Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 116.1 von Marco Bauer am 2023/06/01 13:20

Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 16.1 1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet**
4
Reiner Prummer 1.1 5 {{toc/}}
Marco Bauer 16.1 6 )))
7
Marco Bauer 23.1 8 = Wozu das Kontaktmanagement? =
Marco Bauer 17.2 9
Marco Bauer 26.1 10 Das Kontaktmanagement **vernetzt** **Personen**, **Organisationen und Haushalte** miteinander.
Marco Bauer 74.1 11 Es dient als **Kommunikationskanal** **zwischen** den einzelnen **Kontakttypen** (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
Marco Bauer 23.2 12 Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
Marco Bauer 26.1 13 Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche **Verwaltung und Zuordnung** **von** beispielsweise (finanziellen) **Zuwendungen**.
Marco Bauer 54.1 14 \\Darüber hinaus **hilft** das System aber auch **bei** der **Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen**.
15 Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
16 Ein solch **doppelter Kontakt** wird **Dublette **genannt. Das Kontaktmanagement **unterstützt durch** seine **Funktionalität,** dass es erst **gar nicht mehr**
17 zu diesem **"doppelten Aufwand"** kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
Marco Bauer 17.2 18
Marco Bauer 27.2 19 = Wo findet man was? =
20
Reiner Prummer 44.1 21 Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:||queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
Marco Bauer 27.2 22
Marco Bauer 65.1 23 [[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png||height="406" width="877"]]
Marco Bauer 27.2 24
Marco Bauer 27.5 25 |=(% style="width: 144px;" %)Nummer|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 28.1 26 |(% style="width:144px" %)**1**|(% style="width:1013px" %)Die **Sidebar**. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
Marco Bauer 68.2 27 Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
Marco Bauer 45.1 28 |(% style="width:144px" %)**2**|(% style="width:1013px" %)Das **+**. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
Marco Bauer 46.1 29 |(% style="width:144px" %)**3**|(% style="width:1013px" %)Das **Suchfeld**. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
Marco Bauer 28.1 30 |(% style="width:144px" %)**4**|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den **Einstellungen**. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
Marco Bauer 62.1 31 (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
Marco Bauer 66.1 32 |(% style="width:144px" %)**5**|(% style="width:1013px" %)Mittels des **Hilfesymbol** gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
Marco Bauer 28.1 33 |(% style="width:144px" %)**6**|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich **abmelden**.
Marco Bauer 56.3 34 |(% style="width:144px" %)7|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
Marco Bauer 58.2 35 Man kann hier unter anderem **Beziehungen zwischen Kontakten** **hinzufügen** (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
Marco Bauer 27.4 36
Marco Bauer 30.1 37 = Über Kontakte (Grundlegendes) =
Marco Bauer 27.4 38
Marco Bauer 104.1 39 == Kontaktbereiche ==
Marco Bauer 17.2 40
Marco Bauer 104.1 41 |=Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
Marco Bauer 104.2 42 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
43 Organisationsadresse
44
45 Ansprechpartner
46 )))|(((
Marco Bauer 21.1 47 Eine Organisation ist eine juristische Person.
48 Beispiele einer Organisation sind:
Marco Bauer 17.2 49
Marco Bauer 21.1 50 * Gewerblicher Betrieb
51 * Verein
52 * Stiftung
53 )))
Marco Bauer 104.2 54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
55 Personenadresse
56
57 Ansprechpartner
58 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
Marco Bauer 22.2 59 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
Marco Bauer 21.1 60 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
Marco Bauer 104.2 61 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
62 Haushaltsadresse
63
64 Haushaltsmitglied
65 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
Marco Bauer 21.1 66 Beispiele eines Haushalts sind:(((
67 * Familie
68 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
69 )))
Marco Bauer 17.2 70
Marco Bauer 105.2 71 === Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels ===
Marco Bauer 104.4 72
Marco Bauer 105.2 73 Alfred Analog ist eine **Person** (Person in der Mitte).
74 Als Person hat Alfred Analog eine **Person-Adresse** (Alles rund um Alfred als Person) und **gleichzeitig** ist er **Ansprechpartner** **für** andere **Kontakte und Organisationen**.
