Wozu das Kontaktmanagement?

Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.

Darüber hinaus hilft das System aber auch bei der Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen.
Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
Ein solch doppelter Kontakt wird Dublette genannt. Das Kontaktmanagement unterstützt durch seine Funktionalität, dass es erst gar nicht mehr
zu diesem "doppelten Aufwand" kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.

Wo findet man was?

Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "Wo muss ich hinklicken? Wo im Fenster ist was?"

Über Kontakte (Grundlegendes)

Kontaktbereiche

Icon & Kontaktbereiche	Kontakttypen	Beschreibung
	Organisationsadresse Ansprechpartner	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein Stiftung
	Personenadresse Ansprechpartner	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Haushaltsadresse Haushaltsmitglied	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Die Vernetzung zwischen den Kontaktbereichen anhand eines Beispiels

Alfred Analog ist eine Person (Person in der Mitte).
Als Person hat Alfred Analog eine Person-Adresse (Alles rund um Alfred als Person) und gleichzeitig ist er Ansprechpartner für andere Kontakte und Organisationen.
Die Position Ansprechpartner meint, auf welchen Kommunikationskanälen man eine Person ansprechen kann (via Telefon, E-Mail, usw.)
Auch Jasmin Jetzt aus der Organisation kann ein Ansprechpartner sein (Person auf der linken Seite).
Alfred Analog und Jasmin Jetzt können via Kontaktmanager Ansprechpartner zueinander sein.
Das heißt: Jasmin weiß, wie sie Alfred kontaktieren kann. Und Alfred weiß, unter beispielsweise welcher E-Mail-Adresse er Jasmin erreicht.
Gleichzeitig kann Alfred in einem Haushalt wohnen, also dort ein Haushaltsmitglied sein.

Kontakte anlegen

1. Auf + neben der Suchleiste klicken

• Der Button Kontakt wird angezeigt.

2. Auf Kontakt klicken

• Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.

3. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.

• Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.

Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen

Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
Tipp: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.

Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:

Beziehungen zwischen Kontakten

Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
Dies nennt man im Kontaktmanagement auch Beziehung hinzufügen.

Beziehungen hinzufügen

1. Im Dashboard auf Kontakte klicken

• Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.

2. Den gewünschten Kontakt anklicken
3. Die Option Beziehungen auswählen
4. Das + Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)

• Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.

5. Das Eingabeformular ausfüllen
6. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken

• Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.

Kontakte suchen

1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
2. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben

• Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.

3. Den gesuchten Kontakt auswählen

Einstellungen und Administration

Einstellungen

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:

• Passwort (Siehe Kapitel: Änderung des Passworts)
• E-Mail-Signatur
• Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
• Dashboard
• Förderungen

E-Mail-Signatur konfigurieren

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
2. Die Option Einstellungen auswählen 

• Die Einstellungen werden geöffnet.

3. Die Option E-Mail auswählen

• Änderungsmöglichkeiten bezüglich der E-Mails werden geöffnet.

4. Das Stift-Symbol neben E-Mail-Signatur auswählen

• E-Mail-Text-Editor wird geöffnet.

5. Die gewünschte Signatur eingeben
6. Auf das grüne Häkchen rechts oben klicken

• Die neue E-Mail-Signatur wird gespeichert.

Konfiguration des Dashboards

Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
Beispielsweise kann hier festgelegt werden, ob alle oder nur ein Teil der Kontakte angezeigt werden oder nicht.

Dashboard konfigurieren

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
2. Die Option Einstellungen auswählen 

• Die Einstellungen werden geöffnet.

3. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren

Spaltenlayout ändern

1. Im Dashboard auf Kontakte klicken
2. Auf die drei Punkte oberhalb der Kontakte klicken

• Eine Auswahl an Optionen wird angezeigt.

3. Option Spaltenlayout auswählen

• Auswählbare Eigenschaften, die man für die Spalten will, werden angezeigt.

4. Die gewünschten Eigenschaften für die Spalten auswählen

• Aktualisierte Kontaktliste wird mit allen Änderungen angezeigt.

Administration

Zum Administrationsbereich gelangen

1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken (Siehe Kapitel: Einstellungen)
2. Die Option Administration auswählen

• Das Administrationsmenü wird geöffnet.

Wozu Rollen und Rechte?

Das Szenario: Ein Programm in einer Institution, das jeder und jede nutzt.
Aber manche stecken vielleicht nicht tief genug in dem Programm drinnen, andere sind nur zeitweise da und sollten nicht alles sehen und machen können.
Um genau hier klare Grenzen zu setzen, gibt es Rollen und Rechte.

Das Zusammenspiel von Benutzer, Benutzergruppen sowie Rollen und Rechte

Das Administrationsmenü

Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen

Import der Kontakte

Kontakte aus Outlook 365 importieren

1. Im Dashboard auf Kontakte klicken (Siehe Kapitel: Wo findet man was?)

• Übersicht der Kontakte wird geöffnet.

2. Die 3 Punkte oberhalb der Kontakte anklicken

• Verschiedene Optionen werden angezeigt.

3. Die Option Kontakte importieren auswählen

• Ein zusätzlicher Reiter wird geöffnet.

4. Die Option Outlook auswählen

• Die Frage, ob man die Kontakte von Outlook importieren will, wird angezeigt.

5. Auf das Häkchen oben rechts klicken

• Die Kontakte aus Outlook werden importiert.

Kontakte aus CSV Datei importieren

Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei

Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:

• CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
• Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)

Tipp: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.

CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten

1. Das Programm Microsoft Excel öffnen
2. Die Eigenschaften aus Vorgaben über den Aufbau einer CSV Datei in die Spalten der ersten Zeile einfügen
3. Die Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
4. Die Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern

CSV Datei in den Non Profit Manager importieren

1. Das Dashboard öffnen (Siehe Kapitel: Wo findet man was?)
2. Auf Kontakte klicken (Siehe Kapitel: Wo findet man was?; Nummer 7)

• Die Kontakte werden angezeigt.

3. Auf die drei Punkte klicken (CSV Datei in den Non Profit Manager importieren; Screenshot 1)
4. Auf Kontakte importieren klicken

• Die Option CSV Datei und Option Outlook werden angezeigt.

5. Die Option CSV Datei auswählen

• Das Menüfenster wird angezeigt, wie man die CSV Datei hochladen möchte.

6. Die gewünschte Möglichkeit auswählen
7. Die Gewünschte CSV Datei hochladen

• Die Information über die Bearbeitung des Imports wird angezeigt. (CSV Datei in den Non Profit Manager importieren; Screenshot 2)
• Die E-Mail wird an die angegebene E-Mail Adresse versandt.
• Die importierten Kontakte werden in der Übersicht der Kontakte angezeigt.

Personenadresse aus Import erstellen

1. Die CSV Datei öffnen
2. Einen Kontakt mit fast allen Eigenschaften eintragen
3. Nur die drei Spalten Organisation, Abteilung und Position leer lassen

• Die Personenadresse wird erstellt.

Organisationsadresse aus Import erstellen

1. Die CSV Datei öffnen (Siehe Beispiel aus: CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten)

    

2. Einen Kontakt mit bestimmten Eigenschaften eintragen (besonders bei Anrede, Vorname, Nachname)
3. Bei selbem Kontakt das Feld der Organisation freilassen
4. In die nächste Zeile springen
5. Bestimmte Eigenschaften eintragen (besonders bei Organisation)
6. In derselben Zeile bei bestimmten Eigenschaften Feld frei lassen (besonders Anrede, Vorname, Nachname)

• Der Kontakt ohne Anrede, Vorname und Nachname wird zu einer Organisationadresse.
• Der eingetragene Kontakt (bei dem Vorname und Nachname ausgefüllt sind) wird zu einem Ansprechpartner.
• Die Organisationsadresse und der eingetragene Kontakt werden miteinander verbunden.

Tipp: Sind später mehrere Kontakte mit einer Organisationsadresse verbunden, haben sie alle dieselbe Organisationsadresse. Zieht die Firma oder Organisation um, so muss man nur einmal diese Organisationsadresse verändern.
Die Änderung bei den anderen Kontakten, die mit der Organisationsadresse verbunden sind, erfolgt dann automatisch.

Verwaltung der Nachrichten im Non Profit Manager

Posteingang und Kontakte im Dashboard

Über den Non Profit Manager kann man auch Nachrichten an seine Kontakte schreiben oder von den Kontakten Nachrichten empfangen.
Via Posteingang gelangt man zum Posteingang. (Siehe Kapitel: Nachrichten im Non Profit Manager empfangen)
Via Kontakte kann man Kontakten Nachrichten schreiben. (Siehe Kapitel: Nachrichten im Non Profit Manager versenden)

Nachrichten im Non Profit Manager empfangen

1. Im Dashboard auf Posteingang klicken

• Der Posteingang wird geöffnet.

Nachrichten im Non Profit Manager versenden

1. Im Dashboard auf Kontakte klicken
2. Die gewünschte Person (nicht Organisation oder Haushalt) auswählen

• Die Personenadresse wird angezeigt.
• Ein Brief-Icon wird angezeigt.

3. Das Brief-Icon anklicken

• Es wird zum Nachrichten-Editor weitergeleitet.

Anforderungskriterien

• Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
• Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
• Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen

Notwendiger Aufbau der CSV Datei

Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.

Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.

Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.

Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.

Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:

• Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
• Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
• Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)

Beispieldatei

Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.