Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 73.1 von Katharina Prummer am 2024/02/26 13:35

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
58.1	3	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
	4
12.1	5	{{toc/}}
9.1	6	)))
	7
62.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
9.1	13	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	14
60.1	15	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	16	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	17
10.1	18	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	19
10.1	20	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	21	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
16.1	22	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungsbestätigungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
54.1	23	\|2\|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem Editor, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
10.1	24
73.1	25
	26
	27
	28
	29
	30
	31
	32
	33
9.1	34	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	35
60.1	36	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
	37	Hat man mit dem Programm noch nicht gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine Kopie von einer der bestehenden Vorlagen zur weiteren Bearbeitung zu verwenden.
	38	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	39
10.2	40	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	41
	42	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	43	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	44	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	45	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	46	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	47	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	48	)))
11.1	49	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	50
10.2	51
	52
	53
73.1	54
	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
	62
	63
	64
28.1	65	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	66
60.1	67	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	68	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	69
13.1	70	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	71
13.1	72	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	73	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	74	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	75	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	76	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	77	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	78	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	79	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	80
28.1	81	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	82
60.1	83	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	84
16.1	85
	86
19.1	87
	88
	89
26.1	90	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	91
13.2	92	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	93
13.2	94	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	95	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	96	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
53.1	97	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
15.1	98	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71.1	99	\|(% style="width:77px" %) \|(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
15.1	100	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
65.1	101	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)(((
71.1	102	Aktionen ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
65.1	103
71.1	104	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
65.1	105	)))
13.2	106	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	107	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	108
68.1	109	{{info}}
	110	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	111	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	112	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	113	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	114	{{/info}}
	115
38.1	116	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	117
60.1	118	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	119
60.1	120	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	121	* Der Zuwender hat eine Adresse
	122	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	123	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	124
70.1	125	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	126	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	127	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	128	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	129
51.1	130	(% class="box infomessage" %)
	131	(((
	132	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	133	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	134	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	135	)))
38.1	136
27.1	137	== Erstellung einer ZWB Einzelbestätigung im Detail ==
13.2	138
60.1	139	Im Folgenden befindet sich ein Ausschnitt über den Versand der ZWB per E-Mail.
51.1	140	Der Aufbau für den Versand der ZWB per Brief ist sehr ähnlich und es fehlen dort nur die Felder, die nicht zur E-Mail gehören.
38.1	141
51.1	142	(% class="box infomessage" %)
	143	(((
41.1	144	Tipp für Versand per Brief:
	145	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
51.1	146	)))
41.1	147
20.1	148	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
9.1	149
20.1	150	(% style="width:824px" %)
	151	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	152	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
38.1	153	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
39.1	154	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
38.1	155	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB Vorlage aus. Diese werden unter deb ZWB Vorlagen eingerichtet.
20.1	156	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
38.1	157	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	158	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Soll diese Einzelbestätigung auch eine Aktivität werden, setzt man hier ein Häkchen. Bei jemdem Zuiwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	159	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
20.1	160	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	161	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
9.1	162
39.1	163	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	164
21.1	165	(% class="box infomessage" %)
	166	(((
18.1	167	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	168	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	169	- Zuwender hat eine Adresse
	170	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	171	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	172	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	173	)))
18.1	174
38.1	175	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	176	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	177
21.1	178	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	179	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	180
21.1	181	(% start="2" %)
38.1	182	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	183
21.1	184	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	185	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	186	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	187
21.1	188	(% start="3" %)
9.1	189	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	190
21.1	191	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	192	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	193
21.1	194	(% start="4" %)
9.1	195	1. Gewünschte Aktion auswählen
	196
21.1	197	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	198	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	199
21.1	200	(% start="5" %)
9.1	201	1. Eingaben machen
38.1	202	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	203
22.1	204	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	205	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	206
42.1	207	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	208
60.1	209	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	210	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	211
51.1	212	(% class="box infomessage" %)
	213	(((
	214	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	215	)))
42.1	216
57.1	217	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	218
51.1	219	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	220	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	221
	222	(% start="2" %)
	223	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	224
51.1	225	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	226	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	227	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	228
50.1	229	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	230
47.1	231	[[image:ZWB_parken.png\|\|height="502" style="float:left" width="1148"]]
	232
	233
	234
	235
	236
	237
	238
	239
	240
	241
	242
	243
	244
	245
	246
	247
	248
69.1	249
47.1	250	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
	251	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
	252	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1067px" %)Über den Button Anzeigen kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben gemäß der eingestellten Filterkriterien anzeigen lassen.
	253	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium Zurückgestellt ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs zurückgestellt/geparkt hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden entsprechende ZWBs angezeigt.
48.1	254	Filtert man nur nach Zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Rückstellung entfernen.
	255	Filtert man nur nach Nicht zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Ausgewählte zurückstellen.
47.1	256	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1067px" %)Möchte man nur bestimmte ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
63.1	257	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1067px" %)(((
	258	Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
47.1	259
61.1	260
63.1	261
	262	)))
61.1	263
	264
	265
	266
	267
	268
69.1	269
	270
	271
	272
	273
	274	Ein !-Button blinkt, wenn...
	275
	276	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	277	* keine ZWB erstellbar ist
	278
	279	Vorgehen in diesem Fall:
	280	1) Auf den !-Button klicken
	281	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	282	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	283	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	284
	285
63.1	286	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	287
	288
63.1	289	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	290
64.1	291	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	292
	293
	294
	295
	296
	297
	298
	299
	300
	301
	302
	303
	304
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	306
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	308
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	310
	311
	312
63.1	313
	314
	315
	316
	317
61.1	318	xx
	319
59.1	320