072.4 - ZWB und Dankschreiben

Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff **ZWB **eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.

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Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.

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[[image:ZWB_Vorlage_0.png||height="256" style="float:left" width="625"]]

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(% style="margin-left:auto; width:857px" %)

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|=Nummer|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung

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|**1**|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur **Übersicht** aller **Zuwendungsbestätigungen**. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.

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|**2**|(% style="width:758px" %)Über dieses Verzeichnis gelangt man zu einem **Editor**, mit dem man zu Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] kann.

== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==

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Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert. Diese kann man jedoch nicht anpassen.

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Hat man mit dem Programm **noch nicht **gearbeitet, dann empfiehlt es sich, eine **Kopie **von einer der **bestehenden Vorlagen **zur weiteren Bearbeitung zu **verwenden**.

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Eine **Vorlagenkopie **erkennt man an der **Hakensetzung **in der Spalte **Standard**.

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[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png||height="405" style="float:left" width="689"]]

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(% style="margin-left:auto; width:794px" %)

41

|=Nummer|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung

42

|**1**|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png||height="30" width="267"]] kann man die **Suchfilter festlegen**, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.

43

|**2**|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die **Auswertung **der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png||height="30" width="352"]] vor.

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|**3**|(% style="width:711px" %)(((

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Alle gefilterten **aufgelisteten Vorlagen**. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.

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)))

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|**4**|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="26" width="25"]] -Icon kann man eine **neue ZWB-Vorlage erstellen**. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png||height="27" width="26"]]** **wird man zu einem **Editor **weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.

== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==

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Trägt man in der Schnellsuche den Begriff **ZWB **ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis **ZWB-Vorlagen** aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.

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Rechts unten befindet sich das **+**Icon zur **Neuanlage**.

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[[image:ZWB_Vorlage_2.png||height="285" style="float:left" width="680"]]

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(% style="margin-left:auto; width:800px" %)

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|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.

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|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende **Bezeichnung **der Vorlage ein.

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|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:718px" %)Optional eine **Kategorie **der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.

67

|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:718px" %)Ist das **Modul Stiftungen **, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**.

68

|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein **Dankschreiben **als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.

69

|(% style="width:79px" %)**6**|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des **Mediums**: Brief, Email, beides, nichts.

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== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==

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Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.

= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =

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[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png||height="422" style="float:left" width="852"]]

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(% style="margin-left:auto; width:633px" %)

85

|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung

86

|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:553px" %)Mit dem **Play**-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.

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|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].

88

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.

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|(% style="width:77px" %) |(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.

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|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.

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|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:553px" %)(((

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**Aktionen **ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.

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Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.

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)))

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|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:553px" %)Die **Summe **aller aufgelisteten Zuwendungen.

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|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.

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99

100

Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.

101

Daher wird die **Anzahl **der **ausgewählten Zuwendungen **oben rechts unter **Anzahl **angezeigt.

102

**Klickt **man **auf **die **Aktion **erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.

103

Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.

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== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==

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108

Eine ZWB kann nur unter **folgenden Voraussetzungen** generiert werden:

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110

* Die Zuwendung steht auf Status **erhalten**

111

* Der Zuwender hat eine **Adresse**

112

* Abhängig vom Medium muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein

113

* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden

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Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.

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Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.

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Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.

118

Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.

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(% class="box infomessage" %)

121

(((

122

Sind die Voraussetzungen **nicht erfüllt**, erfolgt beim Versenden eine **Meldung**.

123

\\Wird eine **ZWB erstellt**, wird **automatisch **eine **Aktivität erzeugt**. **Ab sofort **kann man die **Checkbox nicht mehr bearbeiten **und die **Aktivität **auch **nicht löschen**.

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**Selbiges **gilt für den **Anhang (Zuwendung) **der Aktivität vom Typ **E-Mail**.

)))

== ZWB/Dankschreiben erstellen ==

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130

(% class="box infomessage" %)

131

(((

132

**Hinweis**: Eine ZWB kann nur unter **folgende Voraussetzungen** generiert werden:

133

- Die Zuwendung steht auf **Status "erhalten"**

134

- Zuwender hat eine **Adresse**

135

- Abhängig vom Medium, muss eine **E**-**Mail-Adresse **beim Zuwender vorhanden sein

136

- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur **ZWB´s pro Stiftung** erstellt werden

137

\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.

