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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
Von Version 42.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 16:14
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/30 19:40
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,6 +1,5 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -(% class="wikigeneratedid" id="HAdminBereichKontaktmanagement:" %)
4 4  **Admin Bereich Kontaktmanagement:**
5 5  
6 6  {{toc/}}
... ... @@ -8,33 +8,8 @@
8 8  
9 9  = Zusatzfelder =
10 10  
11 -Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
10 +Neben den Feldern, die der Non Profit Manager oder die Imports mit sich bringen, kann bei den Einstellungen noch zusätzliche andere Felder mit einfügen. Die sogenannten Zusatzfelder.
12 12  
13 -
14 -== Zusatzfeldtypen ==
15 -
16 -|=Feldtyp|=Beschreibung
17 -|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
18 -|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
19 -**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
20 -|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
21 -|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
22 -|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
23 -|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
24 -
25 -== Übersicht Zusatzfelder ==
26 -
27 -1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
28 -
29 -(% style="list-style-type:circle" %)
30 -* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
31 -
32 -(% start="2" %)
33 -1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
34 -
35 -(% style="list-style-type:circle" %)
36 -* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
37 -
38 38  [[image:Zusatzfelder_Menue.png]]
39 39  
40 40  |=Nummer|=Beschreibung
... ... @@ -45,76 +45,57 @@
45 45  **Wichtig**: Änderungen in den Zusatzfeldern werden erst nach einem Neustart sichtbar. Gibt es Änderungen an vorhandenen Feldern (z.B. Länge) ist zudem ein Datenbankupdate erforderlich.
46 46  |**5**|Über diesen Button kann man Werte **in ein Zusatzfeld **übertragen.
47 47  |**6**|Über diesen Button kann man **Inhalte austauschen**.
48 -|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
22 +|**7**|Möchte man ein **neues Zusatzfeld **anlegen kann man dies über das **+ **Icon machen.
49 49  
50 -== Zusatzfeld erstellen ==
24 += Zu den Zusatzfeldern gelangen =
51 51  
52 -1. Auf das **+** Icon am unteren Ende der Übersicht der Zusatzfelder klicken
53 -1. Gewünschten Bereich auswählen. Dieser regelt dann wo das Zusatzfeld angezeigt wird. Bspw. Förderung dann wird das Zusatzfeld bei der Neuanlage/Bearbeitung einer Förderung angezeigt.
54 -1. Button **Fortsetzen **klicken
26 +1. Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben
55 55  
56 56  (% style="list-style-type:circle" %)
57 -* Die weiteren Eingaben werden möglich.
29 +* Die Suchergebnisse werden angezeigt.
58 58  
59 -(% start="4" %)
60 -1. Weitere Eingaben machen
61 -1. **OK**-Button klicken
31 +(% start="2" %)
32 +1. Verzeichnis **Konfiguration\Systemdaten\Zusatzfelder** doppelklicken
62 62  
63 63  (% style="list-style-type:circle" %)
64 -* Ein neues Zusatzfeld wird erstellt.
35 +* Das Menü der Zusatzfelder wird geöffnet.
65 65  
66 -== Neuanlage Kategorie ==
37 +== Feldtypen ==
67 67  
68 -Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
39 +|=Feldtyp|=Beschreibung
40 +|**Text**|In diesem können **Buchstaben **eingegeben werden. Um endlose Texte zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Text festlegen.
41 +|**Zahl**|In diesem können **Zahlen **eingegeben werden. Um endlose Zahlenreihen zu vermeiden, sollte man vorher die erlaubte Höchstmenge an Zahlen festlegen.
42 +**Hinweis**: Ohne eine vorgeschriebene Höchstmenge kann dieser Feldtyp nicht gespeichert werden.
43 +|**Datum**|Hier können sowohl Text als auch Zahlen eingegeben werden. Auch hier sind Vorabanpassungen bezüglich der Länge empfehlenswert.
44 +|**Ja/Nein**|Entscheidet man sich für diesen Feldtyp, kann man später im Formular nur via einem Häkchen ein Ja **oder **ein Nein angeben.
45 +|**Werteliste**|Um diesen Feldtyp überhaupt nutzen zu können, müssen zuvor Werte in das System eingegeben werden, die dann die auswählbaren Möglichkeiten der Liste darstellen.
