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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
Von Version 39.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/22 19:09
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/05/13 13:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -11,130 +11,398 @@
11 11  Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
12 12  
13 13  
14 -== Zusatzfeldtypen ==
14 +(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfeldtypen" %)
15 +Zusatzfeldtypen
15 15  
16 -|=Feldtyp|=Beschreibung
17 -|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
18 -|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
19 -**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
20 -|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
21 -|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
22 -|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
23 -|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
17 +|=(((
18 +Feldtyp
19 +)))|=(((
20 +Beschreibung
21 +)))
22 +|(((
23 +**Text**
24 +)))|(((
25 +In diesem können **Buchstaben **in Form eines Textes eingegeben werden. Die Textlänge muss angegeben werden.
26 +)))
27 +|(((
28 +**Zahl**
29 +)))|(((
30 +In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden. Optional kann ein Format mitgegeben werden.
31 +)))
32 +|(((
33 +**Datum**
34 +)))|(((
35 +Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden.
36 +)))
37 +|(((
38 +**Ja/Nein**
39 +)))|(((
40 +Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
41 +)))
42 +|(((
43 +**Werteliste**
44 +)))|(((
45 +Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 +)))
47 +|(((
48 +**Memo**
49 +)))|(((
50 +Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
51 +)))
24 24  
25 25  == Übersicht Zusatzfelder ==
26 26  
27 -1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
55 +1. (((
56 +Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
57 +)))
28 28  
29 29  (% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
60 +* (((
61 +Die Suchergebnisse werden angezeigt.
62 +)))
31 31  
32 32  (% start="2" %)
33 -1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
65 +1. (((
66 +Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
67 +)))
34 34  
35 35  (% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
70 +* (((
71 +Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
72 +)))
37 37  
38 38  [[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
39 39  
40 -|=Nummer|=Beschreibung
41 -|**1**|Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
42 -|**2**|Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
43 -|**3**|Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
44 -|**4**|Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
76 +|=(((
77 +Nummer
78 +)))|=(((
79 +Beschreibung
80 +)))
81 +|(((
82 +**1**
83 +)))|(((
84 +Die einzelnen **Spaltenkriterien**, nach denen jeder einzelne Eintrag im Menü gelistet ist. Kriterien sind zum Beispiel die Kategorie, der Bereich oder auch der [[Feldtyp>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] und ob ein Standardwert vorliegt.
85 +)))
86 +|(((
87 +**2**
88 +)))|(((
89 +Mit den Pfeiltasten lässt sich jeder einzelne **Eintrag **nach unten oder oben **verschieben**.
90 +)))
91 +|(((
92 +**3**
93 +)))|(((
94 +Über den Button Kategorien verwalten kann man [[neue Kategorien>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]] für Zusatzfelder erstellen oder bereits angelegte Kategorien einsehen.
95 +)))
96 +|(((
97 +**4**
98 +)))|(((
99 +Hat man Zusatzfelder hinzugefügt, sollte man den Button **Zusatzfelder aktualisieren** anklicken.
45 45  **Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
46 -|**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
47 -|**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
48 -|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
101 +)))
102 +|(((
103 +**5**
104 +)))|(((
105 +Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
106 +)))
107 +|(((
108 +**6**
109 +)))|(((
110 +Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
111 +)))
112 +|(((
113 +**7**
114 +)))|(((
115 +Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
116 +)))
49 49  
50 -== Zusatzfeld erstellen ==
118 +== Formatierung der Zusatzfelder ==
51 51  
52 -1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
53 -1. Gewünschten Bereich auswählen
54 -1. Button **Fortsetzen **klicken
120 +Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
55 55  
56 -(% style="list-style-type:circle" %)
57 -* Die weiteren Eingaben werden möglich.
122 +|(((
123 +**Zahlenformat**
124 +)))|(((
125 +**Beschreibung**
126 +)))|(((
127 +**Beispiel mit Zahl 15000**
128 +)))
129 +|(((
130 +#
131 +)))|(((
132 +ohne Nachkoma
133 +)))|(((
134 +15000
135 +)))
136 +|(((
137 +#,#
138 +)))|(((
139 +ohne Nachkoma mit Tausenderpunkt
140 +)))|(((
141 +15.000
142 +)))
143 +|(((
144 +#,#0.00
145 +)))|(((
146 +Zahl mit Nachkomma und Tasuenderpunkt
147 +)))|(((
148 +15.000,00
149 +)))
58 58  
59 -(% start="4" %)
60 -1. Weitere Eingaben machen
61 -1. **OK**-Button klicken
151 +Zusatzfelder vom **Typ "Datum"** können wie folgt formartiert werden:
62 62  
63 -(% style="list-style-type:circle" %)
64 -* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
153 +|(((
154 +**Zahlenformat**
155 +)))|(((
156 +**Beschreibung**
157 +)))|(((
158 +**Beispiel**
159 +)))
160 +|(((
161 +dd.MM.yyyy
162 +)))|(((
163 +Tag Zweistellig Monat Zweistellig Jahr Vierstellig
164 +)))|(((
165 +13.01.2020
166 +)))
167 +|(((
168 +dd.MMM.yyyy
169 +)))|(((
170 +Tag Zweistellig Monat Ersten drei Buchstaben Jahr Vierstellig
171 +)))|(((
172 +13.Jan.2020
173 +)))
174 +|(((
175 +dd.MMMM.yyyy
176 +)))|(((
177 +Tag Zweistellig Monat Ausgeschrieben Jahr Vierstellig
178 +)))|(((
179 +13.Januar.2020
180 +)))
65 65  
66 -== Neuanlage Kategorie ==
182 +== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
67 67  
68 -Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
184 +Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
185 +Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
69 69  
70 -[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
187 +1. (((
188 +In beliebiges Modul** **wechseln (z.B. Kontaktmanagement, Förderungen,...)[[image:Felder_einblenden_ausblenden.png||alt="Zusatzfelder_ein_ausblenden.png" height="271" style="float:right" width="391"]]
189 +)))
190 +1. (((
191 +Menüpunkt auswählen, um sich die Übersicht aller Einträge des Moduls anzeigen lassen (z.B. Kontakte, Förderungen,...)
192 +)))
71 71  
72 -(% style="width:860px" %)
73 -|=Nummer|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung
74 -|**1**|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
75 -|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, wie die jeweilige Kategorie später heißen soll. Man bedenke, dass eine Kategorie wie ein **Überbegriff **für gegebenenfalls mehrere **untergeordnete Zusatzfelder **ist. Daher sollte hier im optimalen Fall immer ein passender Sammelbegriff drin stehen.
76 -|**3**|(% style="width:779px" %)Soll ein Zusatzfeld **aktiv **genutzt werden können, legt man dies mit dem **Status **fest.
77 -|**4**|(% style="width:779px" %)(((
78 -Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
194 +(% style="list-style-type:circle" %)
195 +* (((
196 +Die Übersichtsliste des gewünschten Moduls wird angezeigt.
197 +)))
79 79  
80 -* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird nur über eine Zeile ausgegeben.
81 -* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird über mehrere Zeilen ausgegeben.
199 +(% start="3" %)
200 +1. (((
201 +Oben links auf die **drei Punkte **neben der Suchleiste klicken
82 82  )))
83 -|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob ein Zusatzfeld **offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Damit ist gemeint, dass das **Zusatzfeld ausgeklappt **wäre, würde zum Beispiel ein Mitarbeiter später einen Eintrag vornehmen und dabei eben diese Zusatzfelder befüllen. Zum Beispiel kann man hier indirekt anzeigen, welche Zusatzfelder auf jeden Fall befüllt werden müssten, indem man das Häkchen bei besagten Zusatzfeldern bei Offen setzt.
84 -|**6**|(% style="width:779px" %)Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint eine neue Zeile.
203 +1. (((
204 +Auf **Ansicht **gehen
205 +)))
206 +1. (((
207 +In nun geöffneter Auswahl **Felder ein-/ausblenden** auswählen
208 +)))
209 +1. (((
210 +In geöffnetem Menüfenster des Befehls Felder ein-/ausblenden das **+ **vor **Variable Zusatzfelder **klicken
211 +)))
212 +1. (((
213 +**+ **vor nun ausgeklappter Option **Übergreifende variable Zusatzfelder **klicken
214 +)))
215 +1. (((
216 +In der nun geöffneten Auswahl gewünschte Zusatzfelder anklicken
217 +)))
218 +1. (((
219 +Im anschließenden **Viewmember **eine Überschrift auswählen
220 +)))
221 +1. (((
222 +Mit **OK**-Button bestätigen
223 +)))
85 85  
225 +(% style="list-style-type:circle" %)
226 +* (((
227 +Das Zusatzfeld wird nun in der Übersicht angezeigt.
