Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 68.1 von Marco Bauer am 2024/01/24 18:41

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
58.1	3	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
	4
12.1	5	{{toc/}}
9.1	6	)))
	7
62.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
9.1	13	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	14
60.1	15	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	16	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	17
10.1	18	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	19
10.1	20	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	21	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16.1	22	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungsbestätigungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
54.1	23	\|2\|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem Editor, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
10.1	24
51.1	25
	26
	27
9.1	28	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	29
60.1	30	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
	31	Hat man mit dem Programm noch nicht gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine Kopie von einer der bestehenden Vorlagen zur weiteren Bearbeitung zu verwenden.
	32	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	33
10.2	34	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	35
	36	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	37	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	38	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	39	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	40	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	41	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	42	)))
11.1	43	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	44
10.2	45
	46
	47
	48
51.1	49
	50
	51
28.1	52	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	53
60.1	54	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	55	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	56
13.1	57	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	58
13.1	59	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	60	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	61	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	62	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	63	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	64	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	65	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	66	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	67
28.1	68	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	69
60.1	70	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	71
16.1	72
	73
19.1	74
	75
	76
26.1	77	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	78
13.2	79	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	80
13.2	81	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	82	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	83	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
53.1	84	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
15.1	85	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
	86	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
65.1	87	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)(((
	88	Aktionen wie z.B. [[ZWB per E-Mail versenden>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerZWBEinzelbestE4tigungimDetail]], ist hierüber möglich.
	89
66.1	90	Hat man beim Ausführen Serienbrief ausgewählt, werden alle E-Mails ausgefiltert.
	91	Hat man beim Ausführen E-Mail ausgewählt, werden alle Serienbriefe ausgefiltert.
	92	Nur bei der Wahl von Dankbrief oder Dankbrief_Individuell wird auf Dank Medium ausgewertet. Die Spalten ZWB Medium und Dank Medium sind jetzt DEFAULT und tauchen nun im Layout auf. Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
65.1	93	)))
13.2	94	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	95	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	96
38.1	97
	98
	99
51.1	100
	101
	102
	103
68.1	104
	105
	106
	107
	108
	109
	110
	111
	112
	113
	114
	115
	116
	117
	118	(% class="wikigeneratedid" %)
	119	xx
	120
	121	{{info}}
	122	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	123	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	124	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	125	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	126	{{/info}}
	127
38.1	128	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	129
60.1	130	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	131
60.1	132	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	133	* Der Zuwender hat eine Adresse
	134	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	135	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	136
51.1	137	(% class="box infomessage" %)
	138	(((
	139	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	140	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
	141	Selbiges gilt für den Anhang der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	142	)))
38.1	143
27.1	144	== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
13.2	145
60.1	146	Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
51.1	147	Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
38.1	148
51.1	149	(% class="box infomessage" %)
	150	(((
41.1	151	Tipp für Versand per Brief:
	152	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
51.1	153	)))
41.1	154
20.1	155	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
9.1	156
20.1	157	(% style="width:824px" %)
	158	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	159	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
38.1	160	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
39.1	161	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
38.1	162	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
20.1	163	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
38.1	164	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	165	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	166	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
20.1	167	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	168	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
9.1	169
39.1	170	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	171
21.1	172	(% class="box infomessage" %)
	173	(((
18.1	174	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	175	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	176	- Zuwender hat eine Adresse
	177	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	178	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	179	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	180	)))
18.1	181
38.1	182	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	183	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	184
21.1	185	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	186	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	187
21.1	188	(% start="2" %)
38.1	189	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	190
21.1	191	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	192	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	193	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	194
21.1	195	(% start="3" %)
9.1	196	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	197
21.1	198	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	199	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	200
21.1	201	(% start="4" %)
9.1	202	1. Gewünschte Aktion auswählen
	203
21.1	204	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	205	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	206
21.1	207	(% start="5" %)
9.1	208	1. Eingaben machen
38.1	209	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	210
22.1	211	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	212	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	213
42.1	214	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	215
60.1	216	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	217	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	218
51.1	219	(% class="box infomessage" %)
	220	(((
	221	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	222	)))
42.1	223
57.1	224	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	225
51.1	226	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	227	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	228
	229	(% start="2" %)
	230	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	231
51.1	232	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	233	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	234	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	235
50.1	236	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	237
47.1	238	[[image:ZWB_parken.png\|\|height="502" style="float:left" width="1148"]]
	239
	240
	241
	242
	243
	244
	245
	246
	247
	248
	249
	250
	251
	252
	253
	254
	255
	256	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
	257	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
	258	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1067px" %)Über den Button Anzeigen kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben gemäß der eingestellten Filterkriterien anzeigen lassen.
	259	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium Zurückgestellt ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs zurückgestellt/geparkt hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden entsprechende ZWBs angezeigt.
48.1	260	Filtert man nur nach Zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Rückstellung entfernen.
	261	Filtert man nur nach Nicht zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Ausgewählte zurückstellen.
47.1	262	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1067px" %)Möchte man nur bestimmte ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
63.1	263	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1067px" %)(((
	264	Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
47.1	265
61.1	266
63.1	267
	268	)))
61.1	269
	270
	271
	272
	273
	274	(% class="box infomessage" %)
	275	(((
	276	Ein ! Button blinkt, sobald...
	277	- Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	278	- keine ZWB erstellbar ist
	279	\\In diesem Fall klickt man auf den ! Button. Daraufhin erfolgt folgende Meldung:
	280	"Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	281	\\Hierzu klickt man zunächst auf Zuwendungen und anschließend auf Inaktive Kontakte integriert.
	282	Mittels einem Klick auf das ! werden dann die inaktiven Kontakte angezeigt.
	283	)))
	284
63.1	285	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	286
	287
63.1	288	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	289
64.1	290	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	291
	292
	293
	294
	295
	296
	297
	298
	299
	300
	301
	302
	303
	304
	305
	306
	307
	308
	309
	310
	311
63.1	312
	313
	314
	315
	316
61.1	317	xx
	318
59.1	319