46 +|**Memo**|Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
69 69  
48 +== Neuanlage Kategorie ==
49 +
70 70  [[image:Zusatzfelder_Kategorien_anlegen.png||height="391" style="float:left" width="601"]]
71 71  
72 72  (% style="width:860px" %)
73 73  |=Nummer|=(% style="width: 779px;" %)Beschreibung
74 74  |**1**|(% style="width:779px" %)Hierüber gibt man eine **Nummer **ein, mit der man die jeweilige Kategorie nummerisch **katalogisieren **möchte.
75 -|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, so wie die jeweilige Kategorie später auch angezeigt werden soll.
76 -|**3**|(% style="width:779px" %)Wird die Kategorie nicht mehr benötigt, dann kann man den Status auf inaktiv setzen.
55 +|**2**|(% style="width:779px" %)Hier gibt man eine beschreibende **Bezeichnung **ein, wie die jeweilige Kategorie später heißen soll. Man bedenke, dass eine Kategorie wie ein **Überbegriff **für gegebenenfalls mehrere **untergeordnete Zusatzfelder **ist. Daher sollte hier im optimalen Fall immer ein passender Sammelbegriff drin stehen.
56 +|**3**|(% style="width:779px" %)Soll ein Zusatzfeld **aktiv **genutzt werden können, legt man dies mit dem **Status **fest.
77 77  |**4**|(% style="width:779px" %)(((
78 78  Das **Anzeigeformat **legt man hier fest. Dabei gilt zu beachten, dass es zwei Varianten gibt:
79 79  
80 -* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop nur über eine Zeile ausgegeben.
81 -* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird im Desktop über mehrere Zeilen ausgegeben.
60 +* **Einzeilig**: Das Zusatzfeld wird nur über eine Zeile ausgegeben.
61 +* **Mehrzeilig**: Das Zusatzfeld wird über mehrere Zeilen ausgegeben.
82 82  )))
83 -|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob die Kategorie mit Zusatzfeldern** offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Ist Sinnvollen wenn es sehr viele Zusatzfelder innerhalb einer Kategorie gibt.
63 +|**5**|(% style="width:779px" %)Die Information, ob ein Zusatzfeld **offen **angezeigt wird, kann man hier festlegen. Damit ist gemeint, dass das **Zusatzfeld ausgeklappt **wäre, würde zum Beispiel ein Mitarbeiter später einen Eintrag vornehmen und dabei eben diese Zusatzfelder befüllen. Zum Beispiel kann man hier indirekt anzeigen, welche Zusatzfelder auf jeden Fall befüllt werden müssten, indem man das Häkchen bei besagten Zusatzfeldern bei Offen setzt.
84 84  |**6**|(% style="width:779px" %)Über das **+** Icon kann man der Liste der Kategorien ein **neue Kategorie hinzufügen**. Drückt man auf das **+** Icon, erscheint eine neue Zeile.
85 85  
86 86  
87 -=== Kategorie mit Zusatzfelder Beispiel ===
88 88  
89 -Eine Kategorie mit Zusatzfelder wird im angegebenen Bereich der Zusatzfelder dann im jeweiligen Desktop bei bei der Neuanlage und Bearbeitung angezeigt.
90 -Wie das dann im Desktop aussehen kann finden Sie unterhalb zwei Screenshots.
91 91  
92 -
93 -Zugeklapter und aufgeklapter Zustand einer Kategorie. Die Kategorie kann dan mit **+** und **- **entweder aufgeklappt oder zugeklappt werden.
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -
99 -
100 -[[image:Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png||height="585" width="1101"]]
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 107  xx
108 108  
109 109  
110 110  
111 -
112 -
113 -
114 -BEISPIELANZEIGE WIE DAS MIT DER KATEGORIE MIT ECHTEN DATEN AUSSCHAUT. Einzeilig und mehrzeilig.
115 -
116 -
117 -
118 118  == Neuanlage Zusatzfeld ==
119 119  
120 120  [[image:Zusatzfeld_Neuanlage.png||height="670" style="float:left" width="589"]]
... ... @@ -132,7 +132,6 @@
132 132  )))
133 133  |**7**|(% style="width:805px" %)Mittels dem **Standardwert **bestimmt man einen Eintrag, der standardmäßig zu Beginn angezeigt wird, sofern man das Zusatzfeld schließlich eingeben muss. Eben diesen Wert, der noch vor einer Eingabe in der Eingabezeile des jeweiligen Zusatzfeldes angezeigt wird, legt man fest, indem man zuerst auf den Button Standardwert klickt.
134 134  
135 -xx
136 136  
137 137  
138 138  
... ... @@ -152,49 +152,33 @@
152 152  
153 153  
154 154  
155 -= Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
156 156  
157 -Möchte man Einstellungen bezüglich des temporären Ablagepfades oder Auscheckpfades für Dokumente vornehmen, muss man in der [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] zunächst den Begriff **Programmparameter **ein.
158 -Im Ordner **Allgemein **angekommen, klickt man schließlich auf den Unterordner **DMS**.
159 -Wenn man ein z.B. ein Dokument, Vorlage usw. erzeugt, so wird eben dieses erstellte Dokument **temporär **im **Ablagepfad **gespeichert.
160 -Der temporäre Ausgabepfad wird auch beim Versenden von Mails genutzt, als Zwischenablage für die Anlagen an Mails.
161 -Checkt man ein Dokument aus, will man es vielleicht bearbeiten. Für diesen Fall wird ein **Auscheckpfad **für Dokumente genutzt.
162 162  
163 -[[image:programmparameter_ablagepfad.png||alt="image-20240405151806-1.png" height="461" width="1286"]]
164 164  
165 165  
113 +xx
166 166  
167 167  
116 +
117 += Einrichtung Ablagepfad Dokumente =
118 +
119 +
120 += Benutzerverwaltung =
121 +
122 +
168 168  = Einrichtung E-Mail Anbindung =
169 169  
170 -[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
125 +[[image:ProgrammParameter_Email_Anbindung.png||height="277" width="699"]]
171 171  
172 172  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
173 173  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
174 174  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
175 175  
176 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[IMAP/SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]].
177 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[Outlook>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]].
178 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]].
179 -Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
180 180  
181 -
182 182  == E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
183 183  
184 -[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
134 +xx
185 185  
186 -(% style="margin-left:auto; width:714px" %)
187 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 636px;" %)Beschreibung
188 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
189 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
190 -**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
191 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:636px" %)Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
192 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
193 -|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:636px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
194 -|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:636px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
195 -|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:636px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
196 -|(% style="width:74px" %)**8 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
197 -|(% style="width:74px" %)**9 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:636px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
198 198  
199 199  
200 200  
... ... @@ -206,42 +206,20 @@
206 206  
207 207  == E-Mail Modus Outlook ==
208 208  
209 -Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
147 +xx
210 210  
211 -[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
212 212  
213 -(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
214 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
215 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:564px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
216 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:564px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
217 -|(% style="width:71px" %)**3 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
218 -|(% style="width:71px" %)**4 BRAUCHEN WIR NICHT**|(% style="width:564px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
219 219  
220 220  
221 221  
222 222  
223 -xx
224 224  
225 225  
156 +xx
226 226  
227 227  
228 -
229 -
230 230  == E-Mail Modus EWS ==
231 231  
232 -[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
233 -
234 -(% style="width:1066px" %)
235 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 985px;" %)Beschreibung
236 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:985px" %)Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
237 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:985px" %)Hier legt man fest, ob man den **lokalen Exchange Server verwenden **möchte oder nicht.
238 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
239 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:985px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
240 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:985px" %)Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
241 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:985px" %)Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
242 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
243 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:985px" %)Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
244 -
245 245  xx
246 246  
247 247  
... ... @@ -259,20 +259,10 @@
259 259  
260 260  
261 261  
262 -== E-Mail Modus MS Graph ==
178 +xx
263 263  
264 -{{info}}
265 -Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
266 -{{/info}}
267 267  
268 -[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
269 269  
270 -(% style="margin-left:auto; width:411px" %)
271 -|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
272 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
273 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
274 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
275 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
276 276  
277 277  
278 278  
... ... @@ -279,43 +279,7 @@
279 279  
280 280  
281 281  
188 += Einrichtung Lesemodus =
282 282  
283 283  
284 -
285 -
286 -
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -
292 -
293 -
294 -
295 -
296 -
297 -
298 -
299 -
300 -
301 -
302 -
303 -
304 -
305 -
306 -
307 -
308 -
309 -
310 -
311 -
312 -
313 -
314 -
315 -
316 -
317 -
318 -
319 -
320 -
321 321  
Email_Anbindung_EWS.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Email_Anbindung_Outlook.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Inhalt
Email_Anbindung_ProgrammParameter.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Inhalt
Email_MS-Graph.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Programmparameter_Email_04-2024.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Zusatzfelder_Erklaerung_Version_2.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
image-20240405151806-1.png
Author
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1 -XWiki.kprummer
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Inhalt
programmparameter_ablagepfad.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -284.6 KB
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