Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 46.2 von Marco Bauer am 2023/05/12 12:25

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: Kontakttypen).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
17.2	14
	15
27.2	16	= Wo findet man was? =
	17
44.1	18	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:\|\|queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
27.2	19
27.4	20	[[image:Wo_findet_man_was_2.png]]
27.2	21
27.4	22
27.5	23	\|=(% style="width: 144px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28.1	24	\|(% style="width:144px" %)1\|(% style="width:1013px" %)Die Sidebar. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
	25	Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten.
45.1	26	\|(% style="width:144px" %)2\|(% style="width:1013px" %)Das +. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
46.1	27	\|(% style="width:144px" %)3\|(% style="width:1013px" %)Das Suchfeld. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28.1	28	\|(% style="width:144px" %)4\|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den Einstellungen. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
	29	(Siehe Kapitel: Das Kontaktmanagement individualisieren).
	30	\|(% style="width:144px" %)5\|(% style="width:1013px" %)Mittels des Hilfesymbol gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: Das Wiki für das Kontaktmanagement).
	31	\|(% style="width:144px" %)6\|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich abmelden.
27.4	32
30.1	33	= Über Kontakte (Grundlegendes) =
27.4	34
28.2	35
	36
30.1	37	== Kontakttypen ==
17.2	38
22.3	39	\|=Icon & Kontakttyp\|=Beschreibung
21.1	40	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	41	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	42	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	43
21.1	44	* Gewerblicher Betrieb
	45	* Verein
	46	* Stiftung
	47	)))
27.1	48	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	49	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	50	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	51	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	52	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	53	* Familie
	54	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	55	)))
17.2	56
29.1	57	== Kontakte anlegen ==
	58
32.2	59	1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
29.1	60
32.2	61	(% style="list-style-type:circle" %)
	62	* Button <Kontakt> wird angezeigt.
29.1	63
32.2	64	(% start="2" %)
	65	1. Auf <Kontakt> klicken
	66
	67	(% style="list-style-type:circle" %)
	68	* Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
	69
	70	(% start="3" %)
	71	1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
	72
	73	(% style="list-style-type:circle" %)
	74	* Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
	75
32.4	76	== Kontakte suchen ==
32.2	77
32.4	78	1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
	79	1. Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
32.2	80
32.4	81	(% style="list-style-type:circle" %)
	82	* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
29.1	83
32.4	84	(% start="3" %)
	85	1. Gesuchten Kontakt auswählen
29.1	86
46.2	87	(% class="wikigeneratedid" %)
	88	= Konfiguration des Kontaktmanagements =
32.4	89
46.2	90	Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
	91	Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
	92
	93	Passwort (Siehe Kapitel: Passwort ändern)
	94
	95	Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
	96
	97	E-Mail-Signatur
	98
	99	== Kontaktmanagement konfigurieren ==
	100
32.5	101	1. Zu den drei blauen Schiebereglern navigieren
32.4	102
32.5	103	(% style="list-style-type:circle" %)
	104	* Schriftzug <Dashboard konfigurieren> wird angezeigt.
32.4	105
32.5	106	(% start="2" %)
	107	1. Auf die drei blauen Schieberegler klicken
29.1	108
32.5	109	(% style="list-style-type:circle" %)
	110	* Die Einstellungen werden geöffnet.
29.1	111
32.5	112	(% start="3" %)
	113	1. Gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
29.1	114
17.3	115	= Anwendungsfälle =
17.2	116
17.3	117	== Anwendungsfall 1 ==
	118
	119	??
	120
	121	== Anwendungsfall 2 ==
	122
	123	??
	124
	125
	126
2.1	127	= Arbeiten mit Kontakten =
1.1	128
	129	Kontakte sind wichtig, sind die Basis
	130
	131	Weitere Funktionen basieren meist auf Kontakten
	132
	133	Neben der Kontaktverwaltung auch Beziehungsnetzwerke aufbauen
	134
	135
2.1	136	== Kontakt suchen ==
1.1	137
	138	Eine leistungsfähige Suche
	139
	140	Suche startet automatisch nach dem 3. Zeichen
	141
9.1	142	Kombination von mehreren Wortzeichen möglich
1.1	143
	144	Beispielsuche
	145
9.1	146
2.1	147	== Dublettenerkennung ==
1.1	148
	149	Unterstützung von Dublettenerkennung
	150
	151	Wie werden Dubletten erkannt? Welche Datenfelder werden verglichen?
	152
	153	System unterstützt, Entscheidungen werden immer vom Benutzer getroffen
	154
9.1	155
2.1	156	== Kontakte manuell anlegen ==
1.1	157
	158	Anlegen von Kontakten über Eingabemasken
	159
	160	Neue Organisation, Haushalt oder Person anlegen
	161
	162	Einen Ansprechpartner zu einer Organisation anlegen
	163
	164	Ein Haushaltsmitglied zu einem Haushalt anlegen
	165
	166	Neue Organisation mit Ansprechpartner anlegen
	167
	168	Neuen Haushalt mit Haushaltsmitglied anlegen
	169
9.1	170
2.1	171	== Beziehungen verwalten ==
1.1	172
	173	Beziehungen zwischen Kontakten
	174
	175	Neue Beziehung anlegen
	176
	177	Suchen einer Beziehung
	178
9.1	179
2.1	180	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	181
	182	Unterstützung von Outlook 365
	183
	184	Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
	185
	186	Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
	187
	188	Beispiel:
	189
3.1	190
	191
2.1	192	== Kontakte aus einer CSV Datei importieren ==
1.1	193
4.1	194	Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
1.1	195
3.1	196	Anforderungskriterien
1.1	197
3.1	198	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	199	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	200	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	201
	202	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	203
	204	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	205
	206	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	207
4.1	208	(% class="wikigeneratedid" %)
	209	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	210
8.1	211	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	212
8.1	213	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	214
	215	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	216
	217	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	218	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	219	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	220
10.1	221	Beispieldatei
3.1	222
15.1	223	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.