Marco Bauer 107.1 75 Die Position Ansprechpartner meint,** auf** welchen **Kommunikationskanälen** **man** eine **Person** **ansprechen** kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
Marco Bauer 105.2 76 **Auch** Jasmin Jetzt **aus** der **Organisation** kann ein **Ansprechpartner** sein (Person auf der linken Seite).
77 Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager **Ansprechpartner zueinander** sein.
Marco Bauer 107.1 78 **Das heißt**: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
Marco Bauer 108.1 79 Gleichzeitig kann Alfred in einem **Haushalt** wohnen, also dort ein **Haushaltsmitglied** sein.
Marco Bauer 104.4 80
Marco Bauer 110.1 81 [[image:Kontaktmanagement_Beispiel.png||height="451" width="939"]]
Marco Bauer 104.4 82
Marco Bauer 29.1 83 == Kontakte anlegen ==
84
Marco Bauer 109.1 85 1. Auf **+** neben der Suchleiste klicken
Marco Bauer 29.1 86
Marco Bauer 32.2 87 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 109.1 88 * Der Button Kontakt wird angezeigt.
Marco Bauer 29.1 89
Marco Bauer 32.2 90 (% start="2" %)
Marco Bauer 109.1 91 1. Auf **Kontakt** klicken
Marco Bauer 32.2 92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 72.1 94 * Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
Marco Bauer 32.2 95
96 (% start="3" %)
97 1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 72.1 100 * Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
Marco Bauer 32.2 101
Marco Bauer 54.2 102 === Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
Marco Bauer 49.2 103
Marco Bauer 54.2 104 Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
105 **Tipp**: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
Marco Bauer 54.3 106 \\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
Marco Bauer 49.2 107
Marco Bauer 54.2 108 |=Information|=Kontakt|=Organisation|=Haushalt
Marco Bauer 55.1 109 |**Name**|ja|ja|ja
110 |**Anschrift**|ja|ja|ja
111 |**Geburtsdatum**|ja|nein|nein
112 |**Briefansprache**|ja|ja|ja
113 |**Telefon**|ja|ja|ja
114 |**E-Mail**|ja|ja|ja
115 |**Web**|nein|ja|nein
Marco Bauer 49.2 116
Marco Bauer 32.4 117 == Kontakte suchen ==
Marco Bauer 32.2 118
Marco Bauer 32.4 119 1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
Marco Bauer 72.1 120 1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
Marco Bauer 32.2 121
Marco Bauer 32.4 122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
Marco Bauer 29.1 124
Marco Bauer 32.4 125 (% start="3" %)
Marco Bauer 72.1 126 1. Den gesuchten Kontakt auswählen
Marco Bauer 29.1 127
Marco Bauer 70.1 128 (% style="float:right" %)
129 [[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png||height="323" width="332"]]
130
Marco Bauer 59.2 131 = Konfiguration des Dashboards =
Marco Bauer 32.4 132
Marco Bauer 46.2 133 Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
Marco Bauer 47.1 134 Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
Marco Bauer 46.2 135 Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
136
Marco Bauer 67.1 137 * Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
Marco Bauer 47.4 138 * E-Mail-Signatur
Marco Bauer 47.1 139 * Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
Marco Bauer 46.2 140
Marco Bauer 62.2 141 == Dashboard konfigurieren ==
Marco Bauer 46.2 142
Marco Bauer 68.3 143 1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
Marco Bauer 109.1 144 1. Die Option **Einstellungen** auswählen
Marco Bauer 32.4 145
Marco Bauer 32.5 146 (% style="list-style-type:circle" %)
147 * Die Einstellungen werden geöffnet.
Marco Bauer 29.1 148
Marco Bauer 32.5 149 (% start="3" %)
Marco Bauer 72.1 150 1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
Marco Bauer 29.1 151
Marco Bauer 101.2 152 === Spaltenlayout ändern ===
Marco Bauer 101.1 153
Marco Bauer 102.1 154 (% style="float:right" %)
Marco Bauer 103.1 155 [[Die Option Spaltenlayout>>image:Spaltenlayout_ändern_1.png||height="204" width="228"]]
Marco Bauer 102.1 156
Marco Bauer 109.1 157 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
Marco Bauer 101.2 158 1. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken
Marco Bauer 101.1 159
Marco Bauer 101.2 160 (% style="list-style-type:circle" %)
161 * Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.
162
163 (% start="3" %)
Marco Bauer 109.1 164 1. Option **Spaltenlayout** auswählen
Marco Bauer 101.2 165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.
168
169 (% start="4" %)
170 1. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen
171
172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.
174
Marco Bauer 56.2 175 == Beziehungen zwischen Kontakten ==
Reiner Prummer 1.1 176
Marco Bauer 55.2 177 Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
178 Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
Marco Bauer 58.1 179 Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
Reiner Prummer 1.1 180
Marco Bauer 56.2 181 === Beziehungen hinzufügen ===
Reiner Prummer 1.1 182
Marco Bauer 59.1 183 (% style="float:right" %)
Marco Bauer 70.1 184 [[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png||height="118" width="457"]]
Marco Bauer 59.1 185
Marco Bauer 109.1 186 1. Im Dashboard auf **Kontakte** klicken
Marco Bauer 56.2 187
Marco Bauer 57.1 188 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 72.1 189 * Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
Marco Bauer 56.2 190
Marco Bauer 57.1 191 (% start="2" %)
Marco Bauer 72.1 192 1. Den gewünschten Kontakt anklicken
Marco Bauer 109.1 193 1. Die Option **Beziehungen** auswählen
Marco Bauer 72.1 194 1. Das **+** Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
Marco Bauer 56.4 195
Marco Bauer 57.1 196 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 72.1 197 * Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
Marco Bauer 56.4 198
Marco Bauer 57.1 199 (% start="5" %)
Marco Bauer 72.1 200 1. Das Eingabeformular ausfüllen
201 1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
Marco Bauer 56.4 202
Marco Bauer 57.1 203 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 72.1 204 * Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
Marco Bauer 56.4 205
Marco Bauer 75.1 206 = Import der Kontakte =
207
Reiner Prummer 2.1 208 == Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
Reiner Prummer 1.1 209
Marco Bauer 77.2 210 ??
211
Marco Bauer 75.1 212 == Kontakte aus CSV Datei importieren ==
213
214 === Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
215
Marco Bauer 78.1 216 Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
Marco Bauer 77.2 217
Marco Bauer 78.1 218 * CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
219 * Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
220
221 **Tipp**: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
222 Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
223
224 |A|B|C|D|E|F|G|H|I|J|K|L|M|N|O
225 |Anrede|Titel|Vorname|Nachname|Land|PLZ|Ort|Straße|Nr.|Telefon|Mobiltelefon|E-Mail|Organisation|Abteilung|Position
226
Marco Bauer 81.1 227 === CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
228
Marco Bauer 89.2 229 1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
Marco Bauer 84.1 230 1. Die Eigenschaften aus [[Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HVorgabenFCberdenAufbauderCSVDatei]] in die Spalten der ersten Zeile einfügen
Marco Bauer 89.2 231 1. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
232 1. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
Marco Bauer 81.1 233
Marco Bauer 82.1 234 (% class="wikigeneratedid" %)
235 [[Beispiel einer ausgefüllten CSV-Datei>>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
236
Marco Bauer 75.1 237 === CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
238
Marco Bauer 87.1 239 (% style="float:right" %)
240 [[Screenshot 1>>image:Kontakte_CSV_Import_Step1-1.png||height="231" width="264"]]
Marco Bauer 75.1 241
Marco Bauer 87.1 242 1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]])
Marco Bauer 109.1 243 1. Auf **Kontakte** klicken (Siehe Kapitel: [[Wo findet man was?>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HWofindetmanwas3F]]; Nummer 7)
Marco Bauer 77.2 244
Marco Bauer 87.1 245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Die Kontakte werden angezeigt.
Marco Bauer 75.1 247
Marco Bauer 87.1 248 (% start="3" %)
249 1. Auf die drei Punkte klicken ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 1)
Marco Bauer 109.1 250 1. Auf **Kontakte importieren** klicken
Reiner Prummer 1.1 251
Marco Bauer 87.1 252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.
Reiner Prummer 1.1 254
Marco Bauer 87.1 255 (% start="5" %)
Marco Bauer 109.1 256 1. Die Option **CSV Datei **auswählen
Reiner Prummer 1.1 257
Marco Bauer 87.1 258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.
Reiner Prummer 1.1 260
Marco Bauer 87.1 261 (% start="6" %)
262 1. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
263 1. Die Gewünschte CSV Datei hochladen
Reiner Prummer 1.1 264
Marco Bauer 85.1 265 (% style="float:right" %)
Marco Bauer 87.1 266 [[Screenshot 2>>image:Kontakte_CSV_Import_Step2-2.png||height="120" width="265"]]
Marco Bauer 85.1 267
Marco Bauer 87.1 268 (% style="list-style-type:circle" %)
269 * Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. ([[CSV Datei in den Non Profit Manager importieren>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateiindenNonProfitManagerimportieren]]; Screenshot 2)
270 * Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
271 * Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.
Marco Bauer 85.1 272
Marco Bauer 88.1 273 ==== Personenadresse aus Import erstellen ====
Marco Bauer 85.1 274
Marco Bauer 109.1 275 1. Die **CSV Datei** öffnen
Marco Bauer 92.1 276 1. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
Marco Bauer 110.1 277 1. Nur die drei Spalten** Organisation, Abteilung und Position** **leer lassen**
Marco Bauer 85.1 278
Marco Bauer 92.1 279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Die Personenadresse wird erstellt.
281
Marco Bauer 97.1 282 (% style="float:right" %)
283 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_1.png||height="134" width="376"]]
284
Marco Bauer 88.1 285 ==== Organisationsadresse aus Import erstellen ====
Marco Bauer 85.1 286
Marco Bauer 110.1 287 1. Die** CSV Datei** öffnen (Siehe Beispiel aus: [[CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HCSVDateifFCrdenNonProfitManagervorbereiten]])(((
Marco Bauer 91.3 288 (% id="cke_bm_1700802S" style="display:none" %)
Marco Bauer 91.1 289 )))
Marco Bauer 99.1 290 1. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
Marco Bauer 109.1 291 1. Bei selbem Kontakt das Feld der **Organisation freilassen**
Marco Bauer 89.1 292 1. In die nächste Zeile springen
Marco Bauer 98.1 293 1. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
Marco Bauer 89.1 294 1. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)
Marco Bauer 88.1 295
Marco Bauer 97.1 296 (% style="float:right" %)
297 [[Rot: Ansprechpartner, Grün: Organisationsadresse>>image:Beispiel_Rot_Ansprechpartner_2.png||height="113" width="373"]]
298
Marco Bauer 89.1 299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
301 * Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
302 * Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.
Marco Bauer 88.1 303
Marco Bauer 100.1 304 **Tipp**: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
Marco Bauer 89.1 305 Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.
Marco Bauer 88.1 306
Marco Bauer 113.1 307 = Nachrichten im Non Profit Manager verwalten =
Marco Bauer 89.1 308
Marco Bauer 115.1 309 == Nachrichten im Non Profit Manager empfangen ==
Marco Bauer 89.1 310
Marco Bauer 113.1 311 ==== Posteingang des Non Profit Manager im Überblick ====
312
Marco Bauer 116.1 313 == Nachrichten im Non Profit Manager versenden ==
Marco Bauer 113.1 314
315 ??
316
317
318
Reiner Prummer 3.1 319 **Anforderungskriterien**
Reiner Prummer 1.1 320
Reiner Prummer 3.1 321 * Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
Reiner Prummer 4.1 322 * Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
Reiner Prummer 3.1 323 * Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
324
325 **Notwendiger Aufbau der CSV Datei**
326
327 Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
328
329 Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
330
Reiner Prummer 4.1 331 (% class="wikigeneratedid" %)
332 [[ >>image:image-20230403122020-1.png||id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
Reiner Prummer 3.1 333
Reiner Prummer 8.1 334 Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
Reiner Prummer 3.1 335
Reiner Prummer 8.1 336 Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
Reiner Prummer 4.1 337
338 **Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:**
339
340 * Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
341 * Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
342 * Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
343
Reiner Prummer 10.1 344 **Beispieldatei**
Reiner Prummer 3.1 345
Reiner Prummer 15.1 346 Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.