Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Version 81.2 von Marco Bauer am 2023/05/23 16:04

version	line-number	content
16.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Was das Kontaktmanagement kann/beinhaltet
	4
1.1	5	{{toc/}}
16.1	6	)))
	7
23.1	8	= Wozu das Kontaktmanagement? =
17.2	9
26.1	10	Das Kontaktmanagement vernetzt Personen, Organisationen und Haushalte miteinander.
74.1	11	Es dient als Kommunikationskanal zwischen den einzelnen Kontakttypen (Siehe Kapitel: [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]).
23.2	12	Zahlreiche Kontaktakten und Ordner, sowie langes Herumsuchen von Kontakten gehören damit der Vergangenheit an.
26.1	13	Das Kontaktmanagement ermöglicht auch die übersichtliche Verwaltung und Zuordnung von beispielsweise (finanziellen) Zuwendungen.
54.1	14	\\Darüber hinaus hilft das System aber auch bei der Erstellung von neuen Kontakten und Einträgen.
	15	Man kennt es: Jemand legt versehentlich einen Kontakt nochmal an, den es bereits gibt, aber zu dem andere Informationen hinterlegt werden.
	16	Ein solch doppelter Kontakt wird Dublette genannt. Das Kontaktmanagement unterstützt durch seine Funktionalität, dass es erst gar nicht mehr
	17	zu diesem "doppelten Aufwand" kommt. Es greift bereits beim nächsten Erstellen eines neuen Kontakts ein und überprüft, ob der Kontakt schon irgendwo abliegt.
17.2	18
	19
27.2	20	= Wo findet man was? =
	21
44.1	22	Denn man stellt sich zuerst immer die Frage: "[[Wo muss ich hinklicken>>doc:NPM Boxen.WebHome]][[?>>doc:\|\|queryString="https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakttypen"]] Wo im Fenster ist was?"
27.2	23
65.1	24	[[image:Willkommen_010_Kontaktmanagement.png\|\|height="406" width="877"]]
27.2	25
27.4	26
56.3	27
27.5	28	\|=(% style="width: 144px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1013px;" %)Beschreibung
28.1	29	\|(% style="width:144px" %)1\|(% style="width:1013px" %)Die Sidebar. Hier kann man zu den Bereichen navigieren (z.B. zu den Kontakten oder zum Posteingang).
68.2	30	Auch Einstellungen und die Administration lassen sich hier einrichten (Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
45.1	31	\|(% style="width:144px" %)2\|(% style="width:1013px" %)Das +. Hier kann man neue Kontakte anlegen (Siehe Kapitel: [[Kontakte anlegen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontakteanlegen]]).
46.1	32	\|(% style="width:144px" %)3\|(% style="width:1013px" %)Das Suchfeld. Hier lässt sich nach Kontakten suchen (Siehe Kapitel: [[Kontakte suchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKontaktesuchen]]).
28.1	33	\|(% style="width:144px" %)4\|(% style="width:1013px" %)Hier geht es zu den Einstellungen. In den Einstellungen lässt sich unter anderem auch das Dashboard konfigurieren
62.1	34	(Siehe Kapitel: [[Konfiguration des Dashboards>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HKonfigurationdesDashboards]]).
66.1	35	\|(% style="width:144px" %)5\|(% style="width:1013px" %)Mittels des Hilfesymbol gelangt man in das Wiki (Siehe Kapitel: [[Das Base4IT Wiki>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Main/]]).
28.1	36	\|(% style="width:144px" %)6\|(% style="width:1013px" %)Hier kann man sich abmelden.
56.3	37	\|(% style="width:144px" %)7\|(% style="width:1013px" %)Hier gelangt man zu den bereits angelegten Kontakten.
58.2	38	Man kann hier unter anderem Beziehungen zwischen Kontakten hinzufügen (Siehe Kapitel: [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]]).
