Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 60.1 von Marco Bauer am 2023/10/24 10:34

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
58.1	3	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
	4
12.1	5	{{toc/}}
9.1	6	)))
	7
	8	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	9
60.1	10	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	11	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	12
10.1	13	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	14
10.1	15	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	16	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16.1	17	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungsbestätigungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
54.1	18	\|2\|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem Editor, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
10.1	19
51.1	20
	21
	22
	23
	24
57.1	25
	26
	27
	28
60.1	29
	30
9.1	31	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	32
60.1	33	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
	34	Hat man mit dem Programm noch nicht gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine Kopie von einer der bestehenden Vorlagen zur weiteren Bearbeitung zu verwenden.
	35	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	36
10.2	37	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	38
	39	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	40	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	41	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	42	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	43	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	44	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	45	)))
11.1	46	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	47
10.2	48
	49
	50
	51
51.1	52
	53
	54
	55
	56
	57
57.1	58
	59
	60
	61
60.1	62
28.1	63	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	64
60.1	65	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	66	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	67
13.1	68	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	69
13.1	70	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	71	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	72	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	73	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	74	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	75	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	76	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	77	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	78
51.1	79
	80
28.1	81	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	82
60.1	83	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	84
16.1	85
	86
19.1	87
	88
	89
26.1	90	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	91
13.2	92	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	93
13.2	94	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	95	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	96	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
53.1	97	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
15.1	98	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
	99	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
55.1	100	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)Aktionen wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
13.2	101	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	102	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	103
38.1	104
	105
	106
51.1	107
	108
	109
	110
	111
	112
	113
	114
	115
57.1	116
	117
38.1	118	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	119
60.1	120	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	121
60.1	122	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	123	* Der Zuwender hat eine Adresse
	124	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	125	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	126
51.1	127	(% class="box infomessage" %)
	128	(((
	129	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	130	)))
38.1	131
27.1	132	== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
13.2	133
60.1	134	Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
51.1	135	Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
38.1	136
51.1	137	(% class="box infomessage" %)
	138	(((
41.1	139	Tipp für Versand per Brief:
	140	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
51.1	141	)))
41.1	142
20.1	143	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
9.1	144
20.1	145	(% style="width:824px" %)
	146	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	147	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
38.1	148	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
39.1	149	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
38.1	150	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
20.1	151	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
38.1	152	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	153	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	154	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
20.1	155	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	156	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
9.1	157
39.1	158	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	159
21.1	160	(% class="box infomessage" %)
	161	(((
18.1	162	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	163	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	164	- Zuwender hat eine Adresse
	165	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	166	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	167	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	168	)))
18.1	169
38.1	170	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	171	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	172
21.1	173	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	174	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	175
21.1	176	(% start="2" %)
38.1	177	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	178
21.1	179	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	180	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	181	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	182
21.1	183	(% start="3" %)
9.1	184	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	185
21.1	186	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	187	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	188
21.1	189	(% start="4" %)
9.1	190	1. Gewünschte Aktion auswählen
	191
21.1	192	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	193	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	194
21.1	195	(% start="5" %)
9.1	196	1. Eingaben machen
38.1	197	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	198
22.1	199	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	200	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	201
42.1	202	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	203
60.1	204	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	205	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	206
51.1	207	(% class="box infomessage" %)
	208	(((
	209	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	210	)))
42.1	211
57.1	212	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	213
51.1	214	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	215	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	216
	217	(% start="2" %)
	218	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	219
51.1	220	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	221	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	222	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	223
50.1	224	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	225
47.1	226	[[image:ZWB_parken.png\|\|height="502" style="float:left" width="1148"]]
	227
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	244	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
	245	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
	246	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1067px" %)Über den Button Anzeigen kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben gemäß der eingestellten Filterkriterien anzeigen lassen.
	247	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium Zurückgestellt ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs zurückgestellt/geparkt hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden entsprechende ZWBs angezeigt.
48.1	248	Filtert man nur nach Zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Rückstellung entfernen.
	249	Filtert man nur nach Nicht zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Ausgewählte zurückstellen.
47.1	250	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1067px" %)Möchte man nur bestimmte ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
48.1	251	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1067px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
47.1	252
59.1	253