Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 42.1 von Katharina Prummer am 2023/10/13 11:57

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
40.1	3	== Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick: ==
12.1	4
	5	{{toc/}}
9.1	6	)))
	7
	8	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	9
33.1	10	Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9.1	11
10.1	12	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	13
10.1	14	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	15	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16.1	16	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungsbestätigungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
34.1	17	\|2\|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem Editor, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
10.1	18
	19
	20
29.1	21
	22
	23
	24
9.1	25	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	26
36.1	27	Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
	28	Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	29
10.2	30	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	31
	32	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	33	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	34	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	35	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	36	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	37	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	38	)))
11.1	39	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	40
10.2	41
	42
	43
	44
	45
	46
32.1	47
	48
	49
	50
	51
	52
28.1	53	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	54
36.1	55	Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
38.1	56	Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
34.1	57
13.1	58	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	59
13.1	60	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	61	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
	62	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
33.1	63	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	64	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	65	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	66	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	67	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	68
38.1	69
	70
	71
	72
	73
	74
	75
28.1	76	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	77
38.1	78	Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	79
16.1	80
	81
19.1	82
	83
	84
26.1	85	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	86
13.2	87	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	88
13.2	89	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	90	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	91	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
13.2	92	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
15.1	93	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
	94	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	95	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)Aktionen wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
13.2	96	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	97	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	98
38.1	99
	100
	101
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	103
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	110	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	111
	112	Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	113
	114	* Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	115	* Zuwender hat eine Adresse
	116	* Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	117	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	118
	119	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	120
27.1	121	== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
13.2	122
38.1	123	Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
	124	Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
	125
41.1	126	Tipp für Versand per Brief:
	127	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	128
20.1	129	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
9.1	130
20.1	131	(% style="width:824px" %)
	132	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	133	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
38.1	134	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
39.1	135	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
38.1	136	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
20.1	137	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
38.1	138	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	139	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	140	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
20.1	141	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	142	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
9.1	143
39.1	144	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	145
39.1	146
21.1	147	(% class="box infomessage" %)
	148	(((
18.1	149	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	150	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	151	- Zuwender hat eine Adresse
	152	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	153	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	154	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	155	)))
18.1	156
38.1	157	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	158	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	159
21.1	160	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	161	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	162
21.1	163	(% start="2" %)
38.1	164	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	165
21.1	166	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	167	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	168	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	169
21.1	170	(% start="3" %)
9.1	171	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	172
21.1	173	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	174	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	175
21.1	176	(% start="4" %)
9.1	177	1. Gewünschte Aktion auswählen
	178
21.1	179	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	180	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	181
21.1	182	(% start="5" %)
9.1	183	1. Eingaben machen
38.1	184	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	185
22.1	186	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	187	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	188
42.1	189	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	190
42.1	191	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
	192	Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	193
42.1	194	Achtung: Die Erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	195
39.1	196	1. Gewünschte Zuwendung öffnen.
	197
	198	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	199
	200	(% start="2" %)
	201	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	202
	203	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
	204
	205	(% start="3" %)
	206	1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
	207
40.1	208	== Zuwendungen für ZWB parken ==
39.1	209
21.1	210