27.4	39
30.1	40	= Über Kontakte (Grundlegendes) =
27.4	41
28.2	42
	43
30.1	44	== Kontakttypen ==
17.2	45
22.3	46	\|=Icon & Kontakttyp\|=Beschreibung
21.1	47	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]\|(((
	48	Eine Organisation ist eine juristische Person.
	49	Beispiele einer Organisation sind:
17.2	50
21.1	51	* Gewerblicher Betrieb
	52	* Verein
	53	* Stiftung
	54	)))
27.1	55	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]\|Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch.
22.2	56	Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
21.1	57	Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	58	\|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]\|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
	59	Beispiele eines Haushalts sind:(((
	60	* Familie
	61	* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
	62	)))
17.2	63
29.1	64	== Kontakte anlegen ==
	65
32.2	66	1. Auf <+> neben der Suchleiste klicken
29.1	67
32.2	68	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	69	* Der Button <Kontakt> wird angezeigt.
29.1	70
32.2	71	(% start="2" %)
	72	1. Auf <Kontakt> klicken
	73
	74	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	75	* Die Auswahl zwischen Organisation, Person und Haushalt wird angezeigt.
32.2	76
	77	(% start="3" %)
	78	1. Auf gewünschten Kontakttypen klicken.
	79
	80	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	81	* Das Anmeldeformular für gewünschten Kontakttypen wird angezeigt.
32.2	82
54.2	83	=== Gemeinsamkeit und Unterschiede bei der Erstellung von Kontakttypen ===
49.2	84
54.2	85	Die jeweiligen Anmeldeformulare der Kontakttypen haben viele Gemeinsamkeiten, unterscheiden sich jedoch auch bei manchen Angaben.
	86	Tipp: Je mehr Felder zusätzlich zum Pflichtfeld ausgefüllt werden, umso mehr Vorteile geben sich für die weitere Arbeit mit dem System.
54.3	87	\\Folgende Informationen sind bei den drei Kontakttypen gefragt/gegeben:
49.2	88
54.2	89	\|=Information\|=Kontakt\|=Organisation\|=Haushalt
55.1	90	\|Name\|ja\|ja\|ja
	91	\|Anschrift\|ja\|ja\|ja
	92	\|Geburtsdatum\|ja\|nein\|nein
	93	\|Briefansprache\|ja\|ja\|ja
	94	\|Telefon\|ja\|ja\|ja
	95	\|E-Mail\|ja\|ja\|ja
	96	\|Web\|nein\|ja\|nein
49.2	97
32.4	98	== Kontakte suchen ==
32.2	99
32.4	100	1. Auf die Suchleiste mit dem Lupensymbol klicken
72.1	101	1. Die Buchstaben des gesuchten Kontaktes eingeben
32.2	102
32.4	103	(% style="list-style-type:circle" %)
	104	* Nach drei eingegebenen Buchstaben werden Kontaktvorschläge angezeigt.
29.1	105
32.4	106	(% start="3" %)
72.1	107	1. Den gesuchten Kontakt auswählen
29.1	108
70.1	109	(% style="float:right" %)
	110	[[Via Sidebar in die Einstellungen>>image:Einstellungen_via_Sidebar.png\|\|height="323" width="332"]]
	111
59.2	112	= Konfiguration des Dashboards =
32.4	113
46.2	114	Das Kontaktmanagement lässt sich konfigurieren.
47.1	115	Die Rubriken Posteingang, Kontakte und Aktivitäten sind über Anklicken des "Stift"-Icons veränderbar.
46.2	116	Unter anderem hat man die Möglichkeit, Änderungen in folgenden Bereichen vorzunehmen:
	117
67.1	118	* Passwort (Siehe Kapitel: [[Änderung des Passworts>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Inbetriebnahme/#HC4nderungdesPassworts]])
47.4	119	* E-Mail-Signatur
47.1	120	* Sprache (Bislang: Deutsch, Englisch, Rumänisch)
46.2	121
62.2	122	== Dashboard konfigurieren ==
46.2	123
68.3	124	1. Das Symbol der Sidebar - die drei Striche - anklicken
72.1	125	1. Die Option <Einstellungen> auswählen
32.4	126
32.5	127	(% style="list-style-type:circle" %)
	128	* Die Einstellungen werden geöffnet.
29.1	129
32.5	130	(% start="3" %)
72.1	131	1. Den gewünschten Bereich auswählen und konfigurieren
29.1	132
56.2	133	== Beziehungen zwischen Kontakten ==
1.1	134
55.2	135	Kontakte lassen sich leichter finden und verwalten, wenn sie miteinander vernetzt sind.
	136	Also müssen Kontakte miteinander verknüpft werden.
58.1	137	Dies nennt man im Kontaktmanagement auch [[Beziehung hinzufügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/NPM%20Boxen/Kontaktmanagement/#HBeziehungenhinzufFCgen]].
1.1	138
56.2	139	=== Beziehungen hinzufügen ===
1.1	140
59.1	141	(% style="float:right" %)
70.1	142	[[Beziehungen hinzufügen: Schritt 3 und Schritt 4>>image:Beziehungen_verwalten.png\|\|height="118" width="457"]]
59.1	143
57.1	144	1. Im Dashboard auf <Kontakte> klicken
56.2	145
57.1	146	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	147	* Die bereits angelegten Kontakte werden angezeigt.
56.2	148
57.1	149	(% start="2" %)
72.1	150	1. Den gewünschten Kontakt anklicken
	151	1. Die Option <Beziehungen( )> auswählen
	152	1. Das + Symbol anklicken (Beziehung hinzufügen)
56.4	153
57.1	154	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	155	* Das Eingabeformular für eine neue Beziehung wird angezeigt.
56.4	156
57.1	157	(% start="5" %)
72.1	158	1. Das Eingabeformular ausfüllen
	159	1. Auf das grüne Häkchen oben rechts in der Ecke klicken
56.4	160
57.1	161	(% style="list-style-type:circle" %)
72.1	162	* Die neue Beziehung wird in der Rubrik Beziehung angezeigt.
56.4	163
75.1	164	= Import der Kontakte =
	165
2.1	166	== Kontakte aus Outlook 365 importieren ==
1.1	167
77.2	168	??
	169
75.1	170	== Kontakte aus CSV Datei importieren ==
	171
	172	=== Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei ===
	173
78.1	174	Ein erfolgreicher Import von Kontakten durch eine CSV Datei setzt folgende Anforderungen an die CSV-Datei voraus:
77.2	175
78.1	176	* CSV-Datei Eigenschaft: mit Trennzeichen dargestellt
	177	* Erste Zeile gibt Anordnung vor (erste Zeile wird nicht importiert)
	178
	179	Tipp: Die folgende Tabelle gibt die Anordnung der Eigenschaften einer Person wieder.
	180	Sie können die einzelnen Überschriften aus der Tabelle kopieren und in die erste Zeile Ihrer CSV-Datei einfügen.
	181
	182	\|A\|B\|C\|D\|E\|F\|G\|H\|I\|J\|K\|L\|M\|N\|O
	183	\|Anrede\|Titel\|Vorname\|Nachname\|Land\|PLZ\|Ort\|Straße\|Nr.\|Telefon\|Mobiltelefon\|E-Mail\|Organisation\|Abteilung\|Position
	184
81.1	185	=== CSV Datei für den Non Profit Manager vorbereiten ===
	186
81.2	187	1. Programm Microsoft Excel öffnen
	188	1. Die Eigenschaften aus Vorgaben über den Aufbau der CSV Datei in die Spalten der ersten Zeile einfügen
	189	1. Kontakte gemäß der Eigenschaften Zeile für Zeile einfügen
	190	1. Excel Datei als CSV Datei (mit Trennzeichen dargestellt) abspeichern
81.1	191
75.1	192	=== CSV Datei in den Non Profit Manager importieren ===
	193
77.2	194	??
75.1	195
77.2	196
76.1	197	(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteausOutlook365importieren-1" %)
	198	Kontakte aus Outlook 365 importieren
75.1	199
1.1	200	Unterstützung von Outlook 365
	201
	202	Automatischer Import der Kontakte aus dem persönlichen Postfach
	203
	204	Erkennen von Kontakten mit mehreren Kontaktdaten
	205
	206	Beispiel:
	207
76.1	208	(% class="wikigeneratedid" id="HKontakteauseinerCSVDateiimportieren" %)
	209	Kontakte aus einer CSV Datei importieren
1.1	210
4.1	211	Kontakte können über eine CSV-Datei in den Non-Profit-Manager importiert werden. Dabei sind jedoch die nachfolgenden Kriterien zwingend zu erfüllen, da ansonsten der Import nicht funktioniert.
1.1	212
3.1	213	Anforderungskriterien
1.1	214
3.1	215	* Es muss sich um eine CSV Datei handeln, die alle Felder mit Trennzeichen darstellt
4.1	216	* Die erste Zeile wird nur als Überschrift verwendet und die Inhalte werden nicht importiert
3.1	217	* Die Spaltenreihenfolge der 15 Spalten muss exakt dem vorgeschriebenen Aufbau entsprechen
	218
	219	Notwendiger Aufbau der CSV Datei
	220
	221	Wenn es sich um eine Excel Datei handelt, bitte diese als CSV Datei abspeichern. Moderne Tabellenverarbeitungssysteme können aus verschiedenen Excel Formaten eine CSV Datei erzeugen. Außerdem können CSV Dateien in modernen Programmen wiederum in Spalten angezeigt werden.
	222
	223	Beim Import der Daten aus einer CSV-Datei können bis zu 15 Spalten verwendet werden, die jedoch eine definierte Reihenfolge einhalten müssen. Das Nachfolgende Beispiel zeigt die Spalten mit Beispielwerten.
	224
4.1	225	(% class="wikigeneratedid" %)
	226	[[ >>image:image-20230403122020-1.png\|\|id="Iimage-20230403122020-1.png"]]
3.1	227
8.1	228	Beim Import können aus einer Zeile bis zu 2 Kontakte erzeugt werden. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um einen Ansprechpartner bei einer Organisation handelt. Das System generiert dann aus einer Zeile der CSV Datei eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. In der Zeile 2 des Beispiels sind alle Felder gefüllt. Somit handelt es sich um eine Organisation mit einem Ansprechpartner. Diese Zeile generiert beim Import 2 Kontakte, eine Organisationsadresse und einen Ansprechpartner. Der Ansprechpartner ist anschließend mit der Organisationsadresse verbunden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn zu einem späteren Zeitpunkt weitere Ansprechpartner an der gleichen Adresse hinzukommen. Sollte die Organisation wiederum einmal umziehen, ist es nur notwendig, die Organisationsadresse zu ändern und alle Ansprechpartner werden dann automatisch mit der neuen Organisationsadresse verbunden.
3.1	229
8.1	230	Wenn es sich um eine Personenadresse (Privatpersonen) handelt, müssen die letzten 3 Spalten (Organisation, Abteilung und Position) leer bleiben. In dem Beispiel der Zeile 3 sind die Adressdaten der Spalten E-I, sowie die Kommunikationsdaten der Spalten J-L damit der Personenadresse zugeordnet.
4.1	231
	232	Der Import kann somit folgende 3 Kontakttypen erzeugen:
	233
	234	* Organisationsadresse (Adresse und Kontaktdaten einer Organisation)
	235	* Ansprechpartner (Person bei einer Organisation mit Adresse und Kontaktdaten)
	236	* Personenadresse (Privatperson mit Adresse und Kontaktdaten)
	237
10.1	238	Beispieldatei
3.1	239
15.1	240	Am Ende dieser Seite finden Sie unter Anhänge eine Beispieldatei mit 4 Zeilen aus denen beim Import 6 Kontakte erzeugt werden.