Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 46.1 von Katharina Prummer am 2023/10/13 12:06

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
12.1	3	{{toc/}}
9.1	4	)))
	5
	6	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	7
33.1	8	Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9.1	9
10.1	10	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	11
10.1	12	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	13	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16.1	14	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungsbestätigungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
34.1	15	\|2\|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem Editor, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
10.1	16
	17
	18
9.1	19	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	20
36.1	21	Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
	22	Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	23
10.2	24	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	25
	26	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	27	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	28	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	29	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	30	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	31	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	32	)))
11.1	33	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	34
10.2	35
	36
	37
	38
	39
	40
32.1	41
	42
28.1	43	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	44
36.1	45	Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
38.1	46	Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
34.1	47
13.1	48	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	49
13.1	50	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	51	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
	52	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
33.1	53	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	54	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	55	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	56	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	57	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	58
38.1	59
	60
	61
28.1	62	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	63
38.1	64	Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	65
16.1	66
	67
19.1	68
	69
	70
26.1	71	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	72
13.2	73	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	74
13.2	75	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	76	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	77	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
13.2	78	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
15.1	79	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
	80	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	81	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)Aktionen wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
13.2	82	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	83	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	84
38.1	85
	86
	87
	88
	89
	90
	91
	92	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	93
	94	Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	95
	96	* Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	97	* Zuwender hat eine Adresse
	98	* Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	99	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	100
	101	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	102
27.1	103	== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
13.2	104
38.1	105	Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
	106	Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
	107
41.1	108	Tipp für Versand per Brief:
	109	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	110
20.1	111	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
9.1	112
20.1	113	(% style="width:824px" %)
	114	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	115	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
38.1	116	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
39.1	117	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
38.1	118	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
20.1	119	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
38.1	120	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	121	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	122	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
20.1	123	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	124	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
9.1	125
39.1	126	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	127
39.1	128
21.1	129	(% class="box infomessage" %)
	130	(((
18.1	131	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	132	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	133	- Zuwender hat eine Adresse
	134	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	135	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	136	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	137	)))
18.1	138
38.1	139	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	140	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	141
21.1	142	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	143	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	144
21.1	145	(% start="2" %)
38.1	146	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	147
21.1	148	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	149	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	150	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	151
21.1	152	(% start="3" %)
9.1	153	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	154
21.1	155	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	156	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	157
21.1	158	(% start="4" %)
9.1	159	1. Gewünschte Aktion auswählen
	160
21.1	161	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	162	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	163
21.1	164	(% start="5" %)
9.1	165	1. Eingaben machen
38.1	166	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	167
22.1	168	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	169	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	170
42.1	171	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	172
42.1	173	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
	174	Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	175
43.1	176	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
42.1	177
39.1	178	1. Gewünschte Zuwendung öffnen.
	179
	180	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	181
	182	(% start="2" %)
	183	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	184
	185	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
	186
	187	(% start="3" %)
	188	1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
	189
40.1	190	== Zuwendungen für ZWB parken ==
39.1	191