228 +)))
86 86  
230 +(% class="box infomessage" %)
231 +(((
232 +Wenn man möchte, dass das Zusatzfeld nicht nur jetzt gerade sondern **ab jetzt immer **in der Übersichtsliste mit angezeigt werden soll, muss man die Ansicht speichern.
233 +Die Option **Ansicht speichern **befindet sich direkt unter Felder ein-/ausblenden.
234 +)))
87 87  
88 88  
89 -=== Effekt der Neuanlage Kategorie an einem Beispiel ===
237 +== Neuanlage Kategorie ==
90 90  
91 -Wenn man eine oder mehrere Kategorien erstellt hat und sie einem Modul zugewiesen hat, werden sie in der Neuanlage verfügbar.
92 -Wenn man aus einem der Zusatzfelder eine **Auswahlliste **erstellen will, so muss man...
239 +Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
93 93  
94 -* I)  In der aktuellen Zeile die Eingabe bei der Nummer freilassen und auf das **+**Icon klicken.
95 -* II) Auf diese Weise erscheint eine zusätzliche Zeile und der Button Auswahlliste wird somit verfügbar.
241 +[[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
96 96  
97 -Mit diesem lässt sich nun aus einem Zusatzfeld eine **Auswahlliste **erstellen.
98 -In diesem **Beispiel **wurden die ausgewählten Zusatzfelder dem Modul **Zuwendungen **zugeordnet. Dies ist dann möglich, **sobald **man die **Kategorien erstellt**.
99 -Nun kann man zum entsprechenden Modul gehen. Hier klickt man das **+**Icon unten rechts einer Übersicht an.
100 -Die erstellten und zugewiesenen Zusatzfelder erscheinen jetzt im unteren Bereich der generellen Einstellungen. Mit** +** und **-** kann man die einzelnen Zusatzfelder ausklappen oder einklappen.
243 +(% style="width:860px" %)
244 +|=(((
245 +Nummer
246 +)))|=(% style="width: 779px;" %)(((
247 +Beschreibung
248 +)))
249 +|(((
250 +**1**
251 +)))|(% style="width:779px" %)(((
252 +Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
253 +)))
254 +|(((
255 +**2**
256 +)))|(% style="width:779px" %)(((
257 +Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
258 +)))
259 +|(((
260 +**3**
261 +)))|(% style="width:779px" %)(((
262 +Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
263 +)))
264 +|(((
265 +**4**
266 +)))|(% style="width:779px" %)(((
267 +Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
101 101  
102 -[[image:Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png||height="585" width="1101"]]
269 +* (((
270 +**Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
271 +)))
272 +* (((
273 +**Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
274 +)))
275 +)))
276 +|(((
277 +**5**
278 +)))|(% style="width:779px" %)(((
279 +Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
280 +)))
281 +|(((
282 +**6**
283 +)))|(% style="width:779px" %)(((
284 +Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint
103 103  
286 +eine neue Zeile.
287 +)))
104 104  
289 +(% class="wikigeneratedid" id="HKategoriemitZusatzfelderBeispiel" %)
290 +**Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel**
105 105  
292 +Eine Kategorie mit Zusatzfeldern wird im entsprechenden Bereich der Zusatzfelder auf dem jeweiligen Desktop sowohl bei der Neuanlage als auch bei der Bearbeitung angezeigt.
293 +Die Einstellung **Anzeigeformat **der Kategorie bestimmt, **wie **die **Zusatzfelder im Desktop angeordnet **werden.
294 +Die Möglichkeiten sind hierbei:
106 106  
296 +* (((
297 +alles untereinander
298 +)))
299 +* (((
300 +alles in einer Zeile
301 +)))
107 107  
303 +Die Einstellung **offen **legt fest, **ob **die **Kategorie **der Zusatzfelder **offen oder zugeklappt **ist.
