Wiki-Quellcode von 072.4 - ZWB und Dankschreiben

Version 99.1 von Katharina Prummer am 2024/05/29 14:07

version	line-number	content
9.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
81.1	3	(% class="wikigeneratedid" id="HDerMenFCpunktZWBundDankschreibenimDCberblick:" %)
	4	Der Menüpunkt ZWB und Dankschreiben im Überblick:
58.1	5
12.1	6	{{toc/}}
9.1	7	)))
	8
62.1	9	(% class="box warningmessage" %)
	10	(((
	11	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	12	)))
	13
9.1	14	= Einrichtung Zuwendungsbestätigung (ZWB) Vorlagen und Dankschreiben Vorlagen =
	15
60.1	16	Nachdem man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] den Begriff ZWB eingegeben hat, stößt man auf die Ansicht, in der die Suchergebnisse zum Begriff ZWB aufgelistet sind.
	17	Je nach dem, welche Absicht man verfolgt, wählt man eines der folgenden beiden Verzeichnisse aus.
9.1	18
10.1	19	[[image:ZWB_Vorlage_0.png\|\|height="256" style="float:left" width="625"]]
9.1	20
10.1	21	(% style="margin-left:auto; width:857px" %)
	22	\|=Nummer\|=(% style="width: 758px;" %)Beschreibung
82.1	23	\|1\|(% style="width:758px" %)Dieses Verzeichnis führt zur Übersicht aller Zuwendungen. Hier kann man die Zuwendungsbestätigungen und/oder Dankschreiben erstellen.
	24	\|2\|(% style="width:758px" %)ZWB-Vorlagen und/oder Dankschreiben [[Vorlage erstellen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HErstellungeinerneuenZWB-und2FoderDankvorlage]] werden hier erstellt.
10.1	25
9.1	26	== Übersicht ZWB- und Dankschreiben-Vorlagen ==
	27
84.1	28	Es werden Standard-Vorlagen ausgeliefert die Kopiert und angepasst werden können.
85.1	29	Eine Vorlagenkopie erkennt man an der Hakensetzung in der Spalte Standard.
24.1	30
10.2	31	[[image:ZWB_Vorlagenmenue_2.png\|\|height="405" style="float:left" width="689"]]
	32
	33	(% style="margin-left:auto; width:794px" %)
	34	\|=Nummer\|=(% style="width: 711px;" %)Beschreibung
16.1	35	\|1\|(% style="width:711px" %)Über die Menüleiste [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_1.png\|\|height="30" width="267"]] kann man die Suchfilter festlegen, welche Vorlagentypen angezeigt werden sollen.
11.1	36	\|2\|(% style="width:711px" %)In welcher Art und Weise die Auswertung der Filterergebnisse erfolgen soll, nimmt man über die Menüoption [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_2.png\|\|height="30" width="352"]] vor.
10.2	37	\|3\|(% style="width:711px" %)(((
9.1	38	Alle gefilterten aufgelisteten Vorlagen. Diese sind nach verschiedenen zusätzlichen Parametern aufgelistet.
	39	)))
11.1	40	\|4\|(% style="width:711px" %)Über das [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="26" width="25"]] -Icon kann man eine neue ZWB-Vorlage erstellen. Mit einem Klick auf [[image:ZWB_Vorlage_Punkt_3.png\|\|height="27" width="26"]] wird man zu einem Editor weiter geleitet. Dieser Editor ermöglicht auch die Verwendung von Seriendruckfeldern.
9.1	41
28.1	42	== Erstellung einer neuen ZWB- und/oder Dankvorlage ==
22.1	43
60.1	44	Trägt man in der Schnellsuche den Begriff ZWB ein und wählt anschließend das gefundene Suchergebnis ZWB-Vorlagen aus, gelangt man zur Bearbeitungsmaske einer ZWB oder Dankvorlage.
56.1	45	Rechts unten befindet sich das +Icon zur Neuanlage.
