Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 110.1 von Marco Bauer am 2023/06/01 12:24

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
74.1	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
54.1	14	\\Darüber hinaus hilft das System aber auch bei der Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen.
	15	Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
	16	Ein solch doppelter Kontakt wird Dublette genannt. Das Kontaktmanagement unterstützt durch seine Funktionalität, dass es erst gar nicht mehr
	17	zu diesem "doppelten Aufwand" kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
17.2	18
27.2	19	= Wo findet man was? =
	20
44.1	21	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:\|\|queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
27.2	22
65.1	23	[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png\|\|height="406" width="877"]]
27.2	24
27.5	25	\|=(% style="width: 144px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28.1	26	\|(% style="width:144px" %)1\|(% style="width:1013px" %)Die Sidebar. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
68.2	27	Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
45.1	28	\|(% style="width:144px" %)2\|(% style="width:1013px" %)Das +. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
46.1	29	\|(% style="width:144px" %)3\|(% style="width:1013px" %)Das Suchfeld. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28.1	30	\|(% style="width:144px" %)4\|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den Einstellungen. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
62.1	31	(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
66.1	32	\|(% style="width:144px" %)5\|(% style="width:1013px" %)Mittels des Hilfesymbol gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
28.1	33	\|(% style="width:144px" %)6\|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich abmelden.
56.3	34	\|(% style="width:144px" %)7\|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
58.2	35	Man kann hier unter anderem Beziehungen zwischen Kontakten hinzufügen (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
27.4	36
30.1	37	= Über Kontakte (Grundlegendes) =
27.4	38
104.1	39	== Kontaktbereiche ==
17.2	40
104.1	41	\|=Icon & Kontaktbereiche\|=Kontakttypen\|=Beschreibung
104.2	42	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	43	Organisationsadresse
	44
	45	Ansprechpartner
	46	)))\|(((
21.1	47	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	48	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	49
21.1	50	* Gewerblicher Betrieb
	51	* Verein
	52	* Stiftung
	53	)))
104.2	54	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|(((
	55	Personenadresse
	56
	57	Ansprechpartner
	58	)))\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	59	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	60	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
104.2	61	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|(((
	62	Haushaltsadresse
	63
	64	Haushaltsmitglied
	65	)))\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
21.1	66	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	67	* Familie
	68	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	69	)))
17.2	70
105.2	71	=== Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
104.4	72
105.2	73	Alfred Analog ist eine Person (Person in der Mitte).
	74	Als Person hat Alfred Analog eine Person-Adresse (Alles rund um Alfred als Person) und gleichzeitig ist er Ansprechpartner für andere Kontakte und Organisationen.
107.1	75	Die Position Ansprechpartner meint, auf welchen Kommunikationskanälen man eine Person ansprechen kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
105.2	76	Auch Jasmin Jetzt aus der Organisation kann ein Ansprechpartner sein (Person auf der linken Seite).
	77	Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager Ansprechpartner zueinander sein.
107.1	78	Das heißt: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
108.1	79	Gleichzeitig kann Alfred in einem Haushalt wohnen, also dort ein Haushaltsmitglied sein.
104.4	80
110.1	81	[[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png\|\|height="451" width="939"]]
104.4	82
	83	??
	84
29.1	85	== Kontakte anlegen ==
	86
109.1	87	1. Auf + neben der Suchleiste klicken
29.1	88
32.2	89	(% style="list-style-type:circle" %)
109.1	90	* Der Button Kontakt wird angezeigt.
29.1	91
32.2	92	(% start="2" %)
109.1	93	1. Auf Kontakt klicken
32.2	94
	95	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	96	* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
32.2	97
	98	(% start="3" %)
	99	1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
	100
	101	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	102	* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
32.2	103
54.2	104	=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
49.2	105
54.2	106	Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
	107	Tipp: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
54.3	108	\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
49.2	109
54.2	110	\|=Information\|=Kontakt\|=Organisation\|=Haushalt
55.1	111	\|Name\|ja\|ja\|ja
	112	\|Anschrift\|ja\|ja\|ja
	113	\|Geburtsdatum\|ja\|nein\|nein
	114	\|Briefansprache\|ja\|ja\|ja
	115	\|Telefon\|ja\|ja\|ja
	116	\|E-Mail\|ja\|ja\|ja
	117	\|Web\|nein\|ja\|nein
49.2	118
32.4	119	== Kontakte suchen ==
32.2	120
32.4	121	1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
72.1	122	1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
32.2	123
32.4	124	(% style="list-style-type:circle" %)
	125	* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
29.1	126
32.4	127	(% start="3" %)
72.1	128	1. Den gesuchten Kontakt auswählen
29.1	129
70.1	130	(% style="float:right" %)
	131	[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png\|\|height="323" width="332"]]
	132
59.2	133	= Konfiguration des Dashboards =
32.4	134
46.2	135	Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
47.1	136	Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
46.2	137	Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
	138
67.1	139	* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
47.4	140	* E-Mail-Signatur
47.1	141	* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
46.2	142
62.2	143	== Dashboard konfigurieren ==
46.2	144
68.3	145	1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
109.1	146	1. Die Option Einstellungen auswählen
32.4	147
32.5	148	(% style="list-style-type:circle" %)
	149	* Die Einstellungen werden geöffnet.
29.1	150
32.5	151	(% start="3" %)
72.1	152	1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
29.1	153
101.2	154	=== Spaltenlayout ändern ===
101.1	155
102.1	156	(% style="float:right" %)
103.1	157	[[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png\|\|height="204" width="228"]]
102.1	158
109.1	159	1. Im Dashboard auf Kontakte klicken
101.2	160	1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
101.1	161
101.2	162	(% style="list-style-type:circle" %)
	163	* Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
	164
	165	(% start="3" %)
109.1	166	1. Option Spaltenlayout auswählen
101.2	167
	168	(% style="list-style-type:circle" %)
	169	* Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
	170
	171	(% start="4" %)
	172	1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
	173
	174	(% style="list-style-type:circle" %)
	175	* Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
	176
56.2	177	== Beziehungen zwischen Kontakten ==
1.1	178
55.2	179	Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
	180	Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
58.1	181	Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
1.1	182
56.2	183	=== Beziehungen hinzufügen ===
1.1	184
59.1	185	(% style="float:right" %)
70.1	186	[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png\|\|height="118" width="457"]]
59.1	187
109.1	188	1. Im Dashboard auf Kontakte klicken
56.2	189
57.1	190	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	191	* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
56.2	192
57.1	193	(% start="2" %)
72.1	194	1. Den gewünschten Kontakt anklicken
109.1	195	1. Die Option Beziehungen auswählen
72.1	196	1. Das + Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
56.4	197
57.1	198	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	199	* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
56.4	200
57.1	201	(% start="5" %)
72.1	202	1. Das Eingabeformular ausfüllen
	203	1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
56.4	204
57.1	205	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	206	* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
56.4	207
75.1	208	= Import der Kontakte =
	209
2.1	210	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	211
77.2	212	??
	213
75.1	214	== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
	215
	216	=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
	217
78.1	218	Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
77.2	219
78.1	220	* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
	221	* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
	222
	223	Tipp: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
	224	Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
	225
	226	\|A\|B\|C\|D\|E\|F\|G\|H\|I\|J\|K\|L\|M\|N\|O
	227	\|Anrede\|Titel\|Vorname\|Nachname\|Land\|PLZ\|Ort\|Straße\|Nr.\|Telefon\|Mobiltelefon\|E-Mail\|Organisation\|Abteilung\|Position
	228
81.1	229	=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
	230
89.2	231	1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
84.1	232	1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
89.2	233	1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
	234	1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
81.1	235
82.1	236	(% class="wikigeneratedid" %)
	237	[[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
	238
75.1	239	=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
	240
87.1	241	(% style="float:right" %)
	242	[[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png\|\|height="231" width="264"]]
75.1	243
87.1	244	1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
109.1	245	1. Auf Kontakte klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
77.2	246
87.1	247	(% style="list-style-type:circle" %)
	248	* Die Kontakte werden angezeigt.
75.1	249
87.1	250	(% start="3" %)
	251	1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
109.1	252	1. Auf Kontakte importieren klicken
1.1	253
87.1	254	(% style="list-style-type:circle" %)
	255	* Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
1.1	256
87.1	257	(% start="5" %)
109.1	258	1. Die Option CSV Datei auswählen
1.1	259
87.1	260	(% style="list-style-type:circle" %)
	261	* Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
1.1	262
87.1	263	(% start="6" %)
	264	1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
	265	1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
1.1	266
85.1	267	(% style="float:right" %)
87.1	268	[[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png\|\|height="120" width="265"]]
85.1	269
87.1	270	(% style="list-style-type:circle" %)
	271	* Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
	272	* Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
	273	* Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
85.1	274
88.1	275	==== Personenadresse aus Import erstellen ====
85.1	276
109.1	277	1. Die CSV Datei öffnen
92.1	278	1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
110.1	279	1. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen
85.1	280
92.1	281	(% style="list-style-type:circle" %)
	282	* Die Personenadresse wird erstellt.
	283
97.1	284	(% style="float:right" %)
	285	[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png\|\|height="134" width="376"]]
	286
88.1	287	==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
85.1	288
110.1	289	1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
91.3	290	(% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
91.1	291	)))
99.1	292	1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
109.1	293	1. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
89.1	294	1. In die nächste Zeile springen
98.1	295	1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
89.1	296	1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
88.1	297
97.1	298	(% style="float:right" %)
	299	[[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png\|\|height="113" width="373"]]
	300
89.1	301	(% style="list-style-type:circle" %)
	302	* Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
	303	* Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
	304	* Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
88.1	305
100.1	306	Tipp: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
89.1	307	Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
88.1	308
	309
	310
89.1	311
	312
3.1	313	Anforderungskriterien
1.1	314
3.1	315	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	316	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	317	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	318
	319	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	320
	321	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	322
	323	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	324
4.1	325	(% class="wikigeneratedid" %)
	326	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	327
8.1	328	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	329
8.1	330	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	331
	332	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	333
	334	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	335	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	336	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	337
10.1	338	Beispieldatei
3.1	339
15.1	340	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.