Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 105.3 von Marco Bauer am 2023/05/30 15:58

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
74.1	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
54.1	14	\\Darüber hinaus hilft das System aber auch bei der Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen.
	15	Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
	16	Ein solch doppelter Kontakt wird Dublette genannt. Das Kontaktmanagement unterstützt durch seine Funktionalität, dass es erst gar nicht mehr
	17	zu diesem "doppelten Aufwand" kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
17.2	18
	19
27.2	20	= Wo findet man was? =
	21
44.1	22	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:\|\|queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
27.2	23
65.1	24	[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png\|\|height="406" width="877"]]
27.2	25
27.4	26
56.3	27
27.5	28	\|=(% style="width: 144px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28.1	29	\|(% style="width:144px" %)1\|(% style="width:1013px" %)Die Sidebar. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
68.2	30	Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
45.1	31	\|(% style="width:144px" %)2\|(% style="width:1013px" %)Das +. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
46.1	32	\|(% style="width:144px" %)3\|(% style="width:1013px" %)Das Suchfeld. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28.1	33	\|(% style="width:144px" %)4\|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den Einstellungen. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
62.1	34	(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
66.1	35	\|(% style="width:144px" %)5\|(% style="width:1013px" %)Mittels des Hilfesymbol gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
28.1	36	\|(% style="width:144px" %)6\|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich abmelden.
56.3	37	\|(% style="width:144px" %)7\|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
58.2	38	Man kann hier unter anderem Beziehungen zwischen Kontakten hinzufügen (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
27.4	39
30.1	40	= Über Kontakte (Grundlegendes) =
27.4	41
104.1	42	== Kontaktbereiche ==
17.2	43
104.1	44	\|=Icon & Kontaktbereiche\|=Kontakttypen\|=Beschreibung
104.2	45	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	46	Organisationsadresse
	47
	48	Ansprechpartner
	49	)))\|(((
21.1	50	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	51	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	52
21.1	53	* Gewerblicher Betrieb
	54	* Verein
	55	* Stiftung
	56	)))
104.2	57	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|(((
	58	Personenadresse
	59
	60	Ansprechpartner
	61	)))\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	62	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	63	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
104.2	64	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|(((
	65	Haushaltsadresse
	66
	67	Haushaltsmitglied
	68	)))\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
21.1	69	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	70	* Familie
	71	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	72	)))
17.2	73
105.2	74	=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
104.4	75
105.2	76	Alfred Analog ist eine Person (Person in der Mitte).
	77	Als Person hat Alfred Analog eine Person-Adresse (Alles rund um Alfred als Person) und gleichzeitig ist er Ansprechpartner für andere Kontakte und Organisationen.
	78	Die Position Ansprechpartner meint, auf welchen Kommunikationskanälen man eine Person ansprechen kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
	79	Auch Jasmin Jetzt aus der Organisation kann ein Ansprechpartner sein (Person auf der linken Seite).
	80	Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager Ansprechpartner zueinander sein.
104.4	81
	82	[[image:Kontakt_Bereich_und_Typen_erklaert.png\|\|height="479" width="952"]]
	83
	84	??
	85
29.1	86	== Kontakte anlegen ==
	87
32.2	88	1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
29.1	89
32.2	90	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	91	* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
29.1	92
32.2	93	(% start="2" %)
	94	1. Auf <Kontakt> klicken
	95
	96	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	97	* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
32.2	98
	99	(% start="3" %)
	100	1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
	101
	102	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	103	* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
32.2	104
54.2	105	=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
49.2	106
54.2	107	Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
	108	Tipp: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
54.3	109	\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
49.2	110
54.2	111	\|=Information\|=Kontakt\|=Organisation\|=Haushalt
55.1	112	\|Name\|ja\|ja\|ja
	113	\|Anschrift\|ja\|ja\|ja
	114	\|Geburtsdatum\|ja\|nein\|nein
	115	\|Briefansprache\|ja\|ja\|ja
	116	\|Telefon\|ja\|ja\|ja
	117	\|E-Mail\|ja\|ja\|ja
	118	\|Web\|nein\|ja\|nein
49.2	119
32.4	120	== Kontakte suchen ==
32.2	121
32.4	122	1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
72.1	123	1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
32.2	124
32.4	125	(% style="list-style-type:circle" %)
	126	* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
29.1	127
32.4	128	(% start="3" %)
72.1	129	1. Den gesuchten Kontakt auswählen
29.1	130
70.1	131	(% style="float:right" %)
	132	[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png\|\|height="323" width="332"]]
	133
59.2	134	= Konfiguration des Dashboards =
32.4	135
46.2	136	Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
47.1	137	Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
46.2	138	Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
	139
67.1	140	* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
47.4	141	* E-Mail-Signatur
47.1	142	* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
46.2	143
62.2	144	== Dashboard konfigurieren ==
46.2	145
68.3	146	1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
72.1	147	1. Die Option <Einstellungen> auswählen
32.4	148
32.5	149	(% style="list-style-type:circle" %)
	150	* Die Einstellungen werden geöffnet.
29.1	151
32.5	152	(% start="3" %)
72.1	153	1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
29.1	154
101.2	155	=== Spaltenlayout ändern ===
101.1	156
102.1	157	(% style="float:right" %)
103.1	158	[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png\|\|height="204" width="228"]]
102.1	159
101.2	160	1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
	161	1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
101.1	162
101.2	163	(% style="list-style-type:circle" %)
	164	* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
	165
	166	(% start="3" %)
	167	1. Option <Spaltenlayout> auswählen
	168
	169	(% style="list-style-type:circle" %)
	170	* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
	171
	172	(% start="4" %)
	173	1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
	174
	175	(% style="list-style-type:circle" %)
	176	* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
	177
56.2	178	== Beziehungen zwischen Kontakten ==
1.1	179
55.2	180	Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
	181	Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
58.1	182	Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
1.1	183
56.2	184	=== Beziehungen hinzufügen ===
1.1	185
59.1	186	(% style="float:right" %)
70.1	187	[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png\|\|height="118" width="457"]]
59.1	188
57.1	189	1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
56.2	190
57.1	191	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	192	* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
56.2	193
57.1	194	(% start="2" %)
72.1	195	1. Den gewünschten Kontakt anklicken
	196	1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
	197	1. Das + Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
56.4	198
57.1	199	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	200	* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
56.4	201
57.1	202	(% start="5" %)
72.1	203	1. Das Eingabeformular ausfüllen
	204	1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
56.4	205
57.1	206	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	207	* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
56.4	208
75.1	209	= Import der Kontakte =
	210
2.1	211	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	212
77.2	213	??
	214
75.1	215	== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
	216
	217	=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
	218
78.1	219	Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
77.2	220
78.1	221	* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
	222	* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
	223
	224	Tipp: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
	225	Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
	226
	227	\|A\|B\|C\|D\|E\|F\|G\|H\|I\|J\|K\|L\|M\|N\|O
	228	\|Anrede\|Titel\|Vorname\|Nachname\|Land\|PLZ\|Ort\|Straße\|Nr.\|Telefon\|Mobiltelefon\|E-Mail\|Organisation\|Abteilung\|Position
	229
81.1	230	=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
	231
89.2	232	1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
84.1	233	1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
89.2	234	1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
	235	1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
81.1	236
82.1	237	(% class="wikigeneratedid" %)
	238	[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
	239
75.1	240	=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
	241
87.1	242	(% style="float:right" %)
	243	[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png\|\|height="231" width="264"]]
75.1	244
87.1	245	1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
	246	1. Auf <Kontakte> klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
77.2	247
87.1	248	(% style="list-style-type:circle" %)
	249	* Die Kontakte werden angezeigt.
75.1	250
87.1	251	(% start="3" %)
	252	1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
	253	1. Auf <Kontakte importieren> klicken
1.1	254
87.1	255	(% style="list-style-type:circle" %)
	256	* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
1.1	257
87.1	258	(% start="5" %)
	259	1. Die Option CSV Datei auswählen
1.1	260
87.1	261	(% style="list-style-type:circle" %)
	262	* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
1.1	263
87.1	264	(% start="6" %)
	265	1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
	266	1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
1.1	267
85.1	268	(% style="float:right" %)
87.1	269	[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png\|\|height="120" width="265"]]
85.1	270
87.1	271	(% style="list-style-type:circle" %)
	272	* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
	273	* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
	274	* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
85.1	275
88.1	276	==== Personenadresse aus Import erstellen ====
85.1	277
92.1	278	1. Die CSV Datei öffnen
	279	1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
	280	1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
85.1	281
92.1	282	(% style="list-style-type:circle" %)
	283	* Die Personenadresse wird erstellt.
	284
97.1	285	(% style="float:right" %)
	286	[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png\|\|height="134" width="376"]]
	287
88.1	288	==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
85.1	289
94.1	290	1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
91.3	291	(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
91.1	292	)))
99.1	293	1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
89.1	294	1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
	295	1. In die nächste Zeile springen
98.1	296	1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
89.1	297	1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
88.1	298
97.1	299	(% style="float:right" %)
	300	[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png\|\|height="113" width="373"]]
	301
89.1	302	(% style="list-style-type:circle" %)
	303	* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
	304	* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
	305	* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
88.1	306
100.1	307	Tipp: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
89.1	308	Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
88.1	309
	310
	311
89.1	312
	313
3.1	314	Anforderungskriterien
1.1	315
3.1	316	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	317	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	318	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	319
	320	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	321
	322	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	323
	324	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	325
4.1	326	(% class="wikigeneratedid" %)
	327	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	328
8.1	329	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	330
8.1	331	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	332
	333	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	334
	335	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	336	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	337	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	338
10.1	339	Beispieldatei
3.1	340
15.1	341	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.