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Version 77.1 von Katharina Prummer am 2024/02/26 13:43
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1 (% class="box" %)
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3 === **Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:** ===
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5 {{toc/}}
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
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15 Nachdem man  in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
16 Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
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18 [[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]
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20 (% style="margin-left:auto; width:857px" %)
21 |=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
22 |**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
23 |**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.
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30 == Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
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32 Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.
33 Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.
34 Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.
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36 [[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]
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38 (% style="margin-left:auto; width:794px" %)
39 |=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
40 |**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
41 |**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.
42 |**3**|(% style="width:711px" %)(((
43 Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
44 )))
45 |**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
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57 == Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
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59 Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
60 Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.
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62 [[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]
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64 (% style="margin-left:auto; width:800px" %)
65 |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
66 |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
67 |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.
68 |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
69 |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.
70 |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
71 |(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.
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73 == Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
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75 Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
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82 = Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
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84 [[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]
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86 (% style="margin-left:auto; width:633px" %)
87 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
88 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
89 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
90 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
91 |(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
92 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
93 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((
94 **Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
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96 Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
97 )))
98 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.
99 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
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101 {{info}}
102 Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
103 Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.
104 **Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
105 Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
106 {{/info}}
107
108 == Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
109
110 Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:
111
112 * Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**
113 * Der Zuwender hat eine **Adresse**
114 * Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
115 * Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
116
117 Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
118 Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
119 Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
120 Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
121
122 (% class="box infomessage" %)
123 (((
124 Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.
125 \\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.
126 **Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.
127 )))
128
129
130 == ZWB/Dankschreiben erstellen ==
131
132 (% class="box infomessage" %)
133 (((
134 **Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:
135 - Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**
136 - Zuwender hat eine **Adresse**
137 - Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein
138 - Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden
139 \\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
140 )))
141
142 1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.
143 1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.
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145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.
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148 (% start="2" %)
149 1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
153 * Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)
154
155 (% start="3" %)
156 1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
160
161 (% start="4" %)
162 1. Gewünschte **Aktion **auswählen
163
164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.
166
167 (% start="5" %)
168 1. Eingaben machen
169 1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
173
174 == Versand per E-Mail ==
175
176 [[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]
177
178 (% style="width:824px" %)
179 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
180 |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.
181 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
182 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
183 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
184 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
185 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
186 |(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
187 |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
188 |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
189 |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
190
191 === Versand per Brief ===
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193 (% class="box infomessage" %)
194 (((
195 **Tipp für Versand per Brief**:
196 Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
197 )))
198
199 SCREENSHOT EINFÜGEN
200
201 (% style="width:824px" %)
202 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
203 |(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)
204 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)
205 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)
206 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)
207 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)
208 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)
209 |(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)
210 |(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)
211 |(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)
212 |(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)
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214 == ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
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216 Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
217 Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
218
219 (% class="box infomessage" %)
220 (((
221 **Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
222 )))
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224 1. Gewünschte Zuwendung öffnen
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226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.
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229 (% start="2" %)
230 1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken
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232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
234 * Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
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236 == Parken von Zuwendungen für ZWB ==
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238 [[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]
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257 (% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
258 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
259 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.
260 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.
261 **Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.
262 **Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.
263 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
264 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((
265 Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.
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277 Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...
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279 * Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
280 * keine ZWB erstellbar ist
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282 **Vorgehen **in diesem Fall:
283 **1**) Auf den **!**-Button klicken
284 Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
285 **2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken
286 Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
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289 == Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
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292 == Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
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294 Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
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