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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
Von Version 11.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/30 17:54
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/22 19:08
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)
3 3  **Admin Bereich Kontaktmanagement:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
... ... @@ -7,8 +7,33 @@
7 7  
8 8  = Zusatzfelder =
9 9  
10 -Neben den Feldern, die der Non Profit Manager oder die Imports mit sich bringen, kann bei den Einstellungen noch zusätzliche andere Felder mit einfügen. Die sogenannten Zusatzfelder.
11 +Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
11 11  
13 +
14 +== Zusatzfeldtypen ==
15 +
16 +|=Feldtyp|=Beschreibung
17 +|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
18 +|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
19 +**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
20 +|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
21 +|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
22 +|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
23 +|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
24 +
25 +== Übersicht Zusatzfelder ==
26 +
27 +1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
28 +
29 +(% style="list-style-type:circle" %)
30 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
31 +
32 +(% start="2" %)
33 +1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
34 +
35 +(% style="list-style-type:circle" %)
36 +* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
37 +
12 12  [[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
13 13  
14 14  |=Nummer|=Beschreibung
... ... @@ -19,34 +19,28 @@
19 19  **Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
20 20  |**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
21 21  |**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
22 -|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **anlegen kann man dies über das **+ **Icon machen.
48 +|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
23 23  
24 -= Zu den Zusatzfeldern gelangen =
50 +== Zusatzfeld erstellen ==
25 25  
26 -1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
52 +1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
53 +1. Gewünschten Bereich auswählen
54 +1. Button **Fortsetzen **klicken
27 27  
28 28  (% style="list-style-type:circle" %)
29 -* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
57 +* Die weiteren Eingaben werden möglich.
30 30  
31 -(% start="2" %)
32 -1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
59 +(% start="4" %)
60 +1. Weitere Eingaben machen
61 +1. **OK**-Button klicken
33 33  
34 34  (% style="list-style-type:circle" %)
35 -* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
64 +* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
36 36  
37 -== Feldtypen ==
38 -
39 -|=Feldtyp|=Beschreibung
40 -|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
41 -|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
42 -**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
43 -|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
44 -|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
45 -|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 -|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
47 -
48 48  == Neuanlage Kategorie ==
49 49  
68 +Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
69 +
50 50  [[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
51 51  
52 52  (% style="width:860px" %)
... ... @@ -67,10 +67,37 @@
67 67  
68 68  
69 69  
90 +=== Effekt der Neuanlage Kategorie an einem Beispiel ===
91 +
92 +Wenn man eine oder mehrere Kategorien erstellt hat und sie einem Modul zugewiesen hat, werden sie in der Neuanlage verfügbar.
93 +Wenn man aus einem der Zusatzfelder eine **Auswahlliste **erstellen will, so muss man...
94 +
95 +* I)  In der aktuellen Zeile die Eingabe bei der Nummer freilassen und auf das **+**Icon klicken.
96 +* II) Auf diese Weise erscheint eine zusätzliche Zeile und der Button Auswahlliste wird somit verfügbar.
97 +
98 +Mit diesem lässt sich nun aus einem Zusatzfeld eine **Auswahlliste **erstellen.
99 +In diesem **Beispiel **wurden die ausgewählten Zusatzfelder dem Modul **Zuwendungen **zugeordnet. Dies ist dann möglich, **sobald **man die **Kategorien erstellt**.
100 +Nun kann man zum entsprechenden Modul gehen. Hier klickt man das **+**Icon unten rechts einer Übersicht an.
101 +Die erstellten und zugewiesenen Zusatzfelder erscheinen jetzt im unteren Bereich der generellen Einstellungen. Mit** +** und **-** kann man die einzelnen Zusatzfelder ausklappen oder einklappen.
102 +
103 +[[image:Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png||height="546" width="1028"]]
104 +
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
70 70  xx
71 71  
72 72  
73 73  
114 +
115 +
116 +
117 +BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.
118 +
119 +
120 +
74 74  == Neuanlage Zusatzfeld ==
75 75  
76 76  [[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png||height="670" style="float:left" width="589"]]
... ... @@ -88,6 +88,7 @@
88 88  )))
89 89  |**7**|(% style="width:805px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
90 90  
138 +xx
91 91  
92 92  
93 93  
... ... @@ -107,32 +107,83 @@
107 107  
108 108  
109 109  
158 += Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
110 110  
160 +Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff **Programmparameter **ein.
161 +Im Ordner **Allgemein **angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner **DMS**.
162 +Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument **temporär **im **Ablagepfad **gespeichert.
163 +Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.
164 +Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein **Auscheckpfad **für Dokumente genutzt.
111 111  
166 +[[image:programmparameter_ablagepfad.png||alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]
112 112  
113 113  
114 114  
170 +
171 += Einrichtung E-Mail Anbindung =
172 +
173 +[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
174 +
175 +Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
176 +Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
177 +Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
178 +
179 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
180 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
181 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
182 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
183 +
184 +
185 +== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
186 +
187 +[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
188 +
189 +(% style="margin-left:auto; width:714px" %)
190 +|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung
191 +|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
192 +|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
193 +**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
194 +|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
195 +|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
196 +|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
197 +|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
198 +|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
199 +|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
200 +|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
201 +
202 +
203 +
204 +
205 +
206 +
207 +
208 +
209 +
210 +
115 115  xx
116 116  
117 117  
214 +== E-Mail Modus Outlook ==
118 118  
119 -= Einrichtung Ablagepfad Dokumente =
216 +Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
120 120  
218 +[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
121 121  
122 -= Benutzerverwaltung =
220 +(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
221 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
222 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
223 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
224 +|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
225 +|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
123 123  
124 124  
125 -= Einrichtung E-Mail Anbindung =
126 126  
127 -[[image:ProgrammParameter_Email_Anbindung.png||height="277" width="699"]]
128 128  
129 -Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
130 -Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
131 -Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
132 132  
133 133  
134 134  
135 135  
234 +xx
136 136  
137 137  
138 138  
... ... @@ -139,7 +139,100 @@
139 139  
140 140  
141 141  
142 -= Einrichtung Lesemodus =
241 +== E-Mail Modus EWS ==
143 143  
243 +[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
144 144  
245 +(% style="width:1066px" %)
246 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung
247 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
248 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
249 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
250 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
251 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
252 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
253 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
254 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
255 +
256 +xx
257 +
258 +
259 +
260 +
261 +
262 +
263 +
264 +
265 +
266 +
267 +
268 +
269 +
270 +
271 +
272 +
273 +== E-Mail Modus MS Graph ==
274 +
275 +{{info}}
276 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
277 +{{/info}}
278 +
279 +[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
280 +
281 +(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
282 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
283 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
284 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
285 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
286 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
287 +
288 +
289 +
290 +
291 +
292 +
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295 +
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301 +
302 +
303 +
304 +
305 +
306 +
307 +
308 +
309 +
310 +
311 +
312 +
313 +
314 +
315 +
316 +
317 +
318 +
319 +
320 +
321 +
322 +
323 +
324 +
325 +
326 +
327 +
328 +
329 +
330 +
331 +
332 +
333 +
334 +
335 +
336 +
145 145  
Email_Anbindung_EWS.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Anbindung_Outlook.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Anbindung_ProgrammParameter.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_MS-Graph.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Programmparameter_Email_04-2024.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
image-20240405151806-1.png
Author
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1 +XWiki.kprummer
Größe
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Inhalt
programmparameter_ablagepfad.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt