Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 88.1 von Marco Bauer am 2024/03/01 11:28

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
81.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
58.1	5
12.1	6	{{toc/}}
9.1	7	)))
	8
62.1	9	(% class="box warningmessage" %)
	10	(((
	11	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	12	)))
	13
9.1	14	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	15
60.1	16	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	17	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	18
10.1	19	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	20
10.1	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	22	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
82.1	23	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	24	\|2\|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
10.1	25
73.1	26
	27
	28
	29
	30
83.1	31
	32
9.1	33	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	34
84.1	35	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
85.1	36	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	37
10.2	38	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	39
	40	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	41	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	42	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	43	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	44	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	45	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	46	)))
11.1	47	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	48
10.2	49
	50
	51
85.1	52
	53
	54
	55
	56
	57
	58
	59
28.1	60	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	61
60.1	62	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	63	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	64
13.1	65	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	66
13.1	67	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	68	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	69	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	70	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	71	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	72	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	73	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	74	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	75
28.1	76	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	77
60.1	78	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	79
16.1	80
	81
19.1	82
	83
	84
26.1	85	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	86
88.1	87	[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png\|\|height="582" style="float:left" width="978"]]
	88
	89	(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
	90	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
	91	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:427px" %)
	92	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:427px" %)
	93	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:427px" %)
	94	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:427px" %)
	95	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:427px" %)
	96	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:427px" %)
	97	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:427px" %)
	98	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:427px" %)
	99	\|(% style="width:68px" %)9\|(% style="width:427px" %)
	100
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	156	xx
	157
	158
	159
	160
	161
	162
	163
13.2	164	[[image:ZWB_uebersichtsmenue.png\|\|height="422" style="float:left" width="852"]]
9.1	165
13.2	166	(% style="margin-left:auto; width:633px" %)
	167	\|=(% style="width: 77px;" %)Nummer\|=(% style="width: 553px;" %)Beschreibung
38.1	168	\|(% style="width:77px" %)1\|(% style="width:553px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
53.1	169	\|(% style="width:77px" %)2\|(% style="width:553px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
15.1	170	\|(% style="width:77px" %)3\|(% style="width:553px" %)Weitere __Filterkriterien __für die Zuwendungen.
71.1	171	\|(% style="width:77px" %) \|(% style="width:553px" %)Mit setzten der Haken in der Checkbox wird die Zuwendung ausgewählt zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
15.1	172	\|(% style="width:77px" %)4\|(% style="width:553px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
65.1	173	\|(% style="width:77px" %)5\|(% style="width:553px" %)(((
71.1	174	Aktionen ZWB per E-Mail uoder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
65.1	175
71.1	176	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
65.1	177	)))
13.2	178	\|(% style="width:77px" %)6\|(% style="width:553px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
15.1	179	\|(% style="width:77px" %)7\|(% style="width:553px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen, sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
9.1	180
68.1	181	{{info}}
	182	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	183	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	184	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	185	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	186	{{/info}}
	187
38.1	188	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	189
60.1	190	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	191
60.1	192	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	193	* Der Zuwender hat eine Adresse
	194	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	195	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	196
70.1	197	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	198	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	199	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	200	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	201
51.1	202	(% class="box infomessage" %)
	203	(((
	204	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	205	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	206	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	207	)))
38.1	208
13.2	209
39.1	210	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	211
21.1	212	(% class="box infomessage" %)
	213	(((
18.1	214	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	215	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	216	- Zuwender hat eine Adresse
	217	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	218	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	219	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
86.1	220	Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
	221	Und zwar per:
	222
	223	* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
87.1	224	* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
21.1	225	)))
18.1	226
38.1	227	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	228	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	229
21.1	230	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	231	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	232
21.1	233	(% start="2" %)
38.1	234	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	235
21.1	236	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	237	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	238	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	239
21.1	240	(% start="3" %)
9.1	241	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	242
21.1	243	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	244	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	245
21.1	246	(% start="4" %)
9.1	247	1. Gewünschte Aktion auswählen
	248
21.1	249	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	250	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	251
21.1	252	(% start="5" %)
9.1	253	1. Eingaben machen
38.1	254	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	255
22.1	256	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	257	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	258
80.1	259	=== Versand per E-Mail ===
75.1	260
	261	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
	262
	263	(% style="width:824px" %)
	264	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	265	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	266	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	267	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	268	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	269	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	270	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	271	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	272	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	273	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	274	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	275
77.1	276	=== Versand per Brief ===
75.1	277
76.1	278	(% class="box infomessage" %)
	279	(((
	280	Tipp für Versand per Brief:
	281	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	282	)))
	283
75.1	284	SCREENSHOT EINFÜGEN
	285
	286	(% style="width:824px" %)
	287	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	288	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)
	289	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)
	290	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)
	291	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)
	292	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)
	293	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)
	294	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)
	295	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)
	296	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)
	297	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)
	298
42.1	299	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	300
60.1	301	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	302	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	303
51.1	304	(% class="box infomessage" %)
	305	(((
	306	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	307	)))
42.1	308
57.1	309	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	310
51.1	311	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	312	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	313
	314	(% start="2" %)
	315	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	316
51.1	317	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	318	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	319	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	320
50.1	321	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	322
47.1	323	[[image:ZWB_parken.png\|\|height="502" style="float:left" width="1148"]]
	324
	325
	326
	327
	328
	329
	330
	331
	332
	333
	334
	335
	336
	337
	338
	339
	340
69.1	341
47.1	342	(% style="margin-right:auto; width:1142px" %)
	343	\|=(% style="width: 74px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1067px;" %)Beschreibung
	344	\|(% style="width:74px" %)1\|(% style="width:1067px" %)Über den Button Anzeigen kann man sich alle Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben gemäß der eingestellten Filterkriterien anzeigen lassen.
	345	\|(% style="width:74px" %)2\|(% style="width:1067px" %)Das Filterkriterium Zurückgestellt ist wichtig, wenn man beispielsweise ZWBs zurückgestellt/geparkt hat. Denn entsprechend der Einstellung, ob man sich zurückgestellte oder nicht zurückgestellte Zuwendungsbestätigungen anzeigen lassen möchte, werden entsprechende ZWBs angezeigt.
48.1	346	Filtert man nur nach Zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Rückstellung entfernen.
	347	Filtert man nur nach Nicht zurückgestellten, wird der Button aus Ziffer 4 zu Ausgewählte zurückstellen.
47.1	348	\|(% style="width:74px" %)3\|(% style="width:1067px" %)Möchte man nur bestimmte ZWBs zurückstellen, sollte man diese jeweils auswählen, indem man die Kästchen vor der jeweiligen Zuwendung anklickt. Jedes Häkchen symbolisiert je eine Auswahl.
63.1	349	\|(% style="width:74px" %)4\|(% style="width:1067px" %)(((
	350	Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 3 vorher auswählen.
47.1	351
61.1	352
63.1	353
	354	)))
61.1	355
69.1	356	Ein !-Button blinkt, wenn...
	357
	358	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	359	* keine ZWB erstellbar ist
	360
	361	Vorgehen in diesem Fall:
	362	1) Auf den !-Button klicken
	363	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	364	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	365	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	366
	367
63.1	368	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	369
	370
63.1	371	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	372
64.1	373	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	374
	375
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