Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 92.1 von Marco Bauer am 2024/03/01 13:26

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
81.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
58.1	5
12.1	6	{{toc/}}
9.1	7	)))
	8
62.1	9	(% class="box warningmessage" %)
	10	(((
	11	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	12	)))
	13
9.1	14	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	15
60.1	16	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	17	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	18
10.1	19	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	20
10.1	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	22	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
82.1	23	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	24	\|2\|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
10.1	25
73.1	26
	27
	28
9.1	29	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	30
84.1	31	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
85.1	32	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	33
10.2	34	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	35
	36	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	37	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	38	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	39	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	40	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	41	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	42	)))
11.1	43	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	44
10.2	45
	46
	47
85.1	48
	49
	50
	51
28.1	52	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	53
60.1	54	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	55	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	56
13.1	57	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	58
13.1	59	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	60	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	61	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	62	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	63	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	64	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	65	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	66	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	67
28.1	68	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	69
60.1	70	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	71
16.1	72
	73
19.1	74
	75
	76
26.1	77	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	78
88.1	79	[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png\|\|height="582" style="float:left" width="978"]]
	80
	81	(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
	82	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
89.1	83	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:427px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
	84	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
	85	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:427px" %)Weitere Filterkriterien für die Zuwendungen.
	86	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus.
	87	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	88	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	89	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:427px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
	90	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:427px" %)(((
	91	Aktionen ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
88.1	92
89.1	93	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
	94	)))
91.1	95	\|(% style="width:68px" %)9\|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
88.1	96
	97
	98
	99
	100
	101
	102
	103
	104
	105
	106
	107
	108
	109
	110
	111
	112
	113
	114
	115
89.1	116	(% class="box infomessage" %)
	117	(((
	118	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	119	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	120	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	121	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	122	)))
88.1	123
	124
	125
	126
	127
	128
	129
	130
	131
	132
	133
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	147
	148
	149
	150
	151
	152
	153
	154
	155	xx
	156
	157
	158
	159
	160
	161
	162
9.1	163
38.1	164	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	165
60.1	166	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	167
60.1	168	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	169	* Der Zuwender hat eine Adresse
	170	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	171	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	172
70.1	173	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	174	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	175	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	176	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	177
51.1	178	(% class="box infomessage" %)
	179	(((
	180	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	181	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	182	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	183	)))
38.1	184
13.2	185
39.1	186	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	187
21.1	188	(% class="box infomessage" %)
	189	(((
18.1	190	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	191	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	192	- Zuwender hat eine Adresse
	193	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	194	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	195	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
86.1	196	Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
	197	Und zwar per:
	198
	199	* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
87.1	200	* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
21.1	201	)))
18.1	202
38.1	203	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	204	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	205
21.1	206	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	207	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	208
21.1	209	(% start="2" %)
38.1	210	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	211
21.1	212	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	213	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	214	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	215
21.1	216	(% start="3" %)
9.1	217	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	218
21.1	219	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	220	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	221
21.1	222	(% start="4" %)
9.1	223	1. Gewünschte Aktion auswählen
	224
21.1	225	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	226	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	227
21.1	228	(% start="5" %)
9.1	229	1. Eingaben machen
38.1	230	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	231
22.1	232	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	233	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	234
80.1	235	=== Versand per E-Mail ===
75.1	236
	237	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
	238
	239	(% style="width:824px" %)
	240	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	241	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	242	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	243	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	244	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	245	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	246	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	247	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	248	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	249	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	250	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	251
77.1	252	=== Versand per Brief ===
75.1	253
76.1	254	(% class="box infomessage" %)
	255	(((
	256	Tipp für Versand per Brief:
	257	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	258	)))
	259
92.1	260	[[image:ZWB_Brief_Versand.png\|\|height="437" width="825"]]
75.1	261
	262	(% style="width:824px" %)
	263	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
92.1	264	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	265	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	266	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte Brief-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	267	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	268	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	269	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	270	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
	271	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
	272	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	273	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
75.1	274
42.1	275	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	276
60.1	277	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	278	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	279
51.1	280	(% class="box infomessage" %)
	281	(((
	282	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	283	)))
42.1	284
57.1	285	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	286
51.1	287	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	288	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	289
	290	(% start="2" %)
	291	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	292
51.1	293	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	294	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	295	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	296
50.1	297	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	298
90.1	299	[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png\|\|alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
47.1	300
90.1	301	(% style="width:872px" %)
	302	\|=(% style="width: 72px;" %)Nummer\|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
	303	\|(% style="width:72px" %)1\|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	304	\|(% style="width:72px" %)2\|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 1 vorher auswählen.
47.1	305
	306
	307
	308
	309
	310
	311
	312
	313
	314
	315
	316
	317
	318
	319
69.1	320	Ein !-Button blinkt, wenn...
	321
	322	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	323	* keine ZWB erstellbar ist
	324
	325	Vorgehen in diesem Fall:
	326	1) Auf den !-Button klicken
	327	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	328	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	329	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	330
	331
63.1	332	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	333
	334
63.1	335	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	336
64.1	337	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	338
	339
	340
	341
	342
	343
	344
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	347
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	356
	357
	358
63.1	359
	360
	361
	362
	363
61.1	364	xx
	365
59.1	366