072.7 - Import Zuwendungen
Der Menüpunkt Import im Überblick:
Import Möglichkeiten
Es gibt zwei Varianten, wie Zuwendungen via einem Import ins System gelangen können: entweder via Excel oder Online Import über Twingle.
Import Zuwendungen via Excel
Zuwendungen via Excel importieren
Auf Pfeile neben Modul Import klicken
Das Fenster von Schritt 4 und 5 im Überblick: Auswahl, was man aus welcher Datei schließlich importieren möchte.
- Die Menüpunkte vom Modul Import werden sichtbar.
- Menüpunkt Excel-Import auswählen
- Ein Fenster zur Auswahl des Importes wird geöffnet.
- Auf das + Icon klicken
- Das Suchfenster Neuer Excel-Import wird geöffnet.
- Bei den Auswahloptionen die Option Zuwendungen auswählen
- In der Zeile Suchzeile auf Durchsuchen klicken
- Die Ordner des Explorers werden angezeigt.
- Gewünschte Datei auswählen
- Der Excel-Import der ausgewählten Imports wird ausgeführt.
Optionen nach dem Excel-Import der Zuwendungen
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Start-Button startet man den Excel-Import. |
| 2 | Sobald der Import erfolgt ist, wird ein Protokoll erstellt welches man einsehen kann. In diesem wird mit Startzeitpunkten und Dauer jeder einzelne Schritt aufgeführt, den das System bei der Prüfung durchgegangen ist. Links unten kann man auch durch Häkchen setzen festlegen, ob man sich Informationen, Fehler oder Warnungen anzeigen lassen will oder ob eine Filterzeile vorhanden sein soll. |
| 3 | Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch separat vor dem Start des Imports getätigt werden. Die Erkennung der Dubletten führt man über diesen Button aus. Bei einer Dublettenprüfung wird überprüft, ob bereits etwas importiert ist, das aber schon im System drin ist. Um diese möglicherweise unnötige Dopplung zu vermeiden, empfiehlt sich die Dublettenprüfung. Findet das System bei der Prüfung eine Dublette, informiert eine Meldung darüber, dass eine oder mehrere Dubletten vorlagen und hebt diese im System gelb hervor. Z.B bei Organisationen und Haushalten wird die Bezeichnung geprüft und bei Personen Vor- und Nachname |
| 4 | Hier erhält man Zugriff auf weitere Optionen. Man kann ein bestimmtes Tabellenblatt auswählen, die Zeile für die Überschriften festlegen und die Startzeile für den Import bestimmen. Zudem kann man in den Optionen festlegen, ob die 1904-Datumswerte verwendet werden sollen. Bei den 1904 Datumswerten muss die Option genauso gesetzt sein wie Option des Excelblattes. |
| 5 | Hierüber gelangt man zu den Feldzuordnungen. Hier bestimmt man, welche Tabellen aus der eigenen Excel-Datei den Spalten aus der Ansicht entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. Bevor die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man mindestens einmal den Import der Zuwendungen abgespeichert haben. |
| 6 | Über diesen Menüpunkt kann man noch die Zusatzfelder auswählen, die man hinzufügen möchte. Zusatzfelder findet man via Schnellsuche. |
| 7 | Mittels der Prüfung testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Mittels dem Button Prüfung starten kann man nun die Prüfung durchführen lassen. Über den Button Protokoll kann man sich das Protokoll der Prüfung anzeigen lassen. |
| 8 | Über Dokumentation kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen |
Online Import via Twingle
Der Online Import via Twingle ist ein Zusatzmodul und kann zusätzlich zu dem Modul Zuwendungen erworben werden.
Zur Übersicht des Online Imports von Twingle gelangt man, indem man beim Modul Zuwendungen auf der linken Seite den Menüpunkt Online Import auswählt.
Anschließend springt das System direkt zur nachfolgenden Grafik. Voraussetzung hierfür ist, dass man einen Account bei Twingle besitzt.
Nach der Synchronisierung (Siehe nachfolgende Übersicht Ziffer 9) werden alle Zuwendungen, die über die angegeben Accounts liefen, im Modul Zuwendungen einsehbar.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Über den Button Abrufen aktualisiert man die untenstehenden Suchergebnisse. |
| 1 | Der Zeitraum, in dem nach Zuwendungen gesucht wird. Nach dem Betätigen des Abrufen-Buttons werden alle Zuwendungen des eben diesem angegebenen Zeitraums angezeigt. |
| 2 | Der Statusbericht über die Ergebnisse nach dem Betätigen des Abrufens. |
| 3 | Weitere Filtereinstellungen wie beispielsweise sich auch ignorierte oder importierte Zuwendungen (nicht) anzeigen zu lassen, befinden sich hier. Setzt man das entsprechende Häkchen, wird eben jenes Filterkriterium beim der Anzeige der Zuwendungen berücksichtigt. |
| 4 | Die verschiedenen Spalten, die beschreiben, welche Informationen über eine Zuwendung dargestellt werden können. |
| 5 | Hier befindet sich eine Filterzeile, mit der man nach Begriffen weiter filtern kann. |
| 6 | Die aufgelisteten Zuwendungen. Per Doppelklick auf eine dieser Zuwendungen wird die Bearbeitungsmaske der jeweiligen Zuwendung geöffnet. |
| 7 | Die Wertsumme, die sich aus allen Zuwendungen ergibt, die in dem Zeitraum betrachtet werden. |
| 8 | Über den Button Importieren nimmt man die Imports vor. |
| 9 | Bei den Einstellungen gibt man unter anderem den Zugangsschlüssel von Twingle an. Weitere Informationen unterhalb. |
Bearbeiten einer Zuwendung von Twingle
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier befinden sich die Kontaktangaben. Neben dem Namen und dem Geburtsdatum, kann man hier via Dropdown auch aus hinterlegten Titeln wählen und weiter unten die Anschrift eintragen. |
| 2 | Die Allgemeinen Angaben geben Auskunft über Betrag, Gebühr, die Gebühr über Paypal sowie das Datum. Zudem kann man hier unter anderem Angaben zur Organisation, zum Werbecode, zur Zahlweise und Zweckbindung machen. |
| 3 | Die blauen Pfeile weisen daraufhin, welche Daten aus Twingle in welche Felder des Non Profit Managers eingefügt werden. |
| 4 | Die Informationen zur Bankverbindung trägt man hier ein. Außerdem legt man hier via Anklicken fest, ob es sich um eine Dauerspende handelt, ein Newsletter oder eine Postmail herausgehen soll. Im Kommentarfeld kann man weitere Beschreibungen zur Onlinespende machen. |
| 5 | Je nach hinterlegten Daten und bereits bestehenden Verbindungen kann hier ein Name beim Vorgeschlagenen Kontakt mit auftauchen. |
Einstellung Twingle
Zur Einstellung gelangt man indem man im Modul Zuwendungen den Menüpunkt Online Import auswählt. Rechts unten befindet sich der Button "Zahnrad".
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber bestimmt man die Online Spenden API, also den Anbieter, worüber die Spenden eingetragen und verzeichnet werden. |
| 2 | Den Zugangsschlüssel erhält man von Twingle. Dieser wird benötigt, damit die Daten in abgefragt werden können und anschließend in das b4-System importiert werden können. |
| 3 | Setzt man an diese Stelle ein Häkchen, so können beispielsweise Danksagungen von Twingle verschickt werden. |
| 4 | Möchte man, dass die Kontakte nach jedem Vorgang stets aktualisiert werden, setzt man an diese Stelle ein Häkchen. |
| 5 | Über den Button Mapping gelangt man zum Fenster des Mapping. |
| 6 | Im Mapping legt man unter anderem die Anordnung und Auflistung fest, welche einzelnen Elemente in der Ansicht angezeigt werden. In diesem Beispiel die Organisation und die Stiftung. |
| 7 | Hierüber wählt man die Anordnungen, die dann im Mapping aus Ziffer 6 angezeigt werden. |
| 8 | Möchte man neue Punkte zum Mapping hinzufügen, klickt man auf das + Icon. |