138

)))

139

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1. Im **Navigationsmenü "Zuwendungen"** auswählen. Anschließend den **Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben**" auswählen.

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1. **Filterkriterien **im Übersichtsmenü der einstellen, bis **mindestens ein **Ergebnis unter **Anzeigen **steht.

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die Ergebnisanzahl unter **Button Anzeigen **wird angezeigt.

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(% start="2" %)

147

1. **Play**-Button bei **Anzeigen **anklicken.

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149

(% style="list-style-type:circle" %)

150

* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.

151

* Das **Dropdown **Menü zu **Aktion **wird verfügbar (links unten)

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(% start="3" %)

154

1. **Dropdown **Pfeil von **Aktion **anklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

157

* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.

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(% start="4" %)

160

1. Gewünschte **Aktion **auswählen

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162

(% style="list-style-type:circle" %)

163

* Die Eingabemaske **Serien-E-Mail oder Serien-Brief **wird angezeigt.

(% start="5" %)

1. Eingaben machen

1. Auf **Button Senden/Drucken** klicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

170

* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.

171

172

=== Versand per E-Mail ===

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[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png||height="497" style="float:left" width="826"]]

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(% style="width:824px" %)

177

|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung

178

|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen **Einstellungen **und **Vorschau**-Optionen wechseln.

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|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)Ist das **Modul Stiftungen **erworben, kann man hier noch die Stiftung **zuordnen**. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.

180

|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte** E-Mail-Vorlage** aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.

181

|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.

182

|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.

183

|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.

184

|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.

185

|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.

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|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.

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|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.

188

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=== Versand per Brief ===

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(% class="box infomessage" %)

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(((

193

**Tipp für Versand per Brief**:

194

Sollen **mehr als 50 ZWBs **oder **Dankschreiben ausgedruckt **werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die **Aufteilung in Blöcke **ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.

)))

SCREENSHOT EINFÜGEN

(% style="width:824px" %)

200

|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung

201

|(% style="width:81px" %)**0**|(% style="width:742px" %)

202

|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:742px" %)

203

|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:742px" %)

204

|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:742px" %)

205

|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:742px" %)

206

|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:742px" %)

207

|(% style="width:81px" %)**6**|(% style="width:742px" %)

208

|(% style="width:81px" %)**7**|(% style="width:742px" %)

209

|(% style="width:81px" %)**8**|(% style="width:742px" %)

210

|(% style="width:81px" %)**9**|(% style="width:742px" %)

211

212

== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==

213

214

Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:

215

Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.

216

217

(% class="box infomessage" %)

218

(((

219

**Achtung**: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.

220

)))

221

222

1. Gewünschte Zuwendung öffnen

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(% style="list-style-type:circle" %)

225

* Die Eingabemaske zur **Zuwendungsbearbeitung **wird angezeigt.

226

227

(% start="2" %)

228

1. Auf Button **Zurücksetzen **bei ZWB oder Dankschreiben klicken

229

230

(% style="list-style-type:circle" %)

231

* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.

232

* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.

233

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== Parken von Zuwendungen für ZWB ==

235

236

[[image:ZWB_parken.png||height="502" style="float:left" width="1148"]]

(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)

256

|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung

257

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:1067px" %)Über den Button **Anzeigen **kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben **gemäß **der eingestellten **Filterkriterien anzeigen **lassen.

258

|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium **Zurückgestellt **ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs **zurückgestellt/geparkt** hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden **entsprechende ZWBs angezeigt**.

259

**Filtert **man nur nach **Zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Rückstellung entfernen**.

260

**Filtert **man nur nach **Nicht zurückgestellten**, wird der Button aus Ziffer **4** zu **Ausgewählte zurückstellen**.

261

|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:1067px" %)Möchte man **nur bestimmte **ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.

262

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:1067px" %)(((

263

Je nach dem, ob man ausgewählte **Zuwendungen zurückstellen **oder deren **Rückstellung **wieder **entfernen **möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer **3** vorher auswählen.

)))

Ein **!**-Button blinkt, **wenn**...

272

273

* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind

274

* keine ZWB erstellbar ist

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**Vorgehen **in diesem Fall:

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**1**) Auf den **!**-Button klicken

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Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."

279

**2**) Auf **Zuwendungen **und dann auf **Inaktive Kontakte integriert** klicken

280

Mittels Klick auf das **! **werden die inaktiven Kontakte angezeigt.

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== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==

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== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==

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288

Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.

xx

Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben