Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 104.3 von Marco Bauer am 2023/05/30 13:56

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
74.1	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
54.1	14	\\Darüber hinaus hilft das System aber auch bei der Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen.
	15	Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
	16	Ein solch doppelter Kontakt wird Dublette genannt. Das Kontaktmanagement unterstützt durch seine Funktionalität, dass es erst gar nicht mehr
	17	zu diesem "doppelten Aufwand" kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
17.2	18
	19
27.2	20	= Wo findet man was? =
	21
44.1	22	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:\|\|queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
27.2	23
65.1	24	[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png\|\|height="406" width="877"]]
27.2	25
27.4	26
56.3	27
27.5	28	\|=(% style="width: 144px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28.1	29	\|(% style="width:144px" %)1\|(% style="width:1013px" %)Die Sidebar. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
68.2	30	Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
45.1	31	\|(% style="width:144px" %)2\|(% style="width:1013px" %)Das +. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
46.1	32	\|(% style="width:144px" %)3\|(% style="width:1013px" %)Das Suchfeld. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28.1	33	\|(% style="width:144px" %)4\|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den Einstellungen. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
62.1	34	(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
66.1	35	\|(% style="width:144px" %)5\|(% style="width:1013px" %)Mittels des Hilfesymbol gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
28.1	36	\|(% style="width:144px" %)6\|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich abmelden.
56.3	37	\|(% style="width:144px" %)7\|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
58.2	38	Man kann hier unter anderem Beziehungen zwischen Kontakten hinzufügen (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
27.4	39
30.1	40	= Über Kontakte (Grundlegendes) =
27.4	41
28.2	42
	43
104.1	44	== Kontaktbereiche ==
17.2	45
104.1	46	\|=Icon & Kontaktbereiche\|=Kontakttypen\|=Beschreibung
104.2	47	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	48	Organisationsadresse
	49
	50	Ansprechpartner
	51	)))\|(((
21.1	52	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	53	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	54
21.1	55	* Gewerblicher Betrieb
	56	* Verein
	57	* Stiftung
	58	)))
104.2	59	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|(((
	60	Personenadresse
	61
	62	Ansprechpartner
	63	)))\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	64	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	65	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
104.2	66	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|(((
	67	Haushaltsadresse
	68
	69	Haushaltsmitglied
	70	)))\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
21.1	71	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	72	* Familie
	73	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	74	)))
17.2	75
29.1	76	== Kontakte anlegen ==
	77
32.2	78	1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
29.1	79
32.2	80	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	81	* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
29.1	82
32.2	83	(% start="2" %)
	84	1. Auf <Kontakt> klicken
	85
	86	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	87	* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
32.2	88
	89	(% start="3" %)
	90	1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
	91
	92	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	93	* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
32.2	94
54.2	95	=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
49.2	96
54.2	97	Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
	98	Tipp: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
54.3	99	\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
49.2	100
54.2	101	\|=Information\|=Kontakt\|=Organisation\|=Haushalt
55.1	102	\|Name\|ja\|ja\|ja
	103	\|Anschrift\|ja\|ja\|ja
	104	\|Geburtsdatum\|ja\|nein\|nein
	105	\|Briefansprache\|ja\|ja\|ja
	106	\|Telefon\|ja\|ja\|ja
	107	\|E-Mail\|ja\|ja\|ja
	108	\|Web\|nein\|ja\|nein
49.2	109
32.4	110	== Kontakte suchen ==
32.2	111
32.4	112	1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
72.1	113	1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
32.2	114
32.4	115	(% style="list-style-type:circle" %)
	116	* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
29.1	117
32.4	118	(% start="3" %)
72.1	119	1. Den gesuchten Kontakt auswählen
29.1	120
70.1	121	(% style="float:right" %)
	122	[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png\|\|height="323" width="332"]]
	123
59.2	124	= Konfiguration des Dashboards =
32.4	125
46.2	126	Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
47.1	127	Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
46.2	128	Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
	129
67.1	130	* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
47.4	131	* E-Mail-Signatur
47.1	132	* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
46.2	133
62.2	134	== Dashboard konfigurieren ==
46.2	135
68.3	136	1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
72.1	137	1. Die Option <Einstellungen> auswählen
32.4	138
32.5	139	(% style="list-style-type:circle" %)
	140	* Die Einstellungen werden geöffnet.
29.1	141
32.5	142	(% start="3" %)
72.1	143	1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
29.1	144
101.2	145	=== Spaltenlayout ändern ===
101.1	146
102.1	147	(% style="float:right" %)
103.1	148	[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png\|\|height="204" width="228"]]
102.1	149
101.2	150	1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
	151	1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
101.1	152
101.2	153	(% style="list-style-type:circle" %)
	154	* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
	155
	156	(% start="3" %)
	157	1. Option <Spaltenlayout> auswählen
	158
	159	(% style="list-style-type:circle" %)
	160	* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
	161
	162	(% start="4" %)
	163	1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
	164
	165	(% style="list-style-type:circle" %)
	166	* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
	167
56.2	168	== Beziehungen zwischen Kontakten ==
1.1	169
55.2	170	Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
	171	Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
58.1	172	Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
1.1	173
56.2	174	=== Beziehungen hinzufügen ===
1.1	175
59.1	176	(% style="float:right" %)
70.1	177	[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png\|\|height="118" width="457"]]
59.1	178
57.1	179	1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
56.2	180
57.1	181	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	182	* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
56.2	183
57.1	184	(% start="2" %)
72.1	185	1. Den gewünschten Kontakt anklicken
	186	1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
	187	1. Das + Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
56.4	188
57.1	189	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	190	* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
56.4	191
57.1	192	(% start="5" %)
72.1	193	1. Das Eingabeformular ausfüllen
	194	1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
56.4	195
57.1	196	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	197	* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
56.4	198
75.1	199	= Import der Kontakte =
	200
2.1	201	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	202
77.2	203	??
	204
75.1	205	== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
	206
	207	=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
	208
78.1	209	Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
77.2	210
78.1	211	* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
	212	* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
	213
	214	Tipp: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
	215	Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
	216
	217	\|A\|B\|C\|D\|E\|F\|G\|H\|I\|J\|K\|L\|M\|N\|O
	218	\|Anrede\|Titel\|Vorname\|Nachname\|Land\|PLZ\|Ort\|Straße\|Nr.\|Telefon\|Mobiltelefon\|E-Mail\|Organisation\|Abteilung\|Position
	219
81.1	220	=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
	221
89.2	222	1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
84.1	223	1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
89.2	224	1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
	225	1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
81.1	226
82.1	227	(% class="wikigeneratedid" %)
	228	[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
	229
75.1	230	=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
	231
87.1	232	(% style="float:right" %)
	233	[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png\|\|height="231" width="264"]]
75.1	234
87.1	235	1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
	236	1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
77.2	237
87.1	238	(% style="list-style-type:circle" %)
	239	* Die Kontakte werden angezeigt.
75.1	240
87.1	241	(% start="3" %)
	242	1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
	243	1. Auf <Kontakte importieren> klicken
1.1	244
87.1	245	(% style="list-style-type:circle" %)
	246	* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
1.1	247
87.1	248	(% start="5" %)
	249	1. Die Option CSV Datei auswählen
1.1	250
87.1	251	(% style="list-style-type:circle" %)
	252	* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
1.1	253
87.1	254	(% start="6" %)
	255	1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
	256	1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
1.1	257
85.1	258	(% style="float:right" %)
87.1	259	[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png\|\|height="120" width="265"]]
85.1	260
87.1	261	(% style="list-style-type:circle" %)
	262	* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
	263	* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
	264	* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
85.1	265
88.1	266	==== Personenadresse aus Import erstellen ====
85.1	267
92.1	268	1. Die CSV Datei öffnen
	269	1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
	270	1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
85.1	271
92.1	272	(% style="list-style-type:circle" %)
	273	* Die Personenadresse wird erstellt.
	274
97.1	275	(% style="float:right" %)
	276	[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png\|\|height="134" width="376"]]
	277
88.1	278	==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
85.1	279
94.1	280	1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
91.3	281	(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
91.1	282	)))
99.1	283	1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
89.1	284	1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
	285	1. In die nächste Zeile springen
98.1	286	1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
89.1	287	1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
88.1	288
97.1	289	(% style="float:right" %)
	290	[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png\|\|height="113" width="373"]]
	291
89.1	292	(% style="list-style-type:circle" %)
	293	* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
	294	* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
	295	* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
88.1	296
100.1	297	Tipp: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
89.1	298	Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
88.1	299
	300
	301
89.1	302
	303
3.1	304	Anforderungskriterien
1.1	305
3.1	306	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	307	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	308	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	309
	310	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	311
	312	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	313
	314	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	315
4.1	316	(% class="wikigeneratedid" %)
	317	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	318
8.1	319	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	320
8.1	321	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	322
	323	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	324
	325	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	326	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	327	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	328
10.1	329	Beispieldatei
3.1	330
15.1	331	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.