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Version 47.1 von Marco Bauer am 2023/10/18 11:41
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6 = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
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8 Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
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10 [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
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12 (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
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18 == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
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20 Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
21 Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
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23 [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
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25 (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
26 |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
27 |**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
28 |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
29 |**3**|(% style="width:711px" %)(((
30 Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
31 )))
32 |**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
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41 == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
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43 Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
44 Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
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46 [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
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48 (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
49 |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
50 |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
51 |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
52 |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
53 |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
54 |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
55 |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
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59 == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
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61 Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
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68 = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
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70 [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
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72 (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
73 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
75 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
76 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
77 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
78 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
79 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
80 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
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88 == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
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90 Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
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92 * Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
93 * Zuwender hat eine **Adresse**
94 * Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
95 * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
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97 Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
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99 == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
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101 Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
102 Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
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104 **Tipp für Versand per Brief**:
105 Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
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107 [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
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109 (% style="width:824px" %)
110 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
111 |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
112 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
113 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
114 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
115 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
116 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
117 |(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
118 |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
119 |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
120 |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
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122 == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
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125 (% class="box infomessage" %)
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127 **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
128 - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
129 - Zuwender hat eine **Adresse**
130 - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
131 - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
132 \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
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135 1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
136 1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
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138 (% style="list-style-type:circle" %)
139 * Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
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141 (% start="2" %)
142 1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
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144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
146 * Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
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148 (% start="3" %)
149 1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
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151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
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154 (% start="4" %)
155 1. Gewünschte **Aktion **auswählen
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157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
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160 (% start="5" %)
161 1. Eingaben machen
162 1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
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164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
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167 == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
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169 Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
170 Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
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172 Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
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174 1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
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176 * Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
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178 (% start="2" %)
179 1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
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181 * Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
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183 (% start="3" %)
184 1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
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186 == Zuwendungen für ZWB parken ==
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188 [[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
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206 (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
207 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
208 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
209 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
210 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
211 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
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