Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 52.1 von Marco Bauer am 2023/10/23 13:58

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
12.1	3	{{toc/}}
9.1	4	)))
	5
	6	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	7
33.1	8	Tragen Sie in der Schnellsuche (links unten) den Begriff "ZWB" ein.
9.1	9
10.1	10	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	11
10.1	12	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	13	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16.1	14	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungsbestätigungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
34.1	15	\|2\|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem Editor, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB:VorlagenmenFC]] kann.
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51.1	17
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9.1	26	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	27
51.1	28	Es werden Standard-Vorlage ausgeliefert. Diese können allerdings nicht angepasst werden. Wenn Sie noch von null beginnen möchte, dann können die Vorlagen auch kopiert werden.
36.1	29	Ob eine Vorlage kopiert ist erkennen Sie an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	30
10.2	31	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	32
	33	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	34	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	35	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	36	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	37	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	38	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	39	)))
11.1	40	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	41
10.2	42
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51.1	46
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28.1	56	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	57
51.1	58	Um eine neue ZWB- und/oder Dankvorlage zu erstellen, tragen Sie in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählen das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus.
38.1	59	Rechts unten befindet sich der Button + zur Neuanlage.
34.1	60
13.1	61	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	62
13.1	63	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	64	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	65	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	66	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	67	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	68	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	69	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	70	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
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51.1	72
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28.1	82	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	83
38.1	84	Hier finde Sie eine Übersichtsliste wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	85
16.1	86
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19.1	88
	89
	90
26.1	91	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	92
13.2	93	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	94
13.2	95	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	96	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	97	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
13.2	98	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HVorlagentypen]].
15.1	99	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
	100	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	101	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)Aktionen wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HZWB2FDankschreibenperE-Mail2FBriefversenden]], ist hierüber möglich.
13.2	102	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	103	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	104
38.1	105
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51.1	108
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38.1	121	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	122
	123	Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	124
	125	* Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	126	* Zuwender hat eine Adresse
	127	* Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	128	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	129
51.1	130	(% class="box infomessage" %)
	131	(((
	132	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	133	)))
38.1	134
27.1	135	== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
13.2	136
38.1	137	Unterhalb sehen Sie einen Ausschnitt zum Versand der ZWB per E-Mail.
51.1	138	Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
38.1	139
51.1	140	(% class="box infomessage" %)
	141	(((
41.1	142	Tipp für Versand per Brief:
	143	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
51.1	144	)))
41.1	145
20.1	146	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
9.1	147
20.1	148	(% style="width:824px" %)
	149	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	150	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
38.1	151	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
39.1	152	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
38.1	153	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
20.1	154	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
38.1	155	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	156	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	157	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
20.1	158	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	159	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
9.1	160
39.1	161	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	162
21.1	163	(% class="box infomessage" %)
	164	(((
18.1	165	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	166	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	167	- Zuwender hat eine Adresse
	168	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	169	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	170	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	171	)))
18.1	172
38.1	173	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	174	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	175
21.1	176	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	177	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	178
21.1	179	(% start="2" %)
38.1	180	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	181
21.1	182	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	183	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	184	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	185
21.1	186	(% start="3" %)
9.1	187	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	188
21.1	189	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	190	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	191
21.1	192	(% start="4" %)
9.1	193	1. Gewünschte Aktion auswählen
	194
21.1	195	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	196	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	197
21.1	198	(% start="5" %)
9.1	199	1. Eingaben machen
38.1	200	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	201
22.1	202	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	203	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	204
42.1	205	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	206
42.1	207	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat können Sie wie folgt vorgehen:
	208	Entweder Sie öffnen die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder Sie öffnen die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	209
51.1	210	(% class="box infomessage" %)
	211	(((
	212	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	213	)))
42.1	214
39.1	215	1. Gewünschte Zuwendung öffnen.
	216
51.1	217	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	218	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	219
	220	(% start="2" %)
	221	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	222
51.1	223	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	224	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
	225
	226	(% start="3" %)
	227	1. Jetzt können SIe direkt in diesem Fenster gleich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben erstellen.
	228
50.1	229	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	230
47.1	231	[[image:ZWB_parken.png\|\|height="502" style="float:left" width="1148"]]
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	249	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
	250	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
	251	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1067px" %)Über den Button Anzeigen kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben gemäß der eingestellten Filterkriterien anzeigen lassen.
	252	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium Zurückgestellt ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs zurückgestellt/geparkt hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden entsprechende ZWBs angezeigt.
48.1	253	Filtert man nur nach Zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Rückstellung entfernen.
	254	Filtert man nur nach Nicht zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Ausgewählte zurückstellen.
47.1	255	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1067px" %)Möchte man nur bestimmte ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
48.1	256	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
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