Zum Inhalt springen
Version 39.1 von Katharina Prummer am 2023/10/13 11:02
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
9
10 Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
11
12 [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
13
14 (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
15 |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16 |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
17 |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28 == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
29
30 Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
31 Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
32
33 [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
34
35 (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
36 |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
37 |**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
38 |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
39 |**3**|(% style="width:711px" %)(((
40 Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
41 )))
42 |**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59 == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
60
61 Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
62 Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
63
64 [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
65
66 (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
67 |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
68 |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
69 |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
70 |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
71 |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
72 |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
73 |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85 == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
86
87 Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
88
89
90
91
92
93
94 = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
95
96 [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
97
98 (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
99 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
100 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
101 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
102 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
103 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
104 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
105 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
106 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122 == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
123
124 Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
125
126 * Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
127 * Zuwender hat eine **Adresse**
128 * Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
129 * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
130
131 Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
132
133 == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
134
135 Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
136 Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
137
138 [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
139
140 (% style="width:824px" %)
141 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
142 |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
143 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
144 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
145 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
146 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
147 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
148 |(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
149 |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
150 |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
151 |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
152
153 == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
154
155
156 (% class="box infomessage" %)
157 (((
158 **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
159 - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
160 - Zuwender hat eine **Adresse**
161 - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
162 - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
163 \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
164 )))
165
166 1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
167 1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
168
169 (% style="list-style-type:circle" %)
170 * Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
171
172 (% start="2" %)
173 1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
174
175 (% style="list-style-type:circle" %)
176 * Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
177 * Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
178
179 (% start="3" %)
180 1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
181
182 (% style="list-style-type:circle" %)
183 * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
184
185 (% start="4" %)
186 1. Gewünschte **Aktion **auswählen
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
190
191 (% start="5" %)
192 1. Eingaben machen
193 1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
197
198 = ZWB/Dankschreiben zurücksetzten =
199
200 Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen.
201 Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwnedung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
202
203 1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
204
205 * Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
206
207 (% start="2" %)
208 1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
209
210 * Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
211
212 (% start="3" %)
213 1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
214
215 = Zuwendungen für ZWB parken =
216
217