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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2026/09/18 14:58
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,5 +1,6 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 +(% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)
3 3  **Admin Bereich Kontaktmanagement:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
... ... @@ -7,179 +7,482 @@
7 7  
8 8  = Zusatzfelder =
9 9  
10 -Neben den Feldern, die der Non Profit Manager oder die Imports mit sich bringen, kann bei den Einstellungen noch zusätzliche andere Felder mit einfügen. Die sogenannten Zusatzfelder.
11 +Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
11 11  
12 -[[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
13 13  
14 -|=Nummer|=Beschreibung
15 -|**1**|Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
16 -|**2**|Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
17 -|**3**|Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
18 -|**4**|Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
19 -**Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
20 -|**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
21 -|**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
22 -|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
14 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfeldtypen" %)
15 +Zusatzfeldtypen
23 23  
24 -= Zu den Zusatzfeldern gelangen =
17 +|=(((
18 +Feldtyp
19 +)))|=(((
20 +Beschreibung
21 +)))
22 +|(((
23 +**Text**
24 +)))|(((
25 +In diesem können **Buchstaben **in Form eines Textes eingegeben werden. Die Textlänge muss angegeben werden.
26 +)))
27 +|(((
28 +**Zahl**
29 +)))|(((
30 +In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden. Optional kann ein Format mitgegeben werden.
31 +)))
32 +|(((
33 +**Datum**
34 +)))|(((
35 +Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden.
36 +)))
37 +|(((
38 +**Ja/Nein**
39 +)))|(((
40 +Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
41 +)))
42 +|(((
43 +**Werteliste**
44 +)))|(((
45 +Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 +)))
47 +|(((
48 +**Memo**
49 +)))|(((
50 +Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 +)))
25 25  
26 -1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
53 +== Übersicht Zusatzfelder ==
27 27  
55 +1. (((
56 +Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
57 +)))
58 +
28 28  (% style="list-style-type:circle" %)
29 -* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
60 +* (((
61 +Die Suchergebnisse werden angezeigt.
62 +)))
30 30  
31 31  (% start="2" %)
32 -1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
65 +1. (((
66 +Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
67 +)))
33 33  
34 34  (% style="list-style-type:circle" %)
35 -* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
70 +* (((
71 +Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
72 +)))
36 36  
37 -== Zusatzfeld erstellen ==
74 +[[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
38 38  
39 -1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
40 -1. Gewünschten Bereich auswählen
41 -1. Button **Fortsetzen **klicken
76 +|=(((
77 +Nummer
78 +)))|=(((
79 +Beschreibung
80 +)))
81 +|(((
82 +**1**
83 +)))|(((
84 +Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
85 +)))
86 +|(((
87 +**2**
88 +)))|(((
89 +Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
90 +)))
91 +|(((
92 +**3**
93 +)))|(((
94 +Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
95 +)))
96 +|(((
97 +**4**
98 +)))|(((
99 +Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
100 +**Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
101 +)))
102 +|(((
103 +**5**
104 +)))|(((
105 +Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
106 +)))
107 +|(((
108 +**6**
109 +)))|(((
110 +Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
111 +)))
112 +|(((
113 +**7**
114 +)))|(((
115 +Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 +)))
42 42  
43 -(% style="list-style-type:circle" %)
44 -* Die weiteren Eingaben werden möglich.
