072.4 - ZWB und Dankschreiben

Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.

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Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.

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[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="269" style="float:left" width="656"]]

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(% style="margin-left:auto; width:857px" %)

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|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung

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|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die **Zuwendungsbestätigungen** und/oder **Dankschreiben** erstellen.

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|**2**|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.

== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==

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Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.

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[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="426" style="float:left" width="724"]]

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(% style="margin-left:auto; width:794px" %)

41

|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung

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|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.

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|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.

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|**3**|(% style="width:711px" %)(((

45

Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.

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)))

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|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.

== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==

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Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.

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Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.

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[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="300" style="float:left" width="716"]]

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(% style="margin-left:auto; width:800px" %)

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|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.

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|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.

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|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.

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|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **im Einsatz, dann kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.

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|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.

76

|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.

== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==

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Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.

= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =

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[[image:ZWB_und_Dankschreiben.png||alt="ZWB_Dankschreiben_02_2024.png" height="603" style="float:left" width="1012"]]

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(% style="margin-left:auto; width:505px" %)

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|=(% style="width: 68px;" %)Nummer|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung

121

|(% style="width:68px" %)**1**|(% style="width:427px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zu dem eine ZWB oder ein Dankschreiben erstellt werden kann, angezeigt.

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|(% style="width:68px" %)**2**|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].

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|(% style="width:68px" %)**3**|(% style="width:427px" %)Weitere **Filterkriterien **für die Zuwendungen, wie beispielsweise die Zuwendungsart, der Sachbearbeiter oder ob es sich um (nicht) zurückgestellte Zuwendungen handelt, richtet man hier ein.

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|(% style="width:68px" %)4|(% style="width:427px" %)Hier wird die **Summeneinschränkung pro Zuwender** angegeben. Hiermit ist die Summe aller Zuwendungen eines jeweiligen Zuwenders gemeint (Ziffer **8**)

125

|(% style="width:68px" %)**5**|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die **Stiftung **aus, sofern man mit dieser arbeitet.

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|(% style="width:68px" %)**6**|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt. Über diese Suchleiste, filtert man die folgenden Ergebnisse noch gezielter nach der jeweiligen Spalte.

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|(% style="width:68px" %)**7**|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll. Außerdem lässt sich hier auch die jeweilige Zuwendung verzweigen. Eben diese Zuwendungen klappt man wiederum mit dem **+**Icon vor dem zugeordneten Zuwender aus.

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|(% style="width:68px" %)**8**|(% style="width:427px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen. Diese Summe spielt hinsichtlich der Filteroption aus Ziffer 4 eine Rolle.

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|(% style="width:68px" %)**9**|(% style="width:427px" %)(((

130

**Aktionen **ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.

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Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung. Außerdem kann man hier auch die Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]] oder die ZWB oder den Dank ändern.

)))

(% class="box infomessage" %)

143

(((

144

Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.

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Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.

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**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.

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Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig

)))

== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==

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153

Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:

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155

* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**

156

* Der Zuwender hat eine **Adresse**

157

* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein

158

* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden

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160

Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.

161

Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.

162

Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.

163

Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.

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165

(% class="box infomessage" %)

166

(((

167

Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.

168

\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.

169

**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.

)))

== ZWB/Dankschreiben erstellen ==

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(% class="box infomessage" %)

176

(((

177

**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:

178

- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**

179

- Zuwender hat eine **Adresse**

180

- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein

181

- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden

182

\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.

183

Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.

184

Und zwar per:

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* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]

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* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]

188

)))

189

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1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.

191

1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.

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(% style="list-style-type:circle" %)

194

* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.

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(% start="2" %)

197

1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.

198

199

(% style="list-style-type:circle" %)

200

* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.

201

* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)

202

203

(% start="3" %)

204

1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken

205

206

(% style="list-style-type:circle" %)

207

* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.

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(% start="4" %)

210

1. Gewünschte **Aktion **auswählen

211

212

(% style="list-style-type:circle" %)

213

* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.

(% start="5" %)

1. Eingaben machen

1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken

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219

(% style="list-style-type:circle" %)

220

* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.

221

222

=== Versand per E-Mail ===

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[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]

225

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(% style="width:824px" %)

227

|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung

228

|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.

229

|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.

230

|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.

231

|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.

232

|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.

233

|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.

234

|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.

235

|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.

236

|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.

237

|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.

238

239

=== Versand per Brief ===

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(% class="box infomessage" %)

242

(((

243

**Tipp für Versand per Brief**:

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Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.

245

)))

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247

[[image:ZWB_Brief_Versand.png||height="437" width="825"]]

248

249

(% style="width:824px" %)

250

|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung

251

|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.

252

|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.

253

|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** Brief-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.

254

|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.

255

|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.

256

|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.

257

|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.

258

|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.

259

|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.

260

|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.

261

262

== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==

263

264

Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:

265

Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.

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(% class="box infomessage" %)

268

(((

269

**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.

270

)))

271

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1. Gewünschte Zuwendung öffnen

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274

(% style="list-style-type:circle" %)

275

* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.

276

277

(% start="2" %)

278

1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken

279

280

(% style="list-style-type:circle" %)

281

* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.

282

* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.

283

284

== Parken von Zuwendungen für ZWB ==

285

286

Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.

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288

[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png||alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]

289

290

(% style="width:872px" %)

291

|=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung

292

|(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.

293

|(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **1 **vorher auswählen.

294

295

== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==

296

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298

Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...

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300

* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind

301

* keine ZWB erstellbar ist

302

303

**Vorgehen **in diesem Fall:

304

**1**) Auf den **!**-Button klicken

305

Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."

306

**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken

307

Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.

308

309

310

== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==

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312

313

== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==

314

315

Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.

Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben