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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
Von Version 35.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/17 13:45
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/05/13 13:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -11,58 +11,229 @@
11 11  Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12 12  
13 13  
14 -== Zusatzfeldtypen ==
14 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfeldtypen" %)
15 +Zusatzfeldtypen
15 15  
16 -|=Feldtyp|=Beschreibung
17 -|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
18 -|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
19 -**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
20 -|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
21 -|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
22 -|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
23 -|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
17 +|=(((
18 +Feldtyp
19 +)))|=(((
20 +Beschreibung
21 +)))
22 +|(((
23 +**Text**
24 +)))|(((
25 +In diesem können **Buchstaben **in Form eines Textes eingegeben werden. Die Textlänge muss angegeben werden.
26 +)))
27 +|(((
28 +**Zahl**
29 +)))|(((
30 +In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden. Optional kann ein Format mitgegeben werden.
31 +)))
32 +|(((
33 +**Datum**
34 +)))|(((
35 +Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden.
36 +)))
37 +|(((
38 +**Ja/Nein**
39 +)))|(((
40 +Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
41 +)))
42 +|(((
43 +**Werteliste**
44 +)))|(((
45 +Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 +)))
47 +|(((
48 +**Memo**
49 +)))|(((
50 +Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 +)))
24 24  
25 25  == Übersicht Zusatzfelder ==
26 26  
27 -1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
55 +1. (((
56 +Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
57 +)))
28 28  
29 29  (% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
60 +* (((
61 +Die Suchergebnisse werden angezeigt.
62 +)))
31 31  
32 32  (% start="2" %)
33 -1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
65 +1. (((
66 +Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
67 +)))
34 34  
35 35  (% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
70 +* (((
71 +Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
72 +)))
37 37  
38 38  [[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
39 39  
40 -|=Nummer|=Beschreibung
41 -|**1**|Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
42 -|**2**|Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
43 -|**3**|Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
44 -|**4**|Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
76 +|=(((
77 +Nummer
78 +)))|=(((
79 +Beschreibung
80 +)))
81 +|(((
82 +**1**
83 +)))|(((
84 +Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
85 +)))
86 +|(((
87 +**2**
88 +)))|(((
89 +Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
90 +)))
91 +|(((
92 +**3**
93 +)))|(((
94 +Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
95 +)))
96 +|(((
97 +**4**
98 +)))|(((
99 +Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
45 45  **Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
46 -|**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
47 -|**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
48 -|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
101 +)))
102 +|(((
103 +**5**
104 +)))|(((
105 +Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
106 +)))
107 +|(((
108 +**6**
109 +)))|(((
110 +Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
111 +)))
112 +|(((
113 +**7**
114 +)))|(((
115 +Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 +)))
49 49  
50 -== Zusatzfeld erstellen ==
118 +== Formatierung der Zusatzfelder ==
51 51  
52 -1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
53 -1. Gewünschten Bereich auswählen
54 -1. Button **Fortsetzen **klicken
120 +Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
55 55  
122 +|(((
123 +**Zahlenformat**
124 +)))|(((
125 +**Beschreibung**
126 +)))|(((
127 +**Beispiel mit Zahl 15000**
128 +)))
129 +|(((
130 +#
131 +)))|(((
132 +ohne Nachkoma
133 +)))|(((
134 +15000
135 +)))
136 +|(((
137 +#,#
138 +)))|(((
139 +ohne Nachkoma mit Tausenderpunkt
140 +)))|(((
141 +15.000
142 +)))
143 +|(((
144 +#,#0.00
145 +)))|(((
146 +Zahl mit Nachkomma und Tasuenderpunkt
147 +)))|(((
148 +15.000,00
149 +)))
150 +
151 +Zusatzfelder vom **Typ "Datum"** können wie folgt formartiert werden:
152 +
153 +|(((
154 +**Zahlenformat**
155 +)))|(((
156 +**Beschreibung**
157 +)))|(((
158 +**Beispiel**
159 +)))
160 +|(((
161 +dd.MM.yyyy
162 +)))|(((
163 +Tag Zweistellig Monat Zweistellig Jahr Vierstellig
164 +)))|(((
165 +13.01.2020
166 +)))
167 +|(((
168 +dd.MMM.yyyy
169 +)))|(((
170 +Tag Zweistellig Monat Ersten drei Buchstaben Jahr Vierstellig
171 +)))|(((
172 +13.Jan.2020
173 +)))
174 +|(((
175 +dd.MMMM.yyyy
176 +)))|(((
177 +Tag Zweistellig Monat Ausgeschrieben Jahr Vierstellig
178 +)))|(((
179 +13.Januar.2020
180 +)))
181 +
182 +== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
183 +
184 +Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 +Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
186 +
187 +1. (((
188 +In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" height="271" style="float:right" width="391"]]
189 +)))
190 +1. (((
191 +Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)
192 +)))
193 +
56 56  (% style="list-style-type:circle" %)
57 -* Die weiteren Eingaben werden möglich.
195 +* (((
196 +Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.
197 +)))
58 58  
59 -(% start="4" %)
60 -1. Weitere Eingaben machen
61 -1. **OK**-Button klicken
199 +(% start="3" %)
200 +1. (((
201 +Oben links auf die **drei Punkte **neben der Suchleiste klicken
202 +)))
203 +1. (((
204 +Auf **Ansicht **gehen
205 +)))
206 +1. (((
207 +In nun geöffneter Auswahl **Felder ein-/ausblenden** auswählen
208 +)))
209 +1. (((
210 +In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das **+ **vor **Variable Zusatzfelder **klicken
211 +)))
212 +1. (((
213 +**+ **vor nun ausgeklappter Option **Übergreifende variable Zusatzfelder **klicken
214 +)))
215 +1. (((
216 +In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken
217 +)))
218 +1. (((
219 +Im anschließenden **Viewmember **eine Überschrift auswählen
220 +)))
221 +1. (((
222 +Mit **OK**-Button bestätigen
223 +)))
62 62  
63 63  (% style="list-style-type:circle" %)
64 -* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
226 +* (((
227 +Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.
228 +)))
65 65  
230 +(% class="box infomessage" %)
231 +(((
232 +Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern **ab jetzt immer **in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.
233 +Die Option **Ansicht speichern **befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.
234 +)))
235 +
236 +
66 66  == Neuanlage Kategorie ==
67 67  
68 68  Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
... ... @@ -70,47 +70,167 @@
70 70  [[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
71 71  
72 72  (% style="width:860px" %)
73 -|=Nummer|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung
74 -|**1**|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
75 -|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, wie die jeweilige Kategorie später heißen soll. Man bedenke, dass eine Kategorie wie ein **Überbegriff **für gegebenenfalls mehrere **untergeordnete Zusatzfelder **ist. Daher sollte hier im optimalen Fall immer ein passender Sammelbegriff drin stehen.
76 -|**3**|(% style="width:779px" %)Soll ein Zusatzfeld **aktiv **genutzt werden können, legt man dies mit dem **Status **fest.
77 -|**4**|(% style="width:779px" %)(((
244 +|=(((
245 +Nummer
246 +)))|=(% style="width: 779px;" %)(((
247 +Beschreibung
248 +)))
249 +|(((
250 +**1**
251 +)))|(% style="width:779px" %)(((
252 +Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
253 +)))
254 +|(((
255 +**2**
256 +)))|(% style="width:779px" %)(((
257 +Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
258 +)))
259 +|(((
260 +**3**
261 +)))|(% style="width:779px" %)(((
262 +Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
263 +)))
264 +|(((
265 +**4**
266 +)))|(% style="width:779px" %)(((
78 78  Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
79 79  
80 -* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird nur über eine Zeile ausgegeben.
81 -* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird über mehrere Zeilen ausgegeben.
269 +* (((
270 +**Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
82 82  )))
83 -|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob ein Zusatzfeld **offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Damit ist gemeint, dass das **Zusatzfeld ausgeklappt **wäre, würde zum Beispiel ein Mitarbeiter später einen Eintrag vornehmen und dabei eben diese Zusatzfelder befüllen. Zum Beispiel kann man hier indirekt anzeigen, welche Zusatzfelder auf jeden Fall befüllt werden müssten, indem man das Häkchen bei besagten Zusatzfeldern bei Offen setzt.
84 -|**6**|(% style="width:779px" %)Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint eine neue Zeile.
272 +* (((
273 +**Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
274 +)))
275 +)))
276 +|(((
277 +**5**
278 +)))|(% style="width:779px" %)(((
279 +Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
280 +)))
281 +|(((
282 +**6**
283 +)))|(% style="width:779px" %)(((
284 +Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint
85 85  
86 -BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.
286 +eine neue Zeile.
287 +)))
87 87  
289 +(% class="wikigeneratedid" id="HKategoriemitZusatzfelderBeispiel" %)
290 +**Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel**
88 88  
292 +Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.
293 +Die Einstellung **Anzeigeformat **der Kategorie bestimmt, **wie **die **Zusatzfelder im Desktop angeordnet **werden.
294 +Die Möglichkeiten sind hierbei:
89 89  
90 -== Neuanlage Zusatzfeld ==
296 +* (((
297 +alles untereinander
298 +)))
299 +* (((
300 +alles in einer Zeile
301 +)))
91 91  
92 -[[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png||height="670" style="float:left" width="589"]]
303 +Die Einstellung **offen **legt fest, **ob **die **Kategorie **der Zusatzfelder **offen oder zugeklappt **ist.
304 +Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.
93 93  
94 -(% style="margin-left:auto; width:896px" %)
95 -|=Nummer|=(% style="width: 805px;" %)Beschreibung
96 -|**1**|(% style="width:805px" %)Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt.
97 -|**2**|(% style="width:805px" %)Hier **wählt **man eine der **erstellten Kategorien **aus. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
98 -|**3**|(% style="width:805px" %)**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
99 -|**4**|(% style="width:805px" %)**Zeichenbegrenzungen **legt man hier fest. Hierüber kann man zu lange/unerwünschte Eingaben verhindern. Beispielsweise ist kein Vorname über 1.000 Zeichen lang. Die Limits für diese Zeichenlängen nimmt man hier vor.
100 -|**5**|(% style="width:805px" %)Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
101 -|**6**|(% style="width:805px" %)Die **Werteliste **gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:(((
102 -* **Gültig**:
103 -* **Abgelaufen**:
306 +[[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
307 +
308 +
309 +== Neuanlage Zusatzfelder ==
310 +
311 +1. (((
312 +Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
104 104  )))
105 -|**7**|(% style="width:805px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
314 +1. (((
315 +Die Suchergebnisse werden angezeigt.
316 +)))
317 +1. (((
318 +Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
319 +)))
320 +1. (((
321 +Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
322 +)))
323 +1. (((
324 +Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
325 +)))
326 +1. (((
327 +Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
328 +)))
329 +1. (((
330 +Button **Fortsetzen **klicken
331 +)))
106 106  
107 -xx
333 +(% style="list-style-type:circle" %)
334 +* (((
335 +Die weiteren Eingaben werden möglich.
336 +)))
108 108  
338 +(% start="8" %)
339 +1. (((
340 +Weitere Eingaben machen
341 +)))
342 +1. (((
343 +**OK**-Button klicken
344 +)))
109 109  
346 +(% style="list-style-type:circle" %)
347 +* (((
348 +Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
349 +)))
110 110  
351 +(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
352 +[[image:image-20250228101917-1.png||height="563" width="499"]]
111 111  
354 +(% style="margin-left:auto; width:986px" %)
355 +|=(% style="width: 97px;" %)(((
356 +Nummer
357 +)))|=(% style="width: 885px;" %)(((
358 +Beschreibung
359 +)))
360 +|(% style="width:97px" %)(((
361 +**1**
362 +)))|(% style="width:885px" %)(((
363 +Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. Bspw. bei Person wird es bei der Person sichtbar.
364 +)))
365 +|(% style="width:97px" %)(((
366 +**2**
367 +)))|(% style="width:885px" %)(((
368 +Wenn man den Bereich bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes ausgewählt hat, so wird der Button Fortsetzen anklickbar. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Eingabemöglichkeiten im Fenster Neuanlage aktualisiert.
369 +)))
370 +|(% style="width:97px" %)(((
371 +**3**
372 +)))|(% style="width:885px" %)(((
373 +Optional kann hier eine **Kategorien **ausgewählt werden. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
374 +)))
375 +|(% style="width:97px" %)(((
376 +4
377 +)))|(% style="width:885px" %)(((
378 +Hier trägt man die **Bezeichnung** des Feldes ein.
379 +)))
380 +|(% style="width:97px" %)(((
381 +**5**
382 +)))|(% style="width:885px" %)(((
383 +**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
384 +)))
385 +|(% style="width:97px" %)(((
386 +**6**
387 +)))|(% style="width:885px" %)(((
388 +Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
389 +)))
390 +|(% style="width:97px" %)(((
391 +**7**
392 +)))|(% style="width:885px" %)(((
393 +Hier kann man den **Mandanten **festlegen. Das bezieht sich dann auf den Buchungsmandant und ist für Bereich aus der Finanzbuchhaltung möglich.
394 +)))
395 +|(% style="width:97px" %)(((
396 +**8**
397 +)))|(% style="width:885px" %)(((
398 +Wenn der Typ **"Werteliste"** ausgewählt ist, wird der Button **"Werteliste"** aktiviert. Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Eingabemaske, in der der erste Wert direkt in der ersten Zeile erfasst werden kann.
112 112  
400 +Weitere Werte lassen sich bequem durch Drücken der **Tab-Taste** hinzufügen – so springt man automatisch in die nächste Zeile.
113 113  
402 +Um einen bereits bestehenden Eintrag zu bearbeiten, genügt ein Klick in das entsprechende Textfeld des gewünschten Eintrags.
403 +)))
404 +|(% style="width:97px" %)9|(% style="width:885px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
114 114  
115 115  
116 116  
... ... @@ -124,23 +124,40 @@
124 124  
125 125  
126 126  
418 +
419 +
420 +
421 +
127 127  = Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
128 128  
129 -Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff **Programmparameter **ein.
130 -Im Ordner **Allgemein **angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner **DMS**.
131 -Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument **temporär **im **Ablagepfad **gespeichert.
132 -Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.
133 -Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein **Auscheckpfad **für Dokumente genutzt.
424 +Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
134 134  
135 -[[image:programmparameter_ablagepfad.png||alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]
426 +Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
136 136  
428 +1. Tragen Sie in der **Schnellsuch** den Begriff **Programmparameter** ein.
429 +1. Im Bereich **Allgemein** angekommen, öffnet man den Unterordner **DMS**, wo die entsprechenden Optionen zu finden sind.
137 137  
431 +**Temporarer Ablagepfad:**
432 +Wird beispielsweise ein Dokument oder eine Vorlage erzeugt, wird dieses erstellte Dokument zunächst im temporären Ablagepfad gespeichert.
433 +Auch beim Versenden von E-Mails kommt der temporäre Ablagepfad zum Einsatz – er dient als Zwischenablage für die Anhänge der E-Mail.
138 138  
435 +**Auscheckpfad:**
436 +Soll ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden, wird dafür der Auscheckpfad genutzt, in dem das Dokument temporär abgelegt wird.
139 139  
438 +[[image:image-20250228104459-2.png]]
439 +
440 +
441 +
442 +
140 140  = Einrichtung E-Mail Anbindung =
141 141  
142 -[[image:Email_Anbindung_ProgrammParameter.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="365" width="919"]]
445 +(% class="box warningmessage" %)
446 +(((
447 +Ab Version 25.1 verfügbar
448 +)))
143 143  
450 +[[image:image-20250228114149-5.png]]
451 +
144 144  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
145 145  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
146 146  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
... ... @@ -148,24 +148,32 @@
148 148  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
149 149  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
150 150  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
459 +Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
151 151  
152 152  
153 153  == E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
154 154  
155 -[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
464 +[[image:image-20250228123954-7.png]]
156 156  
157 157  (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
158 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung
159 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
160 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
161 -**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
162 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
163 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
164 -|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
165 -|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
166 -|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
167 -|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
168 -|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
467 +|=(% style="width: 74px;" %)(((
468 +Nummer
469 +)))|=(% style="width: 636px;" %)(((
470 +Beschreibung
471 +)))
472 +|(% style="width:74px" %)(((
473 +**1**
474 +)))|(% style="width:636px" %)(((
475 +In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
476 +)))
477 +|(% style="width:74px" %)(((
478 +**2**
479 +)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
480 +|(% style="width:74px" %)(((
481 +**3**
482 +)))|(% style="width:636px" %)(((
483 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
484 +)))
169 169  
170 170  
171 171  
... ... @@ -175,75 +175,115 @@
175 175  
176 176  
177 177  
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -xx
183 -
184 -
185 185  == E-Mail Modus Outlook ==
186 186  
187 -Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
496 +Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
188 188  
189 -[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
498 +[[image:image-20250228113650-4.png]]
190 190  
191 191  (% style="margin-left:auto; width:642px" %)
192 192  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
193 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
194 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
195 -|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
196 -|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
502 +|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
197 197  
198 198  
199 199  
200 -
201 -
202 -
203 -
204 -
205 -
206 -
207 -
208 -xx
209 -
210 -
211 211  == E-Mail Modus EWS ==
212 212  
213 -[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
508 +[[image:image-20250228124752-8.png]]
214 214  
215 215  (% style="width:1066px" %)
216 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung
217 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
218 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
219 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
220 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
221 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
222 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
223 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
224 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
511 +|=(% style="width: 77px;" %)(((
512 +Nummer
513 +)))|=(% style="width: 985px;" %)(((
514 +Beschreibung
515 +)))
516 +|(% style="width:77px" %)(((
517 +**1**
518 +)))|(% style="width:985px" %)(((
519 +In der Auswahlliste "EWS" auswählen
520 +)))
521 +|(% style="width:77px" %)(((
522 +**2**
523 +)))|(% style="width:985px" %)(((
524 +Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
525 +)))
526 +|(% style="width:77px" %)(((
527 +**3**
528 +)))|(% style="width:985px" %)(((
529 +Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
530 +)))
531 +|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
532 +|(% style="width:77px" %)(((
533 +**5**
534 +)))|(% style="width:985px" %)(((
535 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
536 +)))
537 +|(% style="width:77px" %)(((
538 +**6**
539 +)))|(% style="width:985px" %)(((
540 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
541 +)))
542 +|(% style="width:77px" %)(((
543 +**7**
544 +)))|(% style="width:985px" %)(((
545 +Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
546 +)))
225 225  
226 -xx
548 +== E-Mail Modus MS Graph ==
227 227  
550 +{{info}}
551 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
552 +{{/info}}
228 228  
554 +=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
229 229  
230 230  
557 +Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
558 +• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
559 +• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
231 231  
232 232  
562 +Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
563 +lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
564 +Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
565 +MS-Graph ist erforderlich.
233 233  
234 234  
568 +**~1. Anwendung registrieren**
569 +In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
570 +die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
571 +verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
235 235  
236 236  
574 +**2. API-Berechtigungen (permissions)**
575 +base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
576 +Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
237 237  
578 +[[image:image-20250513133105-1.png]]
238 238  
580 +**3. Authentifizierung**
581 +Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
582 +für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
583 +Desktopanwendung“ vorhanden sein:
239 239  
585 +Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
586 +Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
587 +Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
588 +Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
589 +weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
590 +zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
240 240  
592 +[[image:image-20250513133410-2.png]]
241 241  
242 242  
243 -== E-Mail Modus MS Graph ==
595 +**4. Konfiguration base4IT**
244 244  
245 -Vorraussetzung der Webservice muss aktiv sein.
597 +[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
246 246  
599 +(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
600 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
601 +|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
602 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
247 247  
248 248  
249 249  
... ... @@ -251,6 +251,4 @@
251 251  
252 252  
253 253  
254 -
255 -
256 256  
Email_MS-Graph.png
Author
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Felder_einblenden_ausblenden.png
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Programmparameter_Email_04-2024.png
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Unterschiedliche_Zusatzfelder_mit_Mandant.png
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Zusatzfelder_ein_ausblenden.png
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Zusatzfelder_einblenden.png
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