34.1	46
13.1	47	[[image:ZWB_Vorlage_2.png\|\|height="285" style="float:left" width="680"]]
9.1	48
13.1	49	(% style="margin-left:auto; width:800px" %)
	50	\|=(% style="width: 79px;" %)Nummer\|=(% style="width: 718px;" %)Beschreibung
52.1	51	\|(% style="width:79px" %)1\|(% style="width:718px" %)Hierüber legt man den [[Vorlagentyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]] fest.
33.1	52	\|(% style="width:79px" %)2\|(% style="width:718px" %)Hier gibt man eine treffende Bezeichnung der Vorlage ein.
	53	\|(% style="width:79px" %)3\|(% style="width:718px" %)Optional eine Kategorie der ZWB, damit es bei vielen Vorlagen Kategorisiert ist um schneller die richtige Vorlage zu finden.
	54	\|(% style="width:79px" %)4\|(% style="width:718px" %)Ist das Modul Stiftungen , kann man hier noch die Stiftung zuordnen.
	55	\|(% style="width:79px" %)5\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl, ob man ein Dankschreiben als bspw. zweite Seite nach der ZWB enthalten ist.
13.1	56	\|(% style="width:79px" %)6\|(% style="width:718px" %)Die Auswahl des Mediums: Brief, Email, beides, nichts.
	57
28.1	58	== Seriendruckfelder für ZWB´s und Dankschreiben ==
22.1	59
60.1	60	Hier befindet sich eine Übersichtsliste, wie die Seriendruckfelder ausgegeben werden. Es gibt unterschiedliche Felder pro Vorlagentyp.
13.1	61
16.1	62
	63
19.1	64
	65
	66
26.1	67	= Übersicht Zuwendungsbestätigung und Dankschreiben =
13.1	68
88.1	69	[[image:ZWB_Dankschreiben_02_2024.png\|\|height="582" style="float:left" width="978"]]
	70
	71	(% style="margin-left:auto; width:505px" %)
	72	\|=(% style="width: 68px;" %)Nummer\|=(% style="width: 427px;" %)Beschreibung
89.1	73	\|(% style="width:68px" %)1\|(% style="width:427px" %)Mit dem Play-Icon werden alle Zuwendungen zudem eine ZWB erstellt werden kann angezeigt.
	74	\|(% style="width:68px" %)2\|(% style="width:427px" %)Hierüber filtert man nach dem [[Vorlagentyp>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/#HErlE4uterungVorlagentypen]].
	75	\|(% style="width:68px" %)3\|(% style="width:427px" %)Weitere Filterkriterien für die Zuwendungen.
94.1	76	\|(% style="width:68px" %)4\|(% style="width:427px" %)Hier wählt man über Dropdown die Stiftung aus, sofern man mit diesen Arbeitet.
89.1	77	\|(% style="width:68px" %)5\|(% style="width:427px" %)Eine Auflistung der Zuwendungen, nach Spalteninformationen aufgeschlüsselt.
	78	\|(% style="width:68px" %)6\|(% style="width:427px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, zu der eine ZWB/Dankschreiben erstellt werden soll.
	79	\|(% style="width:68px" %)7\|(% style="width:427px" %)Die Summe aller aufgelisteten Zuwendungen.
	80	\|(% style="width:68px" %)8\|(% style="width:427px" %)(((
	81	Aktionen ZWB per E-Mail oder Brief verschicken/versenden ist hierüber möglich.
88.1	82
89.1	83	Das System prüft nun beim Versenden, ob das Medium (E-Mail/Brief) der Zuwendungen mit dem Versandweg übereinstimmt. Stimmen Zuwendungen nicht überein, werden sie automatisch gefiltert und es erfolgt eine Meldung.
	84	)))
91.1	85	\|(% style="width:68px" %)9\|(% style="width:427px" %)Hierüber kann man ausgewählte Zuwendungen [[zurückstellen/parken>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HParkenvonZuwendungenfFCrZWB]], sodass sie nicht jedes Mal angezeigt werden.
88.1	86
	87
	88
	89
	90
	91
	92
	93
	94
	95
	96
	97
	98
89.1	99	(% class="box infomessage" %)
	100	(((
	101	Möchte man bei der Erstellung einer ZWB die Zuwendungen filtern, ist nicht immer sofort ersichtlich, welche Zuwendungen bereits ausgewählt sind.
	102	Daher wird die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen oben rechts unter Anzahl angezeigt.
	103	Klickt man auf die Aktion erscheint ein Fenster. Dieses zeigt die Anzahl der ausgewählten Zuwendungen.
96.1	104	Im Hintergrund werden zusätzlich alle ausgewählten Zuwendungen angezeig
89.1	105	)))
88.1	106
	107
38.1	108	== Wann kann eine ZWB erstellt werden? ==
	109
60.1	110	Eine ZWB kann nur unter folgenden Voraussetzungen generiert werden:
38.1	111
60.1	112	* Die Zuwendung steht auf Status erhalten
	113	* Der Zuwender hat eine Adresse
	114	* Abhängig vom Medium muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
38.1	115	* Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
	116
70.1	117	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt.
	118	Wenn es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, dann werden diese Zuwendungen ausgefiltertund auch nicht in der Liste angezeigt.
	119	Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Dreieck rechts oben angezeigt.
	120	Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
	121
51.1	122	(% class="box infomessage" %)
	123	(((
	124	Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
67.1	125	\\Wird eine ZWB erstellt, wird automatisch eine Aktivität erzeugt. Ab sofort kann man die Checkbox nicht mehr bearbeiten und die Aktivität auch nicht löschen.
72.1	126	Selbiges gilt für den Anhang (Zuwendung) der Aktivität vom Typ E-Mail.
51.1	127	)))
38.1	128
13.2	129
39.1	130	== ZWB/Dankschreiben erstellen ==
9.1	131
21.1	132	(% class="box infomessage" %)
	133	(((
18.1	134	Hinweis: Eine ZWB kann nur unter folgende Voraussetzungen generiert werden:
	135	- Die Zuwendung steht auf Status "erhalten"
	136	- Zuwender hat eine Adresse
	137	- Abhängig vom Medium, muss eine E-Mail-Adresse beim Zuwender vorhanden sein
	138	- Wenn Arbeit mit Stiftungen, dann können nur ZWB´s pro Stiftung erstellt werden
21.1	139	\\Sind die Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt beim Versenden eine Meldung.
86.1	140	Ein ZWB/Dankschreiben man über zwei verschiedene Wege versenden.
	141	Und zwar per:
	142
	143	* [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperE-Mail]]
87.1	144	* [[Brief>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/Navigationsmen%C3%BC/#HVersandperBrief]]
21.1	145	)))
18.1	146
38.1	147	1. Im Navigationsmenü "Zuwendungen" auswählen. Anschließend den Menüpunkt "ZWB und Dankschreiben" auswählen.
	148	1. Filterkriterien im Übersichtsmenü der einstellen, bis mindestens ein Ergebnis unter Anzeigen steht.
9.1	149
21.1	150	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	151	* Die Ergebnisanzahl unter Button Anzeigen wird angezeigt.
9.1	152
21.1	153	(% start="2" %)
38.1	154	1. Play-Button bei Anzeigen anklicken.
9.1	155
21.1	156	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	157	* Die Zuwendungen enstprechen den Filterkrieterien werden angezeigt.
	158	* Das Dropdown Menü zu Aktion wird verfügbar (links unten)
9.1	159
21.1	160	(% start="3" %)
9.1	161	1. Dropdown Pfeil von Aktion anklicken
	162
21.1	163	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	164	* Die verschiedenen Aktionen werden angezeigt.
	165
21.1	166	(% start="4" %)
9.1	167	1. Gewünschte Aktion auswählen
	168
21.1	169	(% style="list-style-type:circle" %)
38.1	170	* Die Eingabemaske Serien-E-Mail oder Serien-Brief wird angezeigt.
9.1	171
21.1	172	(% start="5" %)
9.1	173	1. Eingaben machen
38.1	174	1. Auf Button Senden/Drucken klicken
9.1	175
22.1	176	(% style="list-style-type:circle" %)
9.1	177	* Das ZWB/Dankschreiben wird per E-Mail/Brief versandt.
21.1	178
80.1	179	=== Versand per E-Mail ===
75.1	180
	181	[[image:ZWB_Aktion_Einzelbestaetigung.png\|\|height="497" style="float:left" width="826"]]
	182
	183	(% style="width:824px" %)
	184	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
	185	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	186	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	187	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte E-Mail-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	188	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte ZWB-Vorlage aus. Diese werden unter der ZWB Vorlage eingerichtet.
	189	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man einen Absender aus.
	190	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff der E-Mail (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	191	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	192	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	193	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	194	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
	195
77.1	196	=== Versand per Brief ===
75.1	197
76.1	198	(% class="box infomessage" %)
	199	(((
	200	Tipp für Versand per Brief:
	201	Sollen mehr als 50 ZWBs oder Dankschreiben ausgedruckt werden, kann man diese Anzahl in Blöcke unterteilen. Den Umfang an Drucken, den jeder dieser Blöcke haben kann, kann man vorab festlegen. Die Aufteilung in Blöcke ist sinnvoll, um beispielsweise den Aufwand zu reduzieren, wenn ein Druckvorgang abbrechen sollte. Man setzt das Drucken dann bei der Wiederaufnahme einfach beim nächsten Block nochmal fort.
	202	)))
	203
92.1	204	[[image:ZWB_Brief_Versand.png\|\|height="437" width="825"]]
75.1	205
	206	(% style="width:824px" %)
	207	\|=(% style="width: 81px;" %)Nummer\|=(% style="width: 742px;" %)Beschreibung
92.1	208	\|(% style="width:81px" %)0\|(% style="width:742px" %)Mit diesen Reitern kann man zwischen Einstellungen und Vorschau-Optionen wechseln.
	209	\|(% style="width:81px" %)1\|(% style="width:742px" %)Ist das Modul Stiftungen erworben, kann man hier noch die Stiftung zuordnen. Es werden dann unterhalb nur die Vorlagen ohne Stiftung und die dieser Stiftung zugewiesen sind angezeigt.
	210	\|(% style="width:81px" %)2\|(% style="width:742px" %)Hierüber wählt man eine erstellte Brief-Vorlage aus. Diese werden unter den Dokumentvorlagen eingerichtet.
	211	\|(% style="width:81px" %)3\|(% style="width:742px" %)Einen Betreff des Briefs (Pflichtfeld) gibt man hier ein.
	212	\|(% style="width:81px" %)4\|(% style="width:742px" %)Es wird immer eine Aktivität erzeugt. Bei jedem Zuwender wird eine Aktivität mit der ZWB als PDF erzeugt.
	213	\|(% style="width:81px" %)5\|(% style="width:742px" %)Hierüber legt man fest, wann das Datum der Wiedervorlage dieser Einzelbestätigung sein soll und ob die Aktivität auf erledigt gesetzt werden soll.
	214	\|(% style="width:81px" %)6\|(% style="width:742px" %)Das Ausrufezeichen-Icon wird anklickbar und informiert darüber, dass die Aktivität mit Anhang der ZWB für jeden Zuwender erzeugt wird.
	215	\|(% style="width:81px" %)7\|(% style="width:742px" %)Hier gibt man, in wie vielen Blöcken die ZWB ausgegeben wird.
	216	\|(% style="width:81px" %)8\|(% style="width:742px" %)Angaben über Ausgabeinformationen sowie Fehler werden hier angezeigt.
	217	\|(% style="width:81px" %)9\|(% style="width:742px" %)Das Icon, mit dem man Einzelbestätigungen versenden kann.
75.1	218
42.1	219	== ZWB/Dankschreiben zurücksetzen ==
39.1	220
60.1	221	Um eine ZWB oder ein Dankschreiben neu zu erstellen, da bspw. ein Fehler vorliegt oder der Zuwender seine ZWB verloren hat, kann man wie folgt vorgehen:
	222	Entweder öffnet man die Zuwendung aus dem Desktop des Kontaktes (Zuwenders) oder man öffnet die Zuwendung aus der Übersicht aller Zuwendungen.
39.1	223
51.1	224	(% class="box infomessage" %)
	225	(((
	226	Achtung: Die erstellte Aktivität wird aus Revisionssicherheitsgründen nicht gelöscht.
	227	)))
42.1	228
57.1	229	1. Gewünschte Zuwendung öffnen
39.1	230
51.1	231	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	232	* Die Eingabemaske zur Zuwendungsbearbeitung wird angezeigt.
	233
	234	(% start="2" %)
	235	1. Auf Button Zurücksetzen bei ZWB oder Dankschreiben klicken
	236
51.1	237	(% style="list-style-type:circle" %)
39.1	238	* Die ZWB oder Dankschreiben wird zurückgesetzt.
57.1	239	* Im Fenster direkt wird es möglich eine neue ZWB oder ein neues Dankschreiben zu erstellen.
39.1	240
50.1	241	== Parken von Zuwendungen für ZWB ==
39.1	242
99.1	243	Möchte man für bestimmte Zuwnedungen noch keine ZWB erstellen so können diese "geparkt" werden.
	244
90.1	245	[[image:ZWB_Dankschreiben_Auswahl_Button_02_2024.png\|\|alt="ZWB_parken.png" height="520" width="870"]]
47.1	246
90.1	247	(% style="width:872px" %)
	248	\|=(% style="width: 72px;" %)Nummer\|=(% style="width: 795px;" %)Beschreibung
97.1	249	\|(% style="width:72px" %)1\|(% style="width:795px" %)Indem man Häkchen in der Checkbox setzt, wird die jeweilige Zuwendung ausgewählt, die geparkt werden soll.
90.1	250	\|(% style="width:72px" %)2\|(% style="width:795px" %)Je nach dem, ob man ausgewählte Zuwendungen zurückstellen oder deren Rückstellung wieder entfernen möchte, ändert sich der Button im Bildschirm unten rechts. Auch hier gilt: möchte man nicht alle zurückstellen oder deren Rückstellung entfernen, muss man die Zuwendungen gemäß Ziffer 1 vorher auswählen.
47.1	251
	252
	253
	254
93.1	255	== Was tun, wenn plötzlich beim Parken oder in der ZWB ein !-Symbol erscheint? ==
47.1	256
	257
69.1	258	Ein !-Button blinkt, wenn...
	259
	260	* Zuwendungen automatisch zurückgestellt sind
	261	* keine ZWB erstellbar ist
	262
	263	Vorgehen in diesem Fall:
	264	1) Auf den !-Button klicken
	265	Daraufhin erscheint die Meldung: "Gib alle Zuwendungen, deren ZAHLSTATUS nicht enthalten ist, nun einen zusätzlichen Selektor."
	266	2) Auf Zuwendungen und dann auf Inaktive Kontakte integriert klicken
	267	Mittels Klick auf das ! werden die inaktiven Kontakte angezeigt.
	268
	269
63.1	270	== Wie erkennt man geparkte Zuwendungen? ==
61.1	271
	272
63.1	273	== Wie sehe ich aussortiere Zuwendungen deren Spender inaktiv ist? ==
61.1	274
64.1	275	Vor der Erstellung der ZWBs wird nun überprüft, ob es inaktive Spender gibt. Falls es inaktive Spender gibt, für die ein ZWB/Dankbrief erstellt werden könnte, werden diese Zuwendungen ausgefiltert und auch nicht in der Liste angezeigt. Die Anzahl der ausgefilterten Zuwendungen werden in einem blinkenden Warndreieck rechts oben angezeigt. Durch einen Klick darauf erscheint eine Liste, die Aufschluss darüber gibt, um welche Zuwendungen mit inaktiven Spendern es sich handelt.
61.1	276
	277
59.1	278