118 +== Formatierung der Zusatzfelder ==
45 45  
46 -(% start="4" %)
47 -1. Weitere Eingaben machen
48 -1. **OK**-Button klicken
120 +Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
49 49  
50 -(% style="list-style-type:circle" %)
51 -* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
122 +|(((
123 +**Zahlenformat**
124 +)))|(((
125 +**Beschreibung**
126 +)))|(((
127 +**Beispiel mit Zahl 15000**
128 +)))
129 +|(((
130 +#
131 +)))|(((
132 +ohne Nachkoma
133 +)))|(((
134 +15000
135 +)))
136 +|(((
137 +#,#
138 +)))|(((
139 +ohne Nachkoma mit Tausenderpunkt
140 +)))|(((
141 +15.000
142 +)))
143 +|(((
144 +#,#0.00
145 +)))|(((
146 +Zahl mit Nachkomma und Tasuenderpunkt
147 +)))|(((
148 +15.000,00
149 +)))
52 52  
53 -== Feldtypen ==
151 +Zusatzfelder vom **Typ "Datum"** können wie folgt formartiert werden:
54 54  
55 -|=Feldtyp|=Beschreibung
56 -|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
57 -|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
58 -**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
59 -|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
60 -|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
61 -|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
62 -|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
153 +|(((
154 +**Zahlenformat**
155 +)))|(((
156 +**Beschreibung**
157 +)))|(((
158 +**Beispiel**
159 +)))
160 +|(((
161 +dd.MM.yyyy
162 +)))|(((
163 +Tag Zweistellig Monat Zweistellig Jahr Vierstellig
164 +)))|(((
165 +13.01.2020
166 +)))
167 +|(((
168 +dd.MMM.yyyy
169 +)))|(((
170 +Tag Zweistellig Monat Ersten drei Buchstaben Jahr Vierstellig
171 +)))|(((
172 +13.Jan.2020
173 +)))
174 +|(((
175 +dd.MMMM.yyyy
176 +)))|(((
177 +Tag Zweistellig Monat Ausgeschrieben Jahr Vierstellig
178 +)))|(((
179 +13.Januar.2020
180 +)))
63 63  
64 -== Neuanlage Kategorie ==
182 +== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
65 65  
66 -[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
184 +Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 +Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
67 67  
68 -(% style="width:860px" %)
69 -|=Nummer|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung
70 -|**1**|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
71 -|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, wie die jeweilige Kategorie später heißen soll. Man bedenke, dass eine Kategorie wie ein **Überbegriff **für gegebenenfalls mehrere **untergeordnete Zusatzfelder **ist. Daher sollte hier im optimalen Fall immer ein passender Sammelbegriff drin stehen.
72 -|**3**|(% style="width:779px" %)Soll ein Zusatzfeld **aktiv **genutzt werden können, legt man dies mit dem **Status **fest.
73 -|**4**|(% style="width:779px" %)(((
74 -Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
187 +1. (((
188 +In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="271" width="391"]]
189 +)))
190 +1. (((
191 +Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)
192 +)))
75 75  
76 -* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird nur über eine Zeile ausgegeben.
77 -* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird über mehrere Zeilen ausgegeben.
194 +(% style="list-style-type:circle" %)
195 +* (((
196 +Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.
78 78  )))
79 -|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob ein Zusatzfeld **offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Damit ist gemeint, dass das **Zusatzfeld ausgeklappt **wäre, würde zum Beispiel ein Mitarbeiter später einen Eintrag vornehmen und dabei eben diese Zusatzfelder befüllen. Zum Beispiel kann man hier indirekt anzeigen, welche Zusatzfelder auf jeden Fall befüllt werden müssten, indem man das Häkchen bei besagten Zusatzfeldern bei Offen setzt.
80 -|**6**|(% style="width:779px" %)Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint eine neue Zeile.
81 81  
82 -xx
199 +(% start="3" %)
200 +1. (((
201 +Oben links auf die **drei Punkte **neben der Suchleiste klicken
202 +)))
203 +1. (((
204 +Auf **Ansicht **gehen
205 +)))
206 +1. (((
207 +In nun geöffneter Auswahl **Felder ein-/ausblenden** auswählen
208 +)))
209 +1. (((
210 +In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das **+ **vor **Variable Zusatzfelder **klicken
211 +)))
212 +1. (((
213 +**+ **vor nun ausgeklappter Option **Übergreifende variable Zusatzfelder **klicken
214 +)))
215 +1. (((
216 +In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken
217 +)))
218 +1. (((
219 +Im anschließenden **Viewmember **eine Überschrift auswählen
220 +)))
221 +1. (((
222 +Mit **OK**-Button bestätigen
223 +)))
83 83  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* (((
227 +Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.
228 +)))
84 84  
230 +(% class="box infomessage" %)
231 +(((
232 +Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern **ab jetzt immer **in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.
233 +Die Option **Ansicht speichern **befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.
234 +)))
85 85  
86 -== Neuanlage Zusatzfeld ==
87 87  
88 -[[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png||height="670" style="float:left" width="589"]]
89 89  
90 -(% style="margin-left:auto; width:896px" %)
91 -|=Nummer|=(% style="width: 805px;" %)Beschreibung
92 -|**1**|(% style="width:805px" %)Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt.
93 -|**2**|(% style="width:805px" %)Hier **wählt **man eine der **erstellten Kategorien **aus. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
94 -|**3**|(% style="width:805px" %)**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
95 -|**4**|(% style="width:805px" %)**Zeichenbegrenzungen **legt man hier fest. Hierüber kann man zu lange/unerwünschte Eingaben verhindern. Beispielsweise ist kein Vorname über 1.000 Zeichen lang. Die Limits für diese Zeichenlängen nimmt man hier vor.
96 -|**5**|(% style="width:805px" %)Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
97 -|**6**|(% style="width:805px" %)Die **Werteliste **gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:(((
98 -* **Gültig**:
99 -* **Abgelaufen**:
100 -)))
101 -|**7**|(% style="width:805px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
238 +== Neuanlage Kategorie ==
102 102  
240 +Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
103 103  
242 +[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||data-xwiki-image-style-alignment="start" height="391" width="601"]]
104 104  
244 +(% style="width:860px" %)
245 +|=(((
246 +Nummer
247 +)))|=(% style="width: 779px;" %)(((
248 +Beschreibung
249 +)))
250 +|(((
251 +**1**
252 +)))|(% style="width:779px" %)(((
253 +Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
254 +)))
255 +|(((
256 +**2**
257 +)))|(% style="width:779px" %)(((
258 +Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
259 +)))
260 +|(((
261 +**3**
262 +)))|(% style="width:779px" %)(((
263 +Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
264 +)))
265 +|(((
266 +**4**
267 +)))|(% style="width:779px" %)(((
268 +Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
105 105  
270 +* (((
271 +**Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
272 +)))
273 +* (((
274 +**Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
275 +)))
276 +)))
277 +|(((
278 +**5**
279 +)))|(% style="width:779px" %)(((
280 +Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
281 +)))
282 +|(((
283 +**6**
284 +)))|(% style="width:779px" %)(((
285 +Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint
106 106  
287 +eine neue Zeile.
288 +)))
107 107  
290 +(% class="wikigeneratedid" id="HKategoriemitZusatzfelderBeispiel" %)
291 +**Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel**
108 108  
293 +Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.
294 +Die Einstellung **Anzeigeformat **der Kategorie bestimmt, **wie **die **Zusatzfelder im Desktop angeordnet **werden.
295 +Die Möglichkeiten sind hierbei:
109 109  
297 +* (((
298 +alles untereinander
299 +)))
300 +* (((
301 +alles in einer Zeile
302 +)))
110 110  
304 +Die Einstellung **offen **legt fest, **ob **die **Kategorie **der Zusatzfelder **offen oder zugeklappt **ist.
305 +Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.
111 111  
307 +[[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
112 112  
113 113  
310 +== Neuanlage Zusatzfelder ==
114 114  
312 +1. (((
313 +Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
314 +)))
315 +1. (((
316 +Die Suchergebnisse werden angezeigt.
317 +)))
318 +1. (((
319 +Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
320 +)))
321 +1. (((
322 +Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
323 +)))
324 +1. (((
325 +Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
326 +)))
327 +1. (((
328 +Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
329 +)))
330 +1. (((
331 +Button **Fortsetzen **klicken
332 +)))
115 115  
334 +(% style="list-style-type:circle" %)
335 +* (((
336 +Die weiteren Eingaben werden möglich.
337 +)))
116 116  
117 -xx
339 +(% start="8" %)
340 +1. (((
341 +Weitere Eingaben machen
342 +)))
343 +1. (((
344 +**OK**-Button klicken
345 +)))
118 118  
347 +(% style="list-style-type:circle" %)
348 +* (((
349 +Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
350 +)))
119 119  
352 +(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
353 +[[image:image-20250228101917-1.png||height="563" width="499"]]
120 120  
355 +(% style="margin-left:auto; width:986px" %)
356 +|=(% style="width: 97px;" %)(((
357 +Nummer
358 +)))|=(% style="width: 885px;" %)(((
359 +Beschreibung
360 +)))
361 +|(% style="width:97px" %)(((
362 +**1**
363 +)))|(% style="width:885px" %)(((
364 +Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. Bspw. bei Person wird es bei der Person sichtbar.
365 +)))
366 +|(% style="width:97px" %)(((
367 +**2**
368 +)))|(% style="width:885px" %)(((
369 +Wenn man den Bereich bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes ausgewählt hat, so wird der Button Fortsetzen anklickbar. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Eingabemöglichkeiten im Fenster Neuanlage aktualisiert.
370 +)))
371 +|(% style="width:97px" %)(((
372 +**3**
373 +)))|(% style="width:885px" %)(((
374 +Optional kann hier eine **Kategorien **ausgewählt werden. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
375 +)))
376 +|(% style="width:97px" %)(((
377 +4
378 +)))|(% style="width:885px" %)(((
379 +Hier trägt man die **Bezeichnung** des Feldes ein.
380 +)))
381 +|(% style="width:97px" %)(((
382 +**5**
383 +)))|(% style="width:885px" %)(((
384 +**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
385 +)))
386 +|(% style="width:97px" %)(((
387 +**6**
388 +)))|(% style="width:885px" %)(((
389 +Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
390 +)))
391 +|(% style="width:97px" %)(((
392 +**7**
393 +)))|(% style="width:885px" %)(((
394 +Hier kann man den **Mandanten **festlegen. Das bezieht sich dann auf den Buchungsmandant und ist für Bereich aus der Finanzbuchhaltung möglich.
395 +)))
396 +|(% style="width:97px" %)(((
397 +**8**
398 +)))|(% style="width:885px" %)(((
399 +Wenn der Typ **"Werteliste"** ausgewählt ist, wird der Button **"Werteliste"** aktiviert. Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Eingabemaske, in der der erste Wert direkt in der ersten Zeile erfasst werden kann.
121 121  
401 +Weitere Werte lassen sich bequem durch Drücken der **Tab-Taste** hinzufügen – so springt man automatisch in die nächste Zeile.
122 122  
403 +Um einen bereits bestehenden Eintrag zu bearbeiten, genügt ein Klick in das entsprechende Textfeld des gewünschten Eintrags.
404 +)))
405 +|(% style="width:97px" %)9|(% style="width:885px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
123 123  
124 124  
125 125  
126 -= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
127 127  
128 128  
129 -[[image:image-20240403091619-1.png]]
130 130  
131 -= =
132 132  
133 133  
134 -= Einrichtung E-Mail Anbindung =
135 135  
136 -[[image:Email_Anbindung_ProgrammParameter.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="365" width="919"]]
137 137  
138 -Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
139 -Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
140 -Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
141 141  
142 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
143 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
144 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
145 145  
146 146  
147 -== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
148 148  
149 -[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
150 150  
151 -(% style="margin-left:auto; width:714px" %)
152 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung
153 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
154 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
155 -**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
156 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
157 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
158 -|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
159 -|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
160 -|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
161 -|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
162 -|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
163 163  
422 += Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
164 164  
424 +Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
165 165  
426 +Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
166 166  
428 +1. Tragen Sie in der **Schnellsuch** den Begriff **Programmparameter** ein.
429 +1. Im Bereich **Allgemein** angekommen, öffnet man den Unterordner **DMS**, wo die entsprechenden Optionen zu finden sind.
167 167  
431 +**Temporarer Ablagepfad:**
432 +Wird beispielsweise ein Dokument oder eine Vorlage erzeugt, wird dieses erstellte Dokument zunächst im temporären Ablagepfad gespeichert.
433 +Auch beim Versenden von E-Mails kommt der temporäre Ablagepfad zum Einsatz – er dient als Zwischenablage für die Anhänge der E-Mail.
168 168  
435 +**Auscheckpfad:**
436 +Soll ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden, wird dafür der Auscheckpfad genutzt, in dem das Dokument temporär abgelegt wird.
169 169  
438 +[[image:image-20250228104459-2.png]]
170 170  
171 171  
172 172  
173 173  
443 += Einrichtung E-Mail Anbindung =
174 174  
445 +(% class="box warningmessage" %)
446 +(((
447 +Ab Version 25.1 verfügbar
448 +)))
175 175  
450 +[[image:image-20250228114149-5.png]]
176 176  
452 +Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
453 +Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
454 +Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
177 177  
456 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
457 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
458 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
459 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
178 178  
179 179  
462 +== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
180 180  
464 +**Voraussetzung:** Der Benutzer benötigt eine hinterlegte E-Mail-Adresse sowie das dazugehörige Passwort.
181 181  
466 +[[image:image-20250228123954-7.png]]
182 182  
468 +(% style="margin-left:auto; width:714px" %)
469 +|=(% style="width: 74px;" %)(((
470 +Nummer
471 +)))|=(% style="width: 636px;" %)(((
472 +Beschreibung
473 +)))
474 +|(% style="width:74px" %)(((
475 +**1**
476 +)))|(% style="width:636px" %)(((
477 +In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
478 +)))
479 +|(% style="width:74px" %)(((
480 +**2**
481 +)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
482 +|(% style="width:74px" %)(((
483 +**3**
484 +)))|(% style="width:636px" %)(((
485 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
486 +)))
183 183  
184 184  
185 185  
... ... @@ -187,85 +187,118 @@
187 187  
188 188  
189 189  
190 -xx
191 191  
192 -
193 193  == E-Mail Modus Outlook ==
194 194  
195 -Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
497 +Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
196 196  
197 -[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
499 +[[image:image-20250228113650-4.png]]
198 198  
199 199  (% style="margin-left:auto; width:642px" %)
200 200  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
201 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
202 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
203 -|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
204 -|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
503 +|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
205 205  
206 -
207 -
208 -
209 -
210 -
211 -
212 -
213 -
214 -
215 -
216 -
217 -
218 -
219 -
220 -
221 -
222 -
223 -
224 -
225 -
226 -
227 -
228 -
229 -
230 -xx
231 -
232 -
233 233  == E-Mail Modus EWS ==
234 234  
235 -[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
507 +[[image:image-20250228124752-8.png]]
236 236  
237 237  (% style="width:1066px" %)
238 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung
239 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
240 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
241 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
242 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
243 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
244 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
245 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
246 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
510 +|=(% style="width: 77px;" %)(((
511 +Nummer
512 +)))|=(% style="width: 985px;" %)(((
513 +Beschreibung
514 +)))
515 +|(% style="width:77px" %)(((
516 +**1**
517 +)))|(% style="width:985px" %)(((
518 +In der Auswahlliste "EWS" auswählen
519 +)))
520 +|(% style="width:77px" %)(((
521 +**2**
522 +)))|(% style="width:985px" %)(((
523 +Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
524 +)))
525 +|(% style="width:77px" %)(((
526 +**3**
527 +)))|(% style="width:985px" %)(((
528 +Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
529 +)))
530 +|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
531 +|(% style="width:77px" %)(((
532 +**5**
533 +)))|(% style="width:985px" %)(((
534 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
535 +)))
536 +|(% style="width:77px" %)(((
537 +**6**
538 +)))|(% style="width:985px" %)(((
539 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
540 +)))
541 +|(% style="width:77px" %)(((
542 +**7**
543 +)))|(% style="width:985px" %)(((
544 +Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
545 +)))
247 247  
547 +== E-Mail Modus MS Graph ==
248 248  
549 +{{info}}
550 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
551 +{{/info}}
249 249  
553 +=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
250 250  
251 251  
556 +Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
557 +• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
558 +• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
252 252  
253 253  
561 +Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
562 +lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
563 +Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
564 +MS-Graph ist erforderlich.
254 254  
255 255  
567 +**~1. Anwendung registrieren**
568 +In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
569 +die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
570 +verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
256 256  
257 257  
573 +**2. API-Berechtigungen (permissions)**
574 +base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
575 +Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
258 258  
577 +[[image:image-20250513133105-1.png]]
259 259  
579 +**3. Anwender hinzufügen**
580 +Unter Benutzer und Gruppen müssen die Anwender hinzugefügt werden.
260 260  
261 -xx
262 262  
583 +**4. Authentifizierung**
584 +Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
585 +für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
586 +Desktopanwendung“ vorhanden sein:
263 263  
588 +Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
589 +Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
590 +Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
591 +Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
592 +weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
593 +zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
264 264  
595 +[[image:image-20250513133410-2.png]]
265 265  
266 266  
598 +**5. Konfiguration base4IT**
267 267  
600 +[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
268 268  
602 +(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
603 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
604 +|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
605 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
269 269  
270 270  
271 271  
... ... @@ -272,20 +272,4 @@
272 272  
273 273  
274 274  
275 -
276 -
277 -
278 -xx
279 -
280 -
281 -
282 -
283 -
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -= =
289 -
290 -
291 291  
Email_MS-Graph.png
Author
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Felder_einblenden_ausblenden.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Programmparameter_Email_04-2024.png
Author
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Unterschiedliche_Zusatzfelder_mit_Mandant.png
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Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png
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Zusatzfelder_ein_ausblenden.png
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Zusatzfelder_einblenden.png
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Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png
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b4it_Anbindung_MSGraph.pdf
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