Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 93.1 von Marco Bauer am 2024/03/01 15:50

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
81.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
58.1	5
12.1	6	{{toc/}}
9.1	7	)))
	8
62.1	9	(% class="box warningmessage" %)
	10	(((
	11	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	12	)))
	13
9.1	14	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	15
60.1	16	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	17	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	18
10.1	19	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	20
10.1	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	22	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
82.1	23	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	24	\|2\|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
10.1	25
73.1	26
	27
9.1	28	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	29
84.1	30	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
85.1	31	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	32
10.2	33	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	34
	35	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	36	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	37	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	38	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	39	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	40	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	41	)))
11.1	42	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	43
10.2	44
	45
	46
85.1	47
	48
	49
28.1	50	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	51
60.1	52	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	53	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	54
13.1	55	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	56
13.1	57	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	58	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	59	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	60	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	61	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	62	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	63	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	64	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	65
28.1	66	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	67
60.1	68	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	69
16.1	70
	71
19.1	72
	73
	74
26.1	75	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	76
88.1	77	[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png\|\|height="582" style="float:left" width="978"]]
	78
	79	(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
	80	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
89.1	81	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:427px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
	82	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
	83	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:427px" %)Weitere Filterkriterien für die Zuwendungen.
	84	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus.
	85	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	86	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	87	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:427px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
	88	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:427px" %)(((
	89	Aktionen ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
88.1	90
89.1	91	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
	92	)))
91.1	93	\|(% style="width:68px" %)9\|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
88.1	94
	95
	96
	97
	98
	99
	100
	101
	102
	103
	104
	105
	106
	107
	108
	109
	110
	111
	112
89.1	113	(% class="box infomessage" %)
	114	(((
	115	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	116	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	117	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
	118	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeigt.
	119	)))
88.1	120
	121
	122
	123
	124
	125
	126
	127
	128
	129
	130
	131
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	139
	140
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	143
	144
	145
	146
	147
	148
	149
	150
	151
	152	xx
	153
	154
	155
	156
	157
	158
	159
9.1	160
38.1	161	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	162
60.1	163	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	164
60.1	165	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	166	* Der Zuwender hat eine Adresse
	167	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	168	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	169
70.1	170	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	171	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	172	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	173	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	174
51.1	175	(% class="box infomessage" %)
	176	(((
	177	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	178	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	179	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	180	)))
38.1	181
13.2	182
39.1	183	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	184
21.1	185	(% class="box infomessage" %)
	186	(((
18.1	187	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	188	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	189	- Zuwender hat eine Adresse
	190	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	191	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	192	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
86.1	193	Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
	194	Und zwar per:
	195
	196	* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
87.1	197	* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
21.1	198	)))
18.1	199
38.1	200	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	201	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	202
21.1	203	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	204	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	205
21.1	206	(% start="2" %)
38.1	207	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	208
21.1	209	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	210	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	211	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	212
21.1	213	(% start="3" %)
9.1	214	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	215
21.1	216	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	217	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	218
21.1	219	(% start="4" %)
9.1	220	1. Gewünschte Aktion auswählen
	221
21.1	222	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	223	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	224
21.1	225	(% start="5" %)
9.1	226	1. Eingaben machen
38.1	227	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	228
22.1	229	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	230	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	231
80.1	232	=== Versand per E-Mail ===
75.1	233
	234	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
	235
	236	(% style="width:824px" %)
	237	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	238	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	239	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	240	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	241	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	242	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	243	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	244	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	245	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	246	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	247	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	248
77.1	249	=== Versand per Brief ===
75.1	250
76.1	251	(% class="box infomessage" %)
	252	(((
	253	Tipp für Versand per Brief:
	254	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	255	)))
	256
92.1	257	[[image:ZWB_Brief_Versand.png\|\|height="437" width="825"]]
75.1	258
	259	(% style="width:824px" %)
	260	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
92.1	261	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	262	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	263	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte Brief-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	264	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	265	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	266	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	267	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
	268	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
	269	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	270	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
75.1	271
42.1	272	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	273
60.1	274	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	275	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	276
51.1	277	(% class="box infomessage" %)
	278	(((
	279	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	280	)))
42.1	281
57.1	282	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	283
51.1	284	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	285	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	286
	287	(% start="2" %)
	288	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	289
51.1	290	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	291	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	292	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	293
50.1	294	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	295
90.1	296	[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png\|\|alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
47.1	297
90.1	298	(% style="width:872px" %)
	299	\|=(% style="width: 72px;" %)Nummer\|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
	300	\|(% style="width:72px" %)1\|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	301	\|(% style="width:72px" %)2\|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 1 vorher auswählen.
47.1	302
	303
	304
	305
	306
	307
	308
	309
	310
	311
93.1	312	== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
47.1	313
	314
69.1	315	Ein !-Button blinkt, wenn...
	316
	317	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	318	* keine ZWB erstellbar ist
	319
	320	Vorgehen in diesem Fall:
	321	1) Auf den !-Button klicken
	322	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	323	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	324	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	325
	326
63.1	327	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	328
	329
63.1	330	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	331
64.1	332	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	333
	334
	335
	336
	337
	338
	339
	340
	341
	342
	343
	344
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	346
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	349
	350
	351
	352
	353
63.1	354
	355
	356
	357
	358
61.1	359	xx
	360
59.1	361