.

235

|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.

236

237

== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==

238

239

Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:

240

Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.

241

242

(% class="box infomessage" %)

243

(((

244

**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.

245

)))

246

247

1. Gewünschte Zuwendung öffnen

248

249

(% style="list-style-type:circle" %)

250

* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.

251

252

(% start="2" %)

253

1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken

254

255

(% style="list-style-type:circle" %)

256

* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.

257

* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.

258

259

== Parken von Zuwendungen für ZWB ==

260

261

Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.

262

263

[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]

264

265

(% style="width:872px" %)

266

|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung

267

|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.

268

|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.

== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==

273

274

275

Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...

276

277

* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind

278

* keine ZWB erstellbar ist

279

280

**Vorgehen **in diesem Fall:

281

**1**) Auf den **!**-Button klicken

282

Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."

283

**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken

284

Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.

285

286

287

== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==

288

289

290

== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==

291

292

Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.

Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben