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Wiki-Quellcode von Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2026/09/18 14:58
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 (% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)
4 **Admin Bereich Kontaktmanagement:**
5
6 {{toc/}}
7 )))
8
9 = Zusatzfelder =
10
11 Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12
13
14 (% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfeldtypen" %)
15 Zusatzfeldtypen
16
17 |=(((
18 Feldtyp
19 )))|=(((
20 Beschreibung
21 )))
22 |(((
23 **Text**
24 )))|(((
25 In diesem können **Buchstaben **in Form eines Textes eingegeben werden. Die Textlänge muss angegeben werden.
26 )))
27 |(((
28 **Zahl**
29 )))|(((
30 In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden. Optional kann ein Format mitgegeben werden.
31 )))
32 |(((
33 **Datum**
34 )))|(((
35 Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden.
36 )))
37 |(((
38 **Ja/Nein**
39 )))|(((
40 Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
41 )))
42 |(((
43 **Werteliste**
44 )))|(((
45 Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 )))
47 |(((
48 **Memo**
49 )))|(((
50 Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 )))
52
53 == Übersicht Zusatzfelder ==
54
55 1. (((
56 Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
57 )))
58
59 (% style="list-style-type:circle" %)
60 * (((
61 Die Suchergebnisse werden angezeigt.
62 )))
63
64 (% start="2" %)
65 1. (((
66 Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
67 )))
68
69 (% style="list-style-type:circle" %)
70 * (((
71 Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
72 )))
73
74 [[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
75
76 |=(((
77 Nummer
78 )))|=(((
79 Beschreibung
80 )))
81 |(((
82 **1**
83 )))|(((
84 Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
85 )))
86 |(((
87 **2**
88 )))|(((
89 Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
90 )))
91 |(((
92 **3**
93 )))|(((
94 Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
95 )))
96 |(((
97 **4**
98 )))|(((
99 Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
100 **Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
101 )))
102 |(((
103 **5**
104 )))|(((
105 Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
106 )))
107 |(((
108 **6**
109 )))|(((
110 Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
111 )))
112 |(((
113 **7**
114 )))|(((
115 Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 )))
117
118 == Formatierung der Zusatzfelder ==
119
120 Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
121
122 |(((
123 **Zahlenformat**
124 )))|(((
125 **Beschreibung**
126 )))|(((
127 **Beispiel mit Zahl 15000**
128 )))
129 |(((
130 #
131 )))|(((
132 ohne Nachkoma
133 )))|(((
134 15000
135 )))
136 |(((
137 #,#
138 )))|(((
139 ohne Nachkoma mit Tausenderpunkt
140 )))|(((
141 15.000
142 )))
143 |(((
144 #,#0.00
145 )))|(((
146 Zahl mit Nachkomma und Tasuenderpunkt
147 )))|(((
148 15.000,00
149 )))
150
151 Zusatzfelder vom **Typ "Datum"** können wie folgt formartiert werden:
152
153 |(((
154 **Zahlenformat**
155 )))|(((
156 **Beschreibung**
157 )))|(((
158 **Beispiel**
159 )))
160 |(((
161 dd.MM.yyyy
162 )))|(((
163 Tag Zweistellig Monat Zweistellig Jahr Vierstellig
164 )))|(((
165 13.01.2020
166 )))
167 |(((
168 dd.MMM.yyyy
169 )))|(((
170 Tag Zweistellig Monat Ersten drei Buchstaben Jahr Vierstellig
171 )))|(((
172 13.Jan.2020
173 )))
174 |(((
175 dd.MMMM.yyyy
176 )))|(((
177 Tag Zweistellig Monat Ausgeschrieben Jahr Vierstellig
178 )))|(((
179 13.Januar.2020
180 )))
181
182 == Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
183
184 Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
186
187 1. (((
188 In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="271" width="391"]]
189 )))
190 1. (((
191 Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)
192 )))
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * (((
196 Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.
197 )))
198
199 (% start="3" %)
200 1. (((
201 Oben links auf die **drei Punkte **neben der Suchleiste klicken
202 )))
203 1. (((
204 Auf **Ansicht **gehen
205 )))
206 1. (((
207 In nun geöffneter Auswahl **Felder ein-/ausblenden** auswählen
208 )))
209 1. (((
210 In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das **+ **vor **Variable Zusatzfelder **klicken
211 )))
212 1. (((
213 **+ **vor nun ausgeklappter Option **Übergreifende variable Zusatzfelder **klicken
214 )))
215 1. (((
216 In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken
217 )))
218 1. (((
219 Im anschließenden **Viewmember **eine Überschrift auswählen
220 )))
221 1. (((
222 Mit **OK**-Button bestätigen
223 )))
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * (((
227 Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.
228 )))
229
230 (% class="box infomessage" %)
231 (((
232 Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern **ab jetzt immer **in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.
233 Die Option **Ansicht speichern **befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.
234 )))
235
236
237
238
239 == Neuanlage Kategorie ==
240
241 Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
242
243 [[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||data-xwiki-image-style-alignment="start" height="391" width="601"]]
244
245 (% style="width:860px" %)
246 |=(((
247 Nummer
248 )))|=(% style="width: 779px;" %)(((
249 Beschreibung
250 )))
251 |(((
252 **1**
253 )))|(% style="width:779px" %)(((
254 Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
255 )))
256 |(((
257 **2**
258 )))|(% style="width:779px" %)(((
259 Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
260 )))
261 |(((
262 **3**
263 )))|(% style="width:779px" %)(((
264 Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
265 )))
266 |(((
267 **4**
268 )))|(% style="width:779px" %)(((
269 Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
270
271 * (((
272 **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
273 )))
274 * (((
275 **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
276 )))
277 )))
278 |(((
279 **5**
280 )))|(% style="width:779px" %)(((
281 Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
282 )))
283 |(((
284 **6**
285 )))|(% style="width:779px" %)(((
286 Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint
287
288 eine neue Zeile.
289 )))
290
291 (% class="wikigeneratedid" id="HKategoriemitZusatzfelderBeispiel" %)
292 **Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel**
293
294 Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.
295 Die Einstellung **Anzeigeformat **der Kategorie bestimmt, **wie **die **Zusatzfelder im Desktop angeordnet **werden.
296 Die Möglichkeiten sind hierbei:
297
298 * (((
299 alles untereinander
300 )))
301 * (((
302 alles in einer Zeile
303 )))
304
305 Die Einstellung **offen **legt fest, **ob **die **Kategorie **der Zusatzfelder **offen oder zugeklappt **ist.
306 Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.
307
308 [[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
309
310
311 == Neuanlage Zusatzfelder ==
312
313 1. (((
314 Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
315 )))
316 1. (((
317 Die Suchergebnisse werden angezeigt.
318 )))
319 1. (((
320 Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
321 )))
322 1. (((
323 Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
324 )))
325 1. (((
326 Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
327 )))
328 1. (((
329 Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
330 )))
331 1. (((
332 Button **Fortsetzen **klicken
333 )))
334
335 (% style="list-style-type:circle" %)
336 * (((
337 Die weiteren Eingaben werden möglich.
338 )))
339
340 (% start="8" %)
341 1. (((
342 Weitere Eingaben machen
343 )))
344 1. (((
345 **OK**-Button klicken
346 )))
347
348 (% style="list-style-type:circle" %)
349 * (((
350 Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
351 )))
352
353 (% class="wikigeneratedid" id="H" %)
354 [[image:image-20250228101917-1.png||height="563" width="499"]]
355
356 (% style="margin-left:auto; width:986px" %)
357 |=(% style="width: 97px;" %)(((
358 Nummer
359 )))|=(% style="width: 885px;" %)(((
360 Beschreibung
361 )))
362 |(% style="width:97px" %)(((
363 **1**
364 )))|(% style="width:885px" %)(((
365 Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. Bspw. bei Person wird es bei der Person sichtbar.
366 )))
367 |(% style="width:97px" %)(((
368 **2**
369 )))|(% style="width:885px" %)(((
370 Wenn man den Bereich bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes ausgewählt hat, so wird der Button Fortsetzen anklickbar. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Eingabemöglichkeiten im Fenster Neuanlage aktualisiert.
371 )))
372 |(% style="width:97px" %)(((
373 **3**
374 )))|(% style="width:885px" %)(((
375 Optional kann hier eine **Kategorien **ausgewählt werden. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
376 )))
377 |(% style="width:97px" %)(((
378 4
379 )))|(% style="width:885px" %)(((
380 Hier trägt man die **Bezeichnung** des Feldes ein.
381 )))
382 |(% style="width:97px" %)(((
383 **5**
384 )))|(% style="width:885px" %)(((
385 **Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
386 )))
387 |(% style="width:97px" %)(((
388 **6**
389 )))|(% style="width:885px" %)(((
390 Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
391 )))
392 |(% style="width:97px" %)(((
393 **7**
394 )))|(% style="width:885px" %)(((
395 Hier kann man den **Mandanten **festlegen. Das bezieht sich dann auf den Buchungsmandant und ist für Bereich aus der Finanzbuchhaltung möglich.
396 )))
397 |(% style="width:97px" %)(((
398 **8**
399 )))|(% style="width:885px" %)(((
400 Wenn der Typ **"Werteliste"** ausgewählt ist, wird der Button **"Werteliste"** aktiviert. Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Eingabemaske, in der der erste Wert direkt in der ersten Zeile erfasst werden kann.
401
402 Weitere Werte lassen sich bequem durch Drücken der **Tab-Taste** hinzufügen – so springt man automatisch in die nächste Zeile.
403
404 Um einen bereits bestehenden Eintrag zu bearbeiten, genügt ein Klick in das entsprechende Textfeld des gewünschten Eintrags.
405 )))
406 |(% style="width:97px" %)9|(% style="width:885px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
407
408
409
410
411
412
413
414
415
416
417
418
419
420
421
422
423 = Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
424
425 Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
426
427 Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
428
429 1. Tragen Sie in der **Schnellsuch** den Begriff **Programmparameter** ein.
430 1. Im Bereich **Allgemein** angekommen, öffnet man den Unterordner **DMS**, wo die entsprechenden Optionen zu finden sind.
431
432 **Temporarer Ablagepfad:**
433 Wird beispielsweise ein Dokument oder eine Vorlage erzeugt, wird dieses erstellte Dokument zunächst im temporären Ablagepfad gespeichert.
434 Auch beim Versenden von E-Mails kommt der temporäre Ablagepfad zum Einsatz – er dient als Zwischenablage für die Anhänge der E-Mail.
435
436 **Auscheckpfad:**
437 Soll ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden, wird dafür der Auscheckpfad genutzt, in dem das Dokument temporär abgelegt wird.
438
439 [[image:image-20250228104459-2.png]]
440
441
442
443
444 = Einrichtung E-Mail Anbindung =
445
446 (% class="box warningmessage" %)
447 (((
448 Ab Version 25.1 verfügbar
449 )))
450
451 [[image:image-20250228114149-5.png]]
452
453 Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
454 Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
455 Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
456
457 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
458 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
459 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
460 Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
461
462
463 == E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
464
465 **Voraussetzung:** Der Benutzer benötigt eine hinterlegte E-Mail-Adresse sowie das dazugehörige Passwort.
466
467 [[image:image-20250228123954-7.png]]
468
469 (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
470 |=(% style="width: 74px;" %)(((
471 Nummer
472 )))|=(% style="width: 636px;" %)(((
473 Beschreibung
474 )))
475 |(% style="width:74px" %)(((
476 **1**
477 )))|(% style="width:636px" %)(((
478 In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
479 )))
480 |(% style="width:74px" %)(((
481 **2**
482 )))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
483 |(% style="width:74px" %)(((
484 **3**
485 )))|(% style="width:636px" %)(((
486 Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
487 )))
488
489
490
491
492
493
494
495
496 == E-Mail Modus Outlook ==
497
498 Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
499
500 [[image:image-20250228113650-4.png]]
501
502 (% style="margin-left:auto; width:642px" %)
503 |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
504 |(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
505
506 == E-Mail Modus EWS ==
507
508 [[image:image-20250228124752-8.png]]
509
510 (% style="width:1066px" %)
511 |=(% style="width: 77px;" %)(((
512 Nummer
513 )))|=(% style="width: 985px;" %)(((
514 Beschreibung
515 )))
516 |(% style="width:77px" %)(((
517 **1**
518 )))|(% style="width:985px" %)(((
519 In der Auswahlliste "EWS" auswählen
520 )))
521 |(% style="width:77px" %)(((
522 **2**
523 )))|(% style="width:985px" %)(((
524 Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
525 )))
526 |(% style="width:77px" %)(((
527 **3**
528 )))|(% style="width:985px" %)(((
529 Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
530 )))
531 |(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
532 |(% style="width:77px" %)(((
533 **5**
534 )))|(% style="width:985px" %)(((
535 Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
536 )))
537 |(% style="width:77px" %)(((
538 **6**
539 )))|(% style="width:985px" %)(((
540 Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
541 )))
542 |(% style="width:77px" %)(((
543 **7**
544 )))|(% style="width:985px" %)(((
545 Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
546 )))
547
548 == E-Mail Modus MS Graph ==
549
550 {{info}}
551 Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist. Ab Version 26.1 wird der Webservice nicht mehr benötigt.
552 {{/info}}
553
554 === Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
555
556
557 Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
558 • E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
559 • Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
560
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562 Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
563 lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
564 Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
565 MS-Graph ist erforderlich.
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568 **~1. Anwendung registrieren**
569 In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
570 die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
571 verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
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574 **2. API-Berechtigungen (permissions)**
575 base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
576 Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
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578 [[image:image-20250513133105-1.png]]
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580 **3. Anwender hinzufügen**
581 Unter Benutzer und Gruppen müssen die Anwender hinzugefügt werden.
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584 **4. Authentifizierung**
585 Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
586 für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
587 Desktopanwendung“ vorhanden sein:
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589 Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
590 Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
591 Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
592 Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
593 weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
594 zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
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596 [[image:image-20250513133410-2.png]]
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598
599 **5. Konfiguration base4IT**
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601 [[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
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603 (% style="margin-left:auto; width:411px" %)
604 |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
605 |(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
606 |(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
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