304 +Wie dies aussehen kann, zeigt der folgende Screenshot.
108 108  
109 -xx
306 +[[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
110 110  
111 111  
309 +== Neuanlage Zusatzfelder ==
112 112  
311 +1. (((
312 +Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
313 +)))
314 +1. (((
315 +Die Suchergebnisse werden angezeigt.
316 +)))
317 +1. (((
318 +Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
319 +)))
320 +1. (((
321 +Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
322 +)))
323 +1. (((
324 +Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
325 +)))
326 +1. (((
327 +Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
328 +)))
329 +1. (((
330 +Button **Fortsetzen **klicken
331 +)))
113 113  
333 +(% style="list-style-type:circle" %)
334 +* (((
335 +Die weiteren Eingaben werden möglich.
336 +)))
114 114  
338 +(% start="8" %)
339 +1. (((
340 +Weitere Eingaben machen
341 +)))
342 +1. (((
343 +**OK**-Button klicken
344 +)))
115 115  
116 -BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.
346 +(% style="list-style-type:circle" %)
347 +* (((
348 +Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
349 +)))
117 117  
351 +(% class="wikigeneratedid" id="H" %)
352 +[[image:image-20250228101917-1.png||height="563" width="499"]]
118 118  
354 +(% style="margin-left:auto; width:986px" %)
355 +|=(% style="width: 97px;" %)(((
356 +Nummer
357 +)))|=(% style="width: 885px;" %)(((
358 +Beschreibung
359 +)))
360 +|(% style="width:97px" %)(((
361 +**1**
362 +)))|(% style="width:885px" %)(((
363 +Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. Bspw. bei Person wird es bei der Person sichtbar.
364 +)))
365 +|(% style="width:97px" %)(((
366 +**2**
367 +)))|(% style="width:885px" %)(((
368 +Wenn man den Bereich bei der Neuanlage eines Zusatzfeldes ausgewählt hat, so wird der Button Fortsetzen anklickbar. Mit einem Klick auf diesen Button werden die Eingabemöglichkeiten im Fenster Neuanlage aktualisiert.
369 +)))
370 +|(% style="width:97px" %)(((
371 +**3**
372 +)))|(% style="width:885px" %)(((
373 +Optional kann hier eine **Kategorien **ausgewählt werden. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
374 +)))
375 +|(% style="width:97px" %)(((
376 +4
377 +)))|(% style="width:885px" %)(((
378 +Hier trägt man die **Bezeichnung** des Feldes ein.
379 +)))
380 +|(% style="width:97px" %)(((
381 +**5**
382 +)))|(% style="width:885px" %)(((
383 +**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
384 +)))
385 +|(% style="width:97px" %)(((
386 +**6**
387 +)))|(% style="width:885px" %)(((
388 +Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
389 +)))
390 +|(% style="width:97px" %)(((
391 +**7**
392 +)))|(% style="width:885px" %)(((
393 +Hier kann man den **Mandanten **festlegen. Das bezieht sich dann auf den Buchungsmandant und ist für Bereich aus der Finanzbuchhaltung möglich.
394 +)))
395 +|(% style="width:97px" %)(((
396 +**8**
397 +)))|(% style="width:885px" %)(((
398 +Wenn der Typ **"Werteliste"** ausgewählt ist, wird der Button **"Werteliste"** aktiviert. Ein Klick auf diesen Button öffnet eine Eingabemaske, in der der erste Wert direkt in der ersten Zeile erfasst werden kann.
119 119  
120 -== Neuanlage Zusatzfeld ==
400 +Weitere Werte lassen sich bequem durch Drücken der **Tab-Taste** hinzufügen – so springt man automatisch in die nächste Zeile.
121 121  
122 -[[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png||height="670" style="float:left" width="589"]]
123 -
124 -(% style="margin-left:auto; width:896px" %)
125 -|=Nummer|=(% style="width: 805px;" %)Beschreibung
126 -|**1**|(% style="width:805px" %)Im **Bereich **wählt man aus einer Vielzahl an Bereichen aus, in denen das **Zusatzfeld hinterlegt **sein soll. In diesem Fall wird ein Zusatzfeld für den Bereich Zuwendungen angelegt.
127 -|**2**|(% style="width:805px" %)Hier **wählt **man eine der **erstellten Kategorien **aus. Wie man eine Kategorie erstellen kann, erfährt man [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HNeuanlageKategorie]].
128 -|**3**|(% style="width:805px" %)**Jedes Zusatzfeld **hat einen bestimmten **Feldtyp**. Welche Feldtypen es gibt und welcher beim jeweiligen Zusatzfeld am geeignetsten ist, kann man anhand der [[Ansicht der Feldtypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HFeldtypen]] bestimmen.
129 -|**4**|(% style="width:805px" %)**Zeichenbegrenzungen **legt man hier fest. Hierüber kann man zu lange/unerwünschte Eingaben verhindern. Beispielsweise ist kein Vorname über 1.000 Zeichen lang. Die Limits für diese Zeichenlängen nimmt man hier vor.
130 -|**5**|(% style="width:805px" %)Ob das Zusatzfeld aktuell **gültig **ist, legt man hierüber fest.
131 -|**6**|(% style="width:805px" %)Die **Werteliste **gibt alle wählbaren Menüpunkte an. Klickt man auf den Button Werteliste, so gelangt man zur Auflistung aller verfügbaren Optionen. Indem man die unterste neue leere Zeile klickt, kann man die Werteliste um einen weiteren Punkt ergänzen. Möchte man einen bereits bestehenden Listeneintrag ändern, so klickt man in das Textfeld eines bereits bestehenden Beitrags. Den Status eines Wertes kann festlegen:(((
132 -* **Gültig**:
133 -* **Abgelaufen**:
402 +Um einen bereits bestehenden Eintrag zu bearbeiten, genügt ein Klick in das entsprechende Textfeld des gewünschten Eintrags.
134 134  )))
135 -|**7**|(% style="width:805px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
404 +|(% style="width:97px" %)9|(% style="width:885px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
136 136  
137 -xx
138 138  
139 139  
140 140  
... ... @@ -151,26 +151,36 @@
151 151  
152 152  
153 153  
422 += Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
154 154  
424 +Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
155 155  
426 +Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
156 156  
157 -= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
428 +1. Tragen Sie in der **Schnellsuch** den Begriff **Programmparameter** ein.
429 +1. Im Bereich **Allgemein** angekommen, öffnet man den Unterordner **DMS**, wo die entsprechenden Optionen zu finden sind.
158 158  
159 -Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff **Programmparameter **ein.
160 -Im Ordner **Allgemein **angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner **DMS**.
161 -Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument **temporär **im **Ablagepfad **gespeichert.
162 -Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.
163 -Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein **Auscheckpfad **für Dokumente genutzt.
431 +**Temporarer Ablagepfad:**
432 +Wird beispielsweise ein Dokument oder eine Vorlage erzeugt, wird dieses erstellte Dokument zunächst im temporären Ablagepfad gespeichert.
433 +Auch beim Versenden von E-Mails kommt der temporäre Ablagepfad zum Einsatz – er dient als Zwischenablage für die Anhänge der E-Mail.
164 164  
165 -[[image:programmparameter_ablagepfad.png||alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]
435 +**Auscheckpfad:**
436 +Soll ein Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt werden, wird dafür der Auscheckpfad genutzt, in dem das Dokument temporär abgelegt wird.
166 166  
438 +[[image:image-20250228104459-2.png]]
167 167  
168 168  
169 169  
442 +
170 170  = Einrichtung E-Mail Anbindung =
171 171  
172 -[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
445 +(% class="box warningmessage" %)
446 +(((
447 +Ab Version 25.1 verfügbar
448 +)))
173 173  
450 +[[image:image-20250228114149-5.png]]
451 +
174 174  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
175 175  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
176 176  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
... ... @@ -183,20 +183,27 @@
183 183  
184 184  == E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
185 185  
186 -[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
464 +[[image:image-20250228123954-7.png]]
187 187  
188 188  (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
189 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung
190 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
191 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
192 -**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
193 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
194 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
195 -|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
196 -|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
197 -|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
198 -|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
199 -|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
467 +|=(% style="width: 74px;" %)(((
468 +Nummer
469 +)))|=(% style="width: 636px;" %)(((
470 +Beschreibung
471 +)))
472 +|(% style="width:74px" %)(((
473 +**1**
474 +)))|(% style="width:636px" %)(((
475 +In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
476 +)))
477 +|(% style="width:74px" %)(((
478 +**2**
479 +)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
480 +|(% style="width:74px" %)(((
481 +**3**
482 +)))|(% style="width:636px" %)(((
483 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
484 +)))
200 200  
201 201  
202 202  
... ... @@ -206,67 +206,60 @@
206 206  
207 207  
208 208  
209 -xx
210 -
211 -
212 212  == E-Mail Modus Outlook ==
213 213  
214 -Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
496 +Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
215 215  
216 -[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
498 +[[image:image-20250228113650-4.png]]
217 217  
218 218  (% style="margin-left:auto; width:642px" %)
219 219  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
220 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
221 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
222 -|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
223 -|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
502 +|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
224 224  
225 225  
226 226  
227 -
228 -
229 -
230 -
231 -xx
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 -
238 238  == E-Mail Modus EWS ==
239 239  
240 -[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
508 +[[image:image-20250228124752-8.png]]
241 241  
242 242  (% style="width:1066px" %)
243 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung
244 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
245 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
246 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
247 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
248 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
249 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
250 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
251 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
511 +|=(% style="width: 77px;" %)(((
512 +Nummer
513 +)))|=(% style="width: 985px;" %)(((
514 +Beschreibung
515 +)))
516 +|(% style="width:77px" %)(((
517 +**1**
518 +)))|(% style="width:985px" %)(((
519 +In der Auswahlliste "EWS" auswählen
520 +)))
521 +|(% style="width:77px" %)(((
522 +**2**
523 +)))|(% style="width:985px" %)(((
524 +Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
525 +)))
526 +|(% style="width:77px" %)(((
527 +**3**
528 +)))|(% style="width:985px" %)(((
529 +Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
530 +)))
531 +|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
532 +|(% style="width:77px" %)(((
533 +**5**
534 +)))|(% style="width:985px" %)(((
535 +Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
536 +)))
537 +|(% style="width:77px" %)(((
538 +**6**
539 +)))|(% style="width:985px" %)(((
540 +Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
541 +)))
542 +|(% style="width:77px" %)(((
543 +**7**
544 +)))|(% style="width:985px" %)(((
545 +Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
546 +)))
252 252  
253 -xx
254 -
255 -
256 -
257 -
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260 -
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265 -
266 -
267 -
268 -
269 -
270 270  == E-Mail Modus MS Graph ==
271 271  
272 272  {{info}}
... ... @@ -273,29 +273,55 @@
273 273  Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
274 274  {{/info}}
275 275  
276 -[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
554 +=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
277 277  
278 -(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
279 -|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
280 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
281 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
282 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
283 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
284 284  
557 +Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
558 +• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
559 +• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
285 285  
286 286  
562 +Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
563 +lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
564 +Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
565 +MS-Graph ist erforderlich.
287 287  
288 288  
568 +**~1. Anwendung registrieren**
569 +In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
570 +die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
571 +verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
289 289  
290 290  
574 +**2. API-Berechtigungen (permissions)**
575 +base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
576 +Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
291 291  
578 +[[image:image-20250513133105-1.png]]
292 292  
580 +**3. Authentifizierung**
581 +Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
582 +für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
583 +Desktopanwendung“ vorhanden sein:
293 293  
585 +Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
586 +Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
587 +Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
588 +Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
589 +weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
590 +zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
294 294  
592 +[[image:image-20250513133410-2.png]]
295 295  
296 296  
595 +**4. Konfiguration base4IT**
297 297  
597 +[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
298 298  
599 +(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
600 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
601 +|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
602 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
299 299  
300 300  
301 301  
... ... @@ -303,30 +303,4 @@
303 303  
304 304  
305 305  
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -
311 -
312 -
313 -
314 -
315 -
316 -
317 -
318 -
319 -
320 -
321 -
322 -
323 -
324 -
325 -
326 -
327 -
328 -
329 -
330 -
331 -
332 -
610 +
Felder_einblenden_ausblenden.png
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