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Änderungen von Dokument Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/05/16 10:59
Von Version 68.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 10:46
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/05/13 13:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -6,8 +6,7 @@
6 6  {{toc/}}
7 7  )))
8 8  
9 -(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelder" %)
10 -Zusatzfelder
9 += Zusatzfelder =
11 11  
12 12  Neben den Standardfeldern, die der Non-Profit-Manager bereitstellen, können zusätzlich Zusatzfelder individuell hinzugefügt werden. Diese Zusatzfelder dienen dazu, weitere Informationen an verschiedenen Stellen zu pflegen und ermöglichen eine spätere Auswertung. Unterhalb finden Sie ein Beschreibung der einzelnen Zusatzfeldtypen.
13 13  
... ... @@ -51,8 +51,7 @@
51 51  Dieser Feldtyp ist für **längere Texte **geeignet. Auch hier kann man jedoch die maximale Textlänge vorab genau definieren.
52 52  )))
53 53  
54 -(% class="wikigeneratedid" id="HDCbersichtZusatzfelder" %)
55 -Übersicht Zusatzfelder
53 +== Übersicht Zusatzfelder ==
56 56  
57 57  1. (((
58 58  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berehctigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -117,8 +117,7 @@
117 117  Möchte man ein **neues Zusatzfeld **erstellen, kann man dies über das **+ **Icon machen.
118 118  )))
119 119  
120 -(% class="wikigeneratedid" id="HFormatierungderZusatzfelder" %)
121 -Formatierung der Zusatzfelder
118 +== Formatierung der Zusatzfelder ==
122 122  
123 123  Zusatzfelder vom **Typ "Zahl"** können wie folgt formartiert werden:
124 124  
... ... @@ -182,8 +182,7 @@
182 182  13.Januar.2020
183 183  )))
184 184  
185 -(% class="wikigeneratedid" id="HZusatzfelderinderDCbersichtslisteeinpflegen" %)
186 -Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen
182 +== Zusatzfelder in der Übersichtsliste einpflegen ==
187 187  
188 188  Eine Übersichtsliste bezeichnet die Auflistung aller vorhandenen Kontakte. Diese wird beispielsweise angezeigt, wenn im Kontaktmanagement auf 'Kontakte' geklickt wird. In dieser Ansicht sind alle erstellten Kontakte sichtbar.
189 189  Diese Übersichtsliste kann bearbeitet werden und alle verfügbaren Felder können eingeblendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten wenn die Felder in einem "Standard" ausgeliefert werden, dann verschwinden Ihre Anpassungen mit dem nächsten Datenbank Update wieder. Hier empfehlen wir einen eigenen Report anzulegen (weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Berater oder unseren Support).
... ... @@ -238,8 +238,7 @@
238 238  )))
239 239  
240 240  
241 -(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageKategorie" %)
242 -Neuanlage Kategorie
237 +== Neuanlage Kategorie ==
243 243  
244 244  Gibt es sehr viele Zusatzfelder in Ihrem System so können diese in Kategorien verwaltet werden. Diese Kategorien werden dann später auch an
245 245  
... ... @@ -311,8 +311,7 @@
311 311  [[image:Zusatzfelder_eine_mehr_zeilen.png||height="457" width="899"]]
312 312  
313 313  
314 -(% class="wikigeneratedid" id="HNeuanlageZusatzfelder" %)
315 -Neuanlage Zusatzfelder
309 +== Neuanlage Zusatzfelder ==
316 316  
317 317  1. (((
318 318  Begriff **Zusatzfeld **in Schnellsuche eingeben. Berechtigung muss vorhanden sein.
... ... @@ -425,18 +425,8 @@
425 425  
426 426  
427 427  
422 += Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente =
428 428  
429 -
430 -
431 -
432 -
433 -
434 -
435 -
436 -
437 -
438 -== Einrichtung Ablagepfad/Auscheckpfad Dokumente ==
439 -
440 440  Vorraussetzung: Sie haben die Berechtigung um in die Programmparameter zu kommen.
