Zum Inhalt springen
Version 50.1 von Marco Bauer am 2023/10/23 12:32
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 {{toc/}}
4 )))
5
6 = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
7
8 Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9
10 [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
11
12 (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
13 |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
14 |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
15 |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
16
17 == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
18
19 Es werden Standard-Vorlage ausgliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null gebingen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
20 Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
21
22 [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
23
24 (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
25 |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
26 |**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
27 |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
28 |**3**|(% style="width:711px" %)(((
29 Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
30 )))
31 |**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
32
33
34
35
36
37 == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
38
39 Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellentragen Sie in der Schnellsuche den Begriff "ZWB" ein und wählen das gefunden Suchergebniss "ZWB-Vorlagen" aus.
40 Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
41
42 [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
43
44 (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
45 |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
46 |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]] fest.
47 |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
48 |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
49 |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
50 |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
51 |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
52
53 == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
54
55 Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
56
57
58
59
60
61
62 = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
63
64 [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
65
66 (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
67 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
68 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
69 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
70 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
72 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)**Aktionen **wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
73 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
74 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
75
76
77
78
79 == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
80
81 Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
82
83 * Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
84 * Zuwender hat eine **Adresse**
85 * Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
86 * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
87
88 Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
89
90 == Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
91
92 Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
93 Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder die nicht zur E-Mail gehören.
94
95 **Tipp für Versand per Brief**:
96 Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
97
98 [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
99
100 (% style="width:824px" %)
101 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
102 |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
103 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
104 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
105 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
106 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
107 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
108 |(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
109 |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
110 |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
111 |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
112
113 == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
114
115
116 (% class="box infomessage" %)
117 (((
118 **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
119 - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
120 - Zuwender hat eine **Adresse**
121 - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
122 - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
123 \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
124 )))
125
126 1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
127 1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
128
129 (% style="list-style-type:circle" %)
130 * Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
131
132 (% start="2" %)
133 1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
137 * Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
138
139 (% start="3" %)
140 1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
141
142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
144
145 (% start="4" %)
146 1. Gewünschte **Aktion **auswählen
147
148 (% style="list-style-type:circle" %)
149 * Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
150
151 (% start="5" %)
152 1. Eingaben machen
153 1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
154
155 (% style="list-style-type:circle" %)
156 * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
157
158 == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
159
160 Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
161 Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
162
163 Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
164
165 1. Gewünschte Zuwendung **öffnen.**
166
167 * Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
168
169 (% start="2" %)
170 1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
171
172 * Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
173
174 (% start="3" %)
175 1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
176
177 == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
178
179 [[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197 (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
198 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
199 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
200 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
201 **Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
202 **Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
203 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
204 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217