Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 85.1 von Katharina Prummer am 2024/02/26 16:21

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
81.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
58.1	5
12.1	6	{{toc/}}
9.1	7	)))
	8
62.1	9	(% class="box warningmessage" %)
	10	(((
	11	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	12	)))
	13
9.1	14	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	15
60.1	16	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	17	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	18
10.1	19	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	20
10.1	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	22	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
82.1	23	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	24	\|2\|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
10.1	25
73.1	26
	27
	28
	29
	30
83.1	31
	32
	33
	34
85.1	35
9.1	36	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	37
84.1	38	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
85.1	39	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	40
10.2	41	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	42
	43	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	44	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	45	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	46	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	47	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	48	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	49	)))
11.1	50	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	51
10.2	52
	53
	54
85.1	55
	56
	57
	58
	59
	60
	61
	62
	63
	64
	65
28.1	66	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	67
60.1	68	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	69	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	70
13.1	71	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	72
13.1	73	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	74	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	75	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	76	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	77	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	78	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	79	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	80	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	81
28.1	82	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	83
60.1	84	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	85
16.1	86
	87
19.1	88
	89
	90
26.1	91	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	92
13.2	93	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	94
13.2	95	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	96	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	97	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
53.1	98	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
15.1	99	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71.1	100	\|(% style="width:77px" %) \|(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
15.1	101	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
65.1	102	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)(((
71.1	103	Aktionen ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
65.1	104
71.1	105	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
65.1	106	)))
13.2	107	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	108	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	109
68.1	110	{{info}}
	111	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	112	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	113	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	114	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	115	{{/info}}
	116
38.1	117	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	118
60.1	119	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	120
60.1	121	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	122	* Der Zuwender hat eine Adresse
	123	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	124	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	125
70.1	126	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	127	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	128	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	129	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	130
51.1	131	(% class="box infomessage" %)
	132	(((
	133	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	134	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	135	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	136	)))
38.1	137
13.2	138
39.1	139	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	140
21.1	141	(% class="box infomessage" %)
	142	(((
18.1	143	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	144	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	145	- Zuwender hat eine Adresse
	146	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	147	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	148	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
	149	)))
18.1	150
38.1	151	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	152	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	153
21.1	154	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	155	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	156
21.1	157	(% start="2" %)
38.1	158	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	159
21.1	160	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	161	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	162	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	163
21.1	164	(% start="3" %)
9.1	165	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	166
21.1	167	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	168	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	169
21.1	170	(% start="4" %)
9.1	171	1. Gewünschte Aktion auswählen
	172
21.1	173	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	174	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	175
21.1	176	(% start="5" %)
9.1	177	1. Eingaben machen
38.1	178	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	179
22.1	180	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	181	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	182
80.1	183	=== Versand per E-Mail ===
75.1	184
	185	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
	186
	187	(% style="width:824px" %)
	188	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	189	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	190	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	191	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	192	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	193	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	194	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	195	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	196	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	197	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	198	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	199
77.1	200	=== Versand per Brief ===
75.1	201
76.1	202	(% class="box infomessage" %)
	203	(((
	204	Tipp für Versand per Brief:
	205	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	206	)))
	207
75.1	208	SCREENSHOT EINFÜGEN
	209
	210	(% style="width:824px" %)
	211	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	212	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)
	213	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)
	214	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)
	215	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)
	216	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)
	217	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)
	218	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)
	219	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)
	220	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)
	221	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)
	222
42.1	223	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	224
60.1	225	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	226	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	227
51.1	228	(% class="box infomessage" %)
	229	(((
	230	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	231	)))
42.1	232
57.1	233	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	234
51.1	235	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	236	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	237
	238	(% start="2" %)
	239	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	240
51.1	241	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	242	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	243	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	244
50.1	245	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	246
47.1	247	[[image:ZWB_parken.png\|\|height="502" style="float:left" width="1148"]]
	248
	249
	250
	251
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	253
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	259
	260
	261
	262
	263
	264
69.1	265
47.1	266	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
	267	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
	268	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1067px" %)Über den Button Anzeigen kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben gemäß der eingestellten Filterkriterien anzeigen lassen.
	269	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium Zurückgestellt ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs zurückgestellt/geparkt hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden entsprechende ZWBs angezeigt.
48.1	270	Filtert man nur nach Zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Rückstellung entfernen.
	271	Filtert man nur nach Nicht zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Ausgewählte zurückstellen.
47.1	272	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1067px" %)Möchte man nur bestimmte ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
63.1	273	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1067px" %)(((
	274	Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
47.1	275
61.1	276
63.1	277
	278	)))
61.1	279
69.1	280	Ein !-Button blinkt, wenn...
	281
	282	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	283	* keine ZWB erstellbar ist
	284
	285	Vorgehen in diesem Fall:
	286	1) Auf den !-Button klicken
	287	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	288	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	289	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	290
	291
63.1	292	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	293
	294
63.1	295	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	296
64.1	297	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	298
	299
	300
	301
	302
	303
	304
	305
	306
	307
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	318
63.1	319
	320
	321
	322
	323
61.1	324	xx
	325
59.1	326