441 441  
442 442  Wenn Einstellungen für den **temporären Ablagepfad** oder den **Auscheckpfad** von Dokumenten vorgenommen werden sollen gehen Sie wie folgt vor:
... ... @@ -456,11 +456,15 @@
456 456  
457 457  
458 458  
459 -(% class="wikigeneratedid" id="HEinrichtungE-MailAnbindung" %)
460 -Einrichtung E-Mail Anbindung
443 += Einrichtung E-Mail Anbindung =
461 461  
462 -[[image:Programmparameter_Email_04-2024.png||alt="ProgrammParameter_Email_Anbindung.png" height="373" width="915"]]
445 +(% class="box warningmessage" %)
446 +(((
447 +Ab Version 25.1 verfügbar
448 +)))
463 463  
450 +[[image:image-20250228114149-5.png]]
451 +
464 464  Indem man den Begriff **Programmparameter **in die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingibt, gelangt man zu den **Einstellungen **der **Programmparameter **(Ziffer **1**).
465 465  Hier wählt man bei der Rubrik **Allgemein **den Unterpunkt **Mail **(Ziffer **2**) aus und gelangt so zu den Einstellungen des **E-Mail Modus** (Ziffer **3**).
466 466  Je nach dem, welche der drei Optionen man auswählt, verändern sich die Einstellungen.
... ... @@ -471,10 +471,9 @@
471 471  Hier geht es zu den erforderlichen Eingaben zu [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]].
472 472  
473 473  
474 -(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusIMAP2FSMTP" %)
475 -E-Mail Modus IMAP/SMTP
462 +== E-Mail Modus IMAP/SMTP ==
476 476  
477 -[[image:Email_Anbindung_IMAP_SMTP.png||height="506" style="float:left" width="770"]]
464 +[[image:image-20250228123954-7.png]]
478 478  
479 479  (% style="margin-left:auto; width:714px" %)
480 480  |=(% style="width: 74px;" %)(((
... ... @@ -485,99 +485,41 @@
485 485  |(% style="width:74px" %)(((
486 486  **1**
487 487  )))|(% style="width:636px" %)(((
488 -Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt. Dahinter bietet sich Platz für den Port.
475 +In der Auswahlliste wählt man "**SMTP**" aus.
489 489  )))
490 490  |(% style="width:74px" %)(((
491 491  **2**
492 -)))|(% style="width:636px" %)(((
493 -Hier bestimmt man den **E-Mail Timeout**.
494 -**Achtung**: Die Angabe ist in Millisekunden. 1 Sekunde entspricht hier also 1000 Millisekunden.
495 -)))
479 +)))|(% style="width:636px" %)Hier macht man Angaben zum **IMAP **Server und zum **SMTP **Server. Dabei steht es dem Anwender frei, ob er eine **IP **oder einen **Namen **eingibt.
496 496  |(% style="width:74px" %)(((
497 497  **3**
498 498  )))|(% style="width:636px" %)(((
499 -Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet, dass...
483 +Indem man ein Häkchen setzt, **aktiviert **man die **SSL**. Dies bedeutet die Einstellung für das Secure Sockets Layer. Eine Verschlüsselung der Daten.
500 500  )))
501 -|(% style="width:74px" %)(((
502 -**4**
503 -)))|(% style="width:636px" %)(((
504 -Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
505 -)))
506 -|(% style="width:74px" %)(((
507 -**5**
508 -)))|(% style="width:636px" %)(((
509 -Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
510 -)))
511 -|(% style="width:74px" %)(((
512 -**6**
513 -)))|(% style="width:636px" %)(((
514 -Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
515 -)))
516 -|(% style="width:74px" %)(((
517 -**7**
518 -)))|(% style="width:636px" %)(((
519 -Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
520 -)))
521 -|(% style="width:74px" %)(((
522 -**8 BRAUCHEN WIR NICHT**
523 -)))|(% style="width:636px" %)(((
524 -Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
525 -)))
526 -|(% style="width:74px" %)(((
527 -**9 BRAUCHEN WIR NICHT**
528 -)))|(% style="width:636px" %)(((
529 -Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
530 -)))
531 531  
532 -xx
533 533  
534 534  
535 -(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusOutlook" %)
536 -E-Mail Modus Outlook
537 537  
538 -Gibt nur eine vorrausestzung, dass Outlook installiert sein muss und eingerichtet sein muss mit mindestens einem Konto.
539 539  
540 -[[image:Email_Anbindung_Outlook.png||height="415" style="float:left" width="842"]]
541 541  
542 -(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
543 -|=(% style="width: 71px;" %)(((
544 -Nummer
545 -)))|=(% style="width: 564px;" %)(((
546 -Beschreibung
547 -)))
548 -|(% style="width:71px" %)(((
549 -**1**
550 -)))|(% style="width:564px" %)(((
551 -Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
552 -)))
553 -|(% style="width:71px" %)(((
554 -**2**
555 -)))|(% style="width:564px" %)(((
556 -Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
557 -)))
558 -|(% style="width:71px" %)(((
559 -**3 BRAUCHEN WIR NICHT**
560 -)))|(% style="width:564px" %)(((
561 -Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
562 -)))
563 -|(% style="width:71px" %)(((
564 -**4 BRAUCHEN WIR NICHT**
565 -)))|(% style="width:564px" %)(((
566 -Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
567 -)))
568 568  
569 -xx
570 570  
571 571  
494 +== E-Mail Modus Outlook ==
572 572  
496 +Damit die Funktion genutzt werden kann, muss **Outlook lokal installiert** sein und es muss **mindestens ein E-Mail-Konto** in Outlook eingerichtet sein.
573 573  
498 +[[image:image-20250228113650-4.png]]
574 574  
500 +(% style="margin-left:auto; width:642px" %)
501 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 564px;" %)Beschreibung
502 +|(% style="width:71px" %)1|(% style="width:564px" %)In der Auswahlliste "Outlook" auswählen
575 575  
576 -(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusEWS" %)
577 -E-Mail Modus EWS
578 578  
579 -[[image:Email_Anbindung_EWS.png||height="517" width="1067"]]
580 580  
506 +== E-Mail Modus EWS ==
507 +
508 +[[image:image-20250228124752-8.png]]
509 +
581 581  (% style="width:1066px" %)
582 582  |=(% style="width: 77px;" %)(((
583 583  Nummer
... ... @@ -587,7 +587,7 @@
587 587  |(% style="width:77px" %)(((
588 588  **1**
589 589  )))|(% style="width:985px" %)(((
590 -Möchte man einen **Testdurchlauf **mit dem **EWS-Zugang** starten, gelingt dies über diese Schaltfläche.
519 +In der Auswahlliste "EWS" auswählen
591 591  )))
592 592  |(% style="width:77px" %)(((
593 593  **2**
... ... @@ -599,17 +599,13 @@
599 599  )))|(% style="width:985px" %)(((
600 600  Hier bestimmt man das **Verfahren**, wie der **Login **zu erfolgen hat.
601 601  )))
531 +|(% style="width:77px" %)4|(% style="width:985px" %)Hier kann eine fester E-Mail Adresse und das Passwort zu einem Postfach angeben.
602 602  |(% style="width:77px" %)(((
603 -**4**
533 +**5**
604 604  )))|(% style="width:985px" %)(((
605 605  Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
606 606  )))
607 607  |(% style="width:77px" %)(((
608 -**5**
609 -)))|(% style="width:985px" %)(((
610 -Hier werden **Absender **und **Empfänger **festgelegt. Möchte man die Einstellung testen, kann man dies über den **Testmail**-Button tun.
611 -)))
612 -|(% style="width:77px" %)(((
613 613  **6**
614 614  )))|(% style="width:985px" %)(((
615 615  Hier legt man die **Anmeldeoption **fest.
... ... @@ -617,46 +617,64 @@
617 617  |(% style="width:77px" %)(((
618 618  **7**
619 619  )))|(% style="width:985px" %)(((
620 -Hier bestimmt man den **Ablageordner**. Soll das ganze automatisch verlaufen, setzt man ein Häkchen bei **versendete UP-Belege im Ordner ablegen**.
545 +Hier kann der Exchange Web Service Zugang getestet werden.
621 621  )))
622 -|(% style="width:77px" %)(((
623 -**8**
624 -)))|(% style="width:985px" %)(((
625 -Hier bestimmt man **Kürzel **für das **Hauptdokument **(Beleg) und für **zusätzliche Anlagen **fest.
626 -)))
627 627  
628 -xx
548 +== E-Mail Modus MS Graph ==
629 629  
550 +{{info}}
551 +Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
552 +{{/info}}
630 630  
554 +=== Einrichtung E-Mail-Anbindung mit MS-Graph und Azure in base4IT ===
631 631  
632 632  
557 +Die base4it Software bietet ihren Anwendern die Möglichkeiten
558 +• E-Mails aus für sie freigebenen Postfächern einem Kontakt als „Aktivität“ zuzuweisen
559 +• Eine „Aktivität“ als ausgehende E-Mail anzulegen und zu versenden
633 633  
634 634  
562 +Beide Funktionalitäten benötigen eine Anbindung an das E-Mail-System des Kunden. Bei Kunden mit
563 +lokalem Exchange Server erfolgt dies über EWS, bei Exchange in der Cloud mit EWS oder MS-Graph.
564 +Nach aktuellem Stand ist EWS für Exchange Online per 1.Oktober 2026 abgekündigt, ein Wechsel auf
565 +MS-Graph ist erforderlich.
635 635  
636 636  
568 +**~1. Anwendung registrieren**
569 +In Azure muss eine Anwendung registriert werden, der Name kann frei gewählt werden. Alle Kunden,
570 +die bereits für die base4it-EWS-Anbindung eine Anwendung registriert haben, können diese weiter
571 +verwenden, müssen allerdings die MS-Graph API-Berechtigungen (permissions) ergänzen.
637 637  
638 638  
574 +**2. API-Berechtigungen (permissions)**
575 +base4it benötigt nur „delegierte Berechtigungen“ (delegated permissions), alle Zugriffe erfolgen im
576 +Kontext des angemeldeten Users. Folgende Permissions werden benötigt:
639 639  
578 +[[image:image-20250513133105-1.png]]
640 640  
580 +**3. Authentifizierung**
581 +Bei Zugriff über MS Graph wird von base4it nur OAUTH 2.0 als Authentifizierung unterstützt, daher muss
582 +für die registrierte Anwendung folgender Eintrag im Bereich „Authentifizierung“ → „Mobilgerät und
583 +Desktopanwendung“ vorhanden sein:
641 641  
585 +Bei erstem Zugriff auf das Mailkonto (Abruf der eingegangenen Mails oder Senden einer Aktivität als E-
586 +Mail) erscheint das Microsoft Authentifizierungsfenster zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und
587 +Passwort, danach die konfigurierte 2FA-Authentifizierung. base4it merkt sich nach erfolgreicher
588 +Anmeldung das von Microsoft zurückgegebene Token im Hauptspeicher und verwendet es für die
589 +weiteren Zugriffe bis zum Beenden der Anwendung bzw. dem zeitlichen Ablauf des Tokens, falls
590 +zwischenzeitlich kein Zugriff erfolgt.
642 642  
592 +[[image:image-20250513133410-2.png]]
643 643  
644 644  
645 -(% class="wikigeneratedid" id="HE-MailModusMSGraph" %)
646 -E-Mail Modus MS Graph
595 +**4. Konfiguration base4IT**
647 647  
648 -{{info}}
649 -Die **Nutzung **des E-Mail Modus **MS Graph** **setzt voraus**, dass der **Webservice aktiv **ist.
650 -{{/info}}
597 +[[image:image-20250228125914-9.png||height="295" width="974"]]
651 651  
652 -[[image:Email_MS-Graph.png||height="624" style="float:left" width="1073"]]
653 -
654 654  (% style="margin-left:auto; width:411px" %)
655 655  |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 324px;" %)Beschreibung
656 -|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** eingeblendet.
657 -|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Über den Button **Parameterübersicht **gelangt man zu einer tabellarischen Anzeige der Programmparameter. Hier unterteilen die Spalten unter anderem in die Bereiche, Standardwerte und Datentypen. Außerdem kann man hier via Anklicken der jeweiligen Kästchen auswählen, ob der jeweilige Programmparameter mandbezogen oder usergroupbezogen ist.
658 -|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:324px" %)Mittels Button **Übersetzungen verwalten** kann man sämtliche Begriffe gemäß der Übersetzungen einsehen und verwalten.
659 -|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:324px" %)Mit dem Button **Zustandsüberwachung konfigurieren **gelangt man zum Fenster der Zustandsüberwachung. Neben dem Benutzernamen und Überwachungsintervall in Stunden, legt man hier auch die Mailversandoptionen fest. Außerdem definiert man hier noch Absender, Empfänger und Betreff der Mail.
601 +|(% style="width:83px" %)1|(% style="width:324px" %)In der Auswahlliste "MSGraph" auswählen
602 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:324px" %)Hier werden die **ClientID **und **TenantID** einfügen.
660 660  
661 661  
662 662  
... ... @@ -664,11 +664,4 @@
664 664  
665 665  
666 666  
667 -
668 -
669 -
670 -
671 -
672 -
673 -
674 674  
b4it_Anbindung_MSGraph.pdf
Author
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