Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 91.1 von Marco Bauer am 2024/03/01 11:47

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
81.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
58.1	5
12.1	6	{{toc/}}
9.1	7	)))
	8
62.1	9	(% class="box warningmessage" %)
	10	(((
	11	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	12	)))
	13
9.1	14	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	15
60.1	16	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	17	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	18
10.1	19	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	20
10.1	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	22	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
82.1	23	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	24	\|2\|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
10.1	25
73.1	26
	27
	28
	29
9.1	30	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	31
84.1	32	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
85.1	33	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	34
10.2	35	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	36
	37	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	38	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	39	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	40	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	41	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	42	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	43	)))
11.1	44	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	45
10.2	46
	47
	48
85.1	49
	50
	51
	52
	53
28.1	54	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	55
60.1	56	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	57	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	58
13.1	59	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	60
13.1	61	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	62	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	63	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	64	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	65	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	66	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	67	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	68	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	69
28.1	70	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	71
60.1	72	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	73
16.1	74
	75
19.1	76
	77
	78
26.1	79	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	80
88.1	81	[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png\|\|height="582" style="float:left" width="978"]]
	82
	83	(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
	84	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
89.1	85	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:427px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
	86	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
	87	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:427px" %)Weitere Filterkriterien für die Zuwendungen.
	88	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus.
	89	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	90	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	91	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:427px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
	92	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:427px" %)(((
	93	Aktionen ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
88.1	94
89.1	95	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
	96	)))
91.1	97	\|(% style="width:68px" %)9\|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
88.1	98
	99
	100
	101
	102
	103
	104
	105
	106
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	108
	109
	110
	111
	112
	113
	114
	115
	116
	117
	118
89.1	119	(% class="box infomessage" %)
	120	(((
	121	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	122	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	123	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	124	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	125	)))
88.1	126
	127
	128
	129
	130
	131
	132
	133
	134
	135
	136
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	140
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	153
	154
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	156
	157
	158	xx
	159
	160
	161
	162
	163
	164
	165
9.1	166
38.1	167	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	168
60.1	169	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	170
60.1	171	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	172	* Der Zuwender hat eine Adresse
	173	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	174	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	175
70.1	176	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	177	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	178	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	179	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	180
51.1	181	(% class="box infomessage" %)
	182	(((
	183	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	184	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	185	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	186	)))
38.1	187
13.2	188
39.1	189	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	190
21.1	191	(% class="box infomessage" %)
	192	(((
18.1	193	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	194	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	195	- Zuwender hat eine Adresse
	196	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	197	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	198	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
86.1	199	Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
	200	Und zwar per:
	201
	202	* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
87.1	203	* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
21.1	204	)))
18.1	205
38.1	206	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	207	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	208
21.1	209	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	210	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	211
21.1	212	(% start="2" %)
38.1	213	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	214
21.1	215	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	216	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	217	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	218
21.1	219	(% start="3" %)
9.1	220	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	221
21.1	222	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	223	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	224
21.1	225	(% start="4" %)
9.1	226	1. Gewünschte Aktion auswählen
	227
21.1	228	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	229	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	230
21.1	231	(% start="5" %)
9.1	232	1. Eingaben machen
38.1	233	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	234
22.1	235	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	236	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	237
80.1	238	=== Versand per E-Mail ===
75.1	239
	240	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
	241
	242	(% style="width:824px" %)
	243	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	244	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	245	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	246	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	247	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	248	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	249	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	250	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	251	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	252	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	253	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	254
77.1	255	=== Versand per Brief ===
75.1	256
76.1	257	(% class="box infomessage" %)
	258	(((
	259	Tipp für Versand per Brief:
	260	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	261	)))
	262
75.1	263	SCREENSHOT EINFÜGEN
	264
	265	(% style="width:824px" %)
	266	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	267	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)
	268	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)
	269	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)
	270	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)
	271	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)
	272	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)
	273	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)
	274	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)
	275	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)
	276	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)
	277
42.1	278	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	279
60.1	280	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	281	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	282
51.1	283	(% class="box infomessage" %)
	284	(((
	285	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	286	)))
42.1	287
57.1	288	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	289
51.1	290	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	291	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	292
	293	(% start="2" %)
	294	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	295
51.1	296	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	297	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	298	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	299
50.1	300	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	301
90.1	302	[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png\|\|alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
47.1	303
90.1	304	(% style="width:872px" %)
	305	\|=(% style="width: 72px;" %)Nummer\|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
	306	\|(% style="width:72px" %)1\|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	307	\|(% style="width:72px" %)2\|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 1 vorher auswählen.
47.1	308
	309
	310
	311
	312
	313
	314
	315
	316
	317
	318
	319
	320
	321
	322
	323
69.1	324	Ein !-Button blinkt, wenn...
	325
	326	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	327	* keine ZWB erstellbar ist
	328
	329	Vorgehen in diesem Fall:
	330	1) Auf den !-Button klicken
	331	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	332	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	333	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	334
	335
63.1	336	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	337
	338
63.1	339	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	340
64.1	341	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	342
	343
	344
	345
	346
	347
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	349
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	360
	361
	362
63.1	363
	364
	365
	366
	367
61.1	368	xx